Dictamen N° 55461

Texto del dictamen

N° 55.461	Fecha: 6-XII-2007

La Contraloría Regional de Coquimbo, ha remitido una presentación de un funcionario del Servicio Nacional de Menores, con desempeño en la Región de Coquimbo, mediante la cual se solicita un pronunciamiento que precise si esa entidad se encuentra obligada a entregar a sus empleados copia de las actas de las Juntas Calificadoras y, además, respecto de la procedencia de que, a petición de determinados funcionarios, tales documentos sean publicados.

Según lo informado por la Dirección Regional de Coquimbo del aludido organismo, a requerimiento de una asociación de funcionarios de esa institución, a ésta se le remitió copia de las actas de la Junta Calificadora Regional, correspondientes al período que señala.

Agrega dicha dependencia, que las indicadas actas fueron publicadas por la mencionada asociación en oficinas de ese organismo público, lo que fue estimado improcedente por otra entidad gremial integrada también por servidores de la misma entidad, la que, por ende, solicitó que se pusiera término a tal situación.

Añade que, en su opinión, si bien una vez finalizado el proceso de calificación, las aludidas actas son públicas, por lo que cada interesado y las asociaciones de funcionarios tienen derecho a obtener copia de dichos documentos, aquéllas no pueden, sin embargo, ser publicadas en los términos antes descritos, esto es, en dependencias de ese organismo público.

En relación con la materia, es necesario señalar que el proceso de calificación del personal perteneciente al Servicio Nacional de Menores, se encuentra regulado por la ley N° 18.834 y por el decreto N° 763, de 2001, del Ministerio de Justicia, que aprueba el Reglamento Especial de Calificaciones de los Funcionarios de dicha institución y, en subsidio, por las disposiciones contempladas en el Reglamento General de Calificaciones, aprobado por decreto N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior.

Precisado lo anterior, corresponde manifestar, en primer término, que el artículo 46 de la mencionada, ley N° 18.834, dispone, en lo pertinente, que "los acuerdos de la Junta deberán ser siempre fundados y se anotarán en las actas de calificaciones que, en calidad  de ministro de fe, llevará el secretario de la misma, que lo será el Jefe de Personal o quien haga sus veces".

Por su parte, el artículo 30 del citado decreto N° 1.825, de 1998, prescribe que "los acuerdos de la Junta Calificadora se adoptarán por mayoría de votos y las deliberaciones y votaciones serán confidenciales".

Del análisis de las normas antes citadas, es posible advertir, por una parte, que en la materia en estudio el secreto se encuentra establecido en una norma de carácter reglamentario y sólo respecto de las deliberaciones y votaciones de la Junta Calificadora.

En relación con lo expresado, es necesario manifestar que en las actas de las Juntas Calificadoras debe existir una relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en ese cuerpo colegiado, por lo que en ellas se debe dejar constancia, entre otros hechos, de las deliberaciones y votaciones antes referidas, lo que, al amparo de la norma prevista en el artículo 30 del citado decreto N° 1.825, de 1998, hacía improcedente su entrega, ya que ello habría importado una vulneración al carácter de reservado que ese precepto le confería a aquellas materias.

Precisado lo anterior, se debe señalar que, según lo establecido en el artículo 8° de la Constitución Política, incorporado por la ley N° 20.050, "son públicos los actos y resoluciones de los órganos del Estado, así como sus fundamentos y los procedimientos que utilicen. Sin embargo, sólo una ley de quórum calificado podrá establecer la reserva o secreto de aquéllos o de éstos, cuando la publicidad afectare el debido cumplimiento de dichos órganos, los derechos de las personas, la seguridad de la Nación o el interés nacional".

Pues bien, de la sola lectura de dicho precepto constitucional, aparece que el constituyente radicó únicamente en el legislador la competencia para determinar el secreto o reserva de los actos o resoluciones de un órgano del Estado y de sus fundamentos, de manera que, a contar de la vigencia de la reforma constitucional efectuada a través de la citada ley N° 20.050, han quedado derogadas las normas de carácter reglamentario que consagraban el secreto o reserva de determinados actos administrativos o de sus fundamentos, tal como lo ha señalado esta Contraloría General a través de su dictamen N° 48.302, de 2007.

Conforme con lo anterior, se debe informar que en la actualidad se encuentra abrogada la norma contenida en el artículo 30 del citado decreto N° 1.825, de 1998, y en cuya virtud las deliberaciones y votaciones que se producían con ocasión de las sesiones de las Juntas Calificadoras, tenían el carácter de reservadas o confidenciales.

En consecuencia, actualmente poseen la calidad de públicas las mencionadas votaciones y deliberaciones y, por ende, igual calidad tienen las actas de las Juntas Calificadoras que las contienen, de manera que las personas que tengan interés en conocer esos antecedentes, podrán solicitar que se les dé acceso a la documentación pertinente.

Lo anotado, no obsta, por cierto, al derecho que, conforme a lo prescrito en el artículo 48 de la ley N° 18.834, le asiste a los funcionarios en orden a que al momento de la notificación de sus calificaciones, se les haga entrega, sin que deban solicitarlo, de una copia autorizada del acuerdo que ese órgano evaluador ha adoptado respecto de su calificación.

Por otra parte, en cuanto a la publicación de las actas de las Juntas Calificadoras, es necesario consignar que, de conformidad con el principio de legalidad contemplado en el artículo 7° de la Constitución Política, las autoridades del Estado sólo actúan válidamente si lo hacen dentro de su competencia y en la forma que prescriba la ley, sin que posean más atribuciones que las que expresamente les haya conferido el ordenamiento jurídico.

En armonía con dicho precepto constitucional, en el artículo 2° de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, se establece que los órganos de la Administración someterán su acción a la Constitución y a las leyes, debiendo actuar dentro de su competencia y no tendrán más atribuciones que las que expresamente les haya conferido el ordenamiento jurídico.

En este contexto, resulta necesario hacer presente que la normativa que regula el proceso de calificación de los servidores afectos al precitado texto estatutario, no contempla disposición alguna que faculte a las autoridades para disponer la publicación de las resoluciones o actas de las Juntas Calificadoras, como tampoco para autorizar o permitir que terceros efectúen dicha publicación en dependencias del respectivo servicio público.

En consecuencia, si bien el Servicio Nacional de Menores se encuentra obligado a entregar a sus empleados copia de las actas de las respectivas Juntas Calificadoras, no puede, sin embargo, ordenar la publicación de las mismas, ni autorizar a sus funcionarios para que realicen esa publicidad en recintos de dicha entidad.