Dictamen N° E172275

Texto del dictamen

N° E172275                   Fecha: 10-10-2025

I. Antecedentes

La Subsecretaría de Energía ha solicitado a este Organismo de Control un pronunciamiento técnico contable respecto de la aplicación de notas de créditos emitidas por proveedores con posterioridad al pago de las facturas correspondientes.

En su presentación, la entidad informa que, en virtud de controles y revisiones internas, se ha detectado notas de créditos que no fueron registradas oportunamente en la contabilidad institucional, omitiéndose tanto la disminución del gasto como la constitución del derecho exigible.

En este contexto, y con el fin de regularizar dichos registros contables, la entidad recurrente consulta si corresponde lo siguiente:

1. Aplicar la respectiva disminución del gasto originalmente devengado y pagado, mediante la corrección de un error contable; y

2. Registrar la constitución del deudor a favor de la institución, reconociendo contablemente el monto adeudado por el proveedor mediante corrección de errores.

Añade, a través de correo electrónico, que su sistema genera una compensación automática entre el Aporte Fiscal de TGR y el pago realizado, toda vez que se registra una nota de crédito desde el sistema de gestión de DTE a una factura pagada en el periodo.

Sin embargo, existen notas de créditos de los años 2022, 2023 y 2024 que no fueron aplicadas en el momento que se recibieron; registrando la recuperación de estos recursos en la cuenta 21414 Recaudación de Terceros Pendientes de Aplicación, y manteniendo el saldo pendiente de reintegrar al Fisco.

II. Fundamento Normativo

Sobre la materia, se hace presente que los oficios circulares N° 15, de 2020, del Ministerio de Hacienda y NOS 8, 9 y 14, de 2020, de la Dirección de Presupuestos, establecen un sistema de pago centralizado de facturas electrónicas a través de la Tesorería General de la República (TGR), el cual comprende los pagos de las obligaciones con proveedores por adquisición de bienes y prestaciones de servicios a las instituciones públicas, devengadas en SIGFE II.

Luego, el oficio circular N° 25, de 2022, y N°18, de 2023, de la Dirección de Presupuestos, imparte instrucciones sobre pagos en exceso de facturas a proveedores y su reintegro. En dicho documento se señala que un pago duplicado ocurre cuando se produce un pago realizado por la entidad pública y otro pago efectuado por la TGR; mientras que se produce pago en exceso, cuando exista una nota de crédito no aplicada al momento de pagar la TGR.

Por lo anterior, dichas instrucciones establecen un tratamiento presupuestario para el reintegro de pagos duplicados y en exceso, que obliga a reconocer las siguientes operaciones:

1. Constitución de los deudores con imputación presupuestaria en los conceptos 08.99.202 Ingresos por Cobro de Pagos Duplicados y 08.99.201 Ingresos por Cobro en de Pagos en Exceso.

2. Devengar el reintegro al Fisco con imputación presupuestaria en los conceptos 25.99.202 Integros por Cobro de Pagos Duplicados y 25.99.201 Integros por Cobro en de Pagos en Exceso.

En este contexto, mediante el decreto N° 711 de 2023, del Ministerio de Hacienda, y la resolución N° 8 de 2023, de esta Contraloría General, se incorporan al Clasificador Presupuestario y al plan de cuentas respectivamente, los siguientes conceptos:

i. Asignación 08.99.201 y la cuenta contable 4610491 Ingresos por Cobro de Pagos en Exceso.

ii. Asignación 08.99.202 y la cuenta contable 4610492 Ingresos por Cobro de Pagos Duplicados.

iii. Asignación 25.99.201 y la cuenta contable 5110491 Integros por Cobro de Pagos en Exceso.

iv. Asignación 25.99.202 y la cuenta contable 5110492 Integros por Cobro de Pagos Duplicados.


III. Análisis y Conclusiones

Considerando lo anterior, y de acuerdo con la normativa antes referida, la entidad recurrente debe gestionar el reintegro de los recursos a la Tesorería General de la República, por las notas de crédito no aplicadas al momento en que la TGR realizó el pago en la plataforma de pago centralizado.

Para ello, debe aplicar el citado oficio circular N° 18 de 2023 de la Dirección de Presupuesto, que instruye una operatoria presupuestaria en relación con las operaciones de la Plataforma de Pagos Automatizado por facturas a proveedores; y las respectivas cuentas contables creadas por este Organismo Contralor, a través de la resolución N° 8 de 2023.

Finalmente, corresponde señalar que el saldo registrado en la cuenta 21414 Recaudación de Terceros Pendientes de Aplicación, sea aplicado al ingreso presupuestario al momento de ejecutar el ingreso por la recuperación de estos recursos, para regularizar dichos saldos.

Saluda atentamente a Ud.


Por orden de la Contralora General de la República
María Soledad Frindt Rada
Jefe de la División de Contabilidad y Finanzas Públicas