Dictamen N° 36931

Texto del dictamen

N° 36.931  Fecha: 06-VII-2010


Se ha dirigido a esta Contraloría General la Municipalidad de Huechuraba, solicitando un pronunciamiento relativo a los procedimientos que debe aplicar habida consideración de que, a causa del sismo que afectó el 27 de febrero pasado, entre otras, a la Región Metropolitana, se habrían extraviado algunos documentos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
Además, requiere autorización para eliminar una serie de documentos contables, correspondientes al período comprendido entre los años 1990 y 2000, atendida la acumulación de una gran cantidad de material informativo y la falta de espacio físico para su custodia.
Como cuestión previa, cabe señalar que efectuada la indagatoria de rigor, se pudo constatar que parte de las dependencias municipales resultaron con serios daños estructurales, por lo que el municipio procedió a su desalojo, y posterior demolición o reparación, según cada caso.
Asimismo, es menester considerar que se verificó que las unidades municipales que funcionaban en las construcciones afectadas por el sismo fueron reubicadas en otras instalaciones de la entidad edilicia, en contenedores arrendados para tal efecto y también en un terreno facilitado por el Arzobispado de Santiago.
En este contexto, es del caso indicar que se pudo establecer que un volumen considerable de archivos y documentos aún se encontraban en las edificaciones dañadas o en cobertizos, expuestos a diversos riesgos.
Precisado lo anterior, esta Entidad de Control estima necesario reiterar lo indicado en el dictamen N° 14.518, de 2010, en orden a que la Municipalidad de Huechuraba deberá, ante la situación excepcional y de fuerza mayor en comento, adoptar todas las medidas conducentes a restablecer, en coordinación con los demás organismos públicos, la continuidad de sus funciones, resguardar los bienes que administra y evitar situaciones de riesgo para el personal y la comunidad, evaluando las diferentes condiciones que concurran en cada caso.
A su vez, cabe recordar que la jurisprudencia de esta Contraloría General, contenida en el dictamen N° 39.282, de 2008, ha señalado que aún en las condiciones de calamidad pública, como las de la especie, los municipios y funcionarios intervinientes se encuentran en el imperativo de dar cumplimiento a los principios de juridicidad y probidad, consagrados en los artículos 6°, 7° y 8° de la Constitución Política de la República, sin perjuicio de que este Organismo de Control al fiscalizar las actuaciones que se hayan realizado y las resoluciones que se hubieren dictado, pondere, en cada caso, esas circunstancias excepcionales, las que, por cierto, no pueden determinarse a priori.
Por consiguiente, la Municipalidad de Huechuraba está obligada a adoptar las medidas tendientes a resguardar debidamente la documentación de que se trata, a fin de garantizar su integridad.

Luego, en lo que se refiere a un posible extravío de antecedentes, cumple con señalar que dicha eventualidad no es óbice para que el municipio lleve a cabo sus cometidos, habida consideración del principio de continuidad de la función pública consagrado en el artículo 3°, inciso primero, de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, por lo que si después de las respectivas búsquedas, los documentos no son encontrados, la entidad edilicia debe, analizando cada situación que se le presente, adoptar las medidas que, ajustándose al ordenamiento jurídico, le permitan reconstituir la información extraviada (aplica criterio contenido en los dictámenes N°s. 6.973, de 1986,y 10.365, de 1987). 
En este sentido, y para los efectos de la correspondiente reconstitución, cabe indicar que la municipalidad deberá actuar sobre la base de los antecedentes de que disponga y de los que, en su caso, les sean proporcionados por los propios interesados, considerando lo previsto, en materia de prueba, en el inciso primero del artículo 35 de la ley N° 19.880, sobre Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado -que dispone que los hechos relevantes para la decisión de un procedimiento, podrán acreditarse por cualquier medio de prueba admisible en derecho, apreciándose en conciencia-, salvo que en la situación de que se trate se aplique una norma legal que establezca reglas especiales al respecto (aplica criterio contenido en el dictamen N° 62.113, de 2006).
En consecuencia, la Municipalidad de Huechuraba deberá proceder a reconstituir la documentación extraviada, en conformidad a los criterios precedentemente expuestos, informando de ello a esta Entidad Fiscalizadora.
Por su parte, en lo que se refiere a la eliminación de documentos, resulta útil recordar que el inciso segundo del artículo 21 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, dispone que los libros, documentos y cuentas aprobados, serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos.
A su vez y, en el mismo sentido, el numeral 2, del Título II, del oficio circular N° 28.704, de 1981, de esta Entidad de Fiscalización, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos -vigente a la fecha y plenamente aplicable a las consultas que se formulen sobre la materia-, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor. 
Ahora bien, la Municipalidad de Huechuraba no ha acompañado a su petición antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas que solicita eliminar, digan relación con cuentas aprobadas por este Órgano de Control, lo que, de acuerdo a lo manifestado precedentemente y a lo sostenido por la jurisprudencia administrativa existente al respecto, contenida, entre otros, en los dictámenes N°s. 37.995 y 51.234, ambos de 2009, resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o incineración de dicha documentación, razón por la cual, no corresponde que esta Contraloría General acceda al requerimiento formulado.


Ramiro Mendoza Zúñiga
Contralor General de la República