Dictamen N° 44878

Texto del dictamen

N° 44.878 Fecha: 18-VIII-2009

Esta Contraloría General ha debido abstenerse de tomar razón de la resolución N° 305, de 2009, del Servicio de Registro Civil e Identificación, mediante la cual se regularizan los anexos N°s. 4 y 5, el acuerdo sancionado por la resolución exenta N° 3.353, de 2005, de la misma entidad, y se aprueba el anexo N° 6 del contrato relativo al otorgamiento de un servicio completo de ensobramiento, suscrito entre dicho Organismo y la empresa Xerox de Chile S.A., dispuesto por la resolución N° 355, de 1995, del mismo origen, por cuanto no se ha dado estricto cumplimiento a lo señalado en el dictamen N° 4.394, de 2009, de este Organismo Fiscalizador, que devolvió sin tramitar la resolución N° 582, de 2008, de esa Entidad, sobre la misma materia.

En efecto, el citado pronunciamiento instruyó a la referida repartición pública en orden a que debía enviar a la brevedad a este Órgano de Control, toda la documentación necesaria para regularizar cada uno de los anexos anteriores que alteraron las prestaciones del contrato primitivo, toda vez que no se habían sancionado mediante los correspondientes actos administrativos afectos al trámite de toma de razón, tal como se informara mediante el dictamen N° 41.035, de 2008.

Ahora bien, de acuerdo con lo señalado en los considerandos del documento en examen, el Servicio sólo dispone la regularización de tres modificaciones y la aprobación de una cuarta, remitiendo para su control preventivo de legalidad, copias fotostáticas de los anexos N°s. 4 y 5, y de la resolución exenta N° 3.353, de 2005 -que aprobó un anexo para el reemplazo de equipamiento-, sin sus respectivos originales, como tampoco acompaña antecedente alguno del anexo N° 6, suscrito con fecha 27 de diciembre de 2007.

A este respecto, cumple manifestar que resulta inadmisible que esta Contraloría General tome razón de actos administrativos que aprueben o modifiquen acuerdos de voluntades, contenidos en copias fotostáticas, por cuanto, tal como lo ha informado la jurisprudencia administrativa contenida en los dictámenes N°s. 34.109, de 1989; 2.551, de 1991, y 38.636, de 2008, sólo puede admitirse que se envíen fotocopias simples de aquellos documentos de los cuales exista constancia en esta Entidad Fiscalizadora, por haber sido antes sometidos al trámite de toma de razón o registro, hecho que no ha ocurrido en la especie.

Sin perjuicio de lo anterior, se debe objetar, nuevamente, la circunstancia de que luego de la entrada en vigencia de la ley N° 19.886, de Bases de Contratos Administrativos de Suministro y de Prestación de Servicios, se haya seguido renovando automáticamente el contrato de acuerdo a lo estipulado en el punto 3 del anexo N° 5, suscrito en el año 2000, según el cual las renovaciones serían por períodos de 27 meses, produciéndose la quinta y última de éstas, el día 23 de enero de 2008.

Lo anterior, toda vez que -tal como lo ha manifestado la jurisprudencia de esta Entidad Fiscalizadora, a través de los dictámenes N°s. 404, de 2006, y 19.712, de 2007, entre otros-, dicha situación no aparece conciliable con el artículo 9° de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado -cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado mediante el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia- ni con el sistema de licitación pública establecido en la referida ley N° 19.886.

Por este motivo, cumple con señalar que se remitirán los antecedentes a la División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General a fin de establecer las eventuales responsabilidades administrativas que correspondieren.

Por tanto, atendido lo precedentemente expuesto, se devuelve sin tramitar el acto administrativo señalado.

Ramiro Mendoza Zúñiga
Contralor General de la República