Dictamen N° 18169

Texto del dictamen

N° 18.169 Fecha: 18-IV-2005

Esta Contraloría General ha debido abstenerse de dar curso a documento mediante el cual el Servicio Médico Legal modifica su Resolución Exenta N° 995 de 2002 -que determinó los actos y documentos afectos a secreto o reserva en esa Institución-, y fija un texto refundido de dicho acto administrativo, por cuanto no se ajusta a derecho.

Como cuestión previa, debe consignarse que en el punto I del documento que se examina se realizan diversas modificaciones a la citada Resolución Exenta N° 995, mientras que en su punto II se fija su texto refundido. Por tal motivo, el examen que a continuación se desarrolla dice relación con ese punto II, el cual, como se expuso, comprende las materias reguladas en el punto I.

En primer lugar, debe señalarse que en el encabezado del N° 2 se declaran secretos diversos documentos que individualiza porque puedan afectar el "interés público o particular". No obstante, dicha redacción debe armonizarse con el artículo 8° del Decreto N° 26 de 2001, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia de la República, Reglamento sobre el secreto o reserva de los actos y documentos de la Administración del Estado, conforme al cual sólo podrán ser declarados como secretos o reservados los actos y documentos cuyo conocimiento o difusión pueda afectar "el interés público o privado de los administrados".

Enseguida, y de acuerdo con la normativa que regula la materia -el artículo 13 de Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado y el reglamento recién individualizado-, es necesario tener presente, por una parte, que las resoluciones que dicten los jefes de servicio destinadas a declarar secretos o reservados determinados instrumentos, emitidas al amparo del artículo 9° del citado Decreto N° 26 -y tal como se señaló en el Dictamen N° 49.883 de 2004, de esta Contraloría General-, deben decir relación exclusivamente con actos administrativos y documentos que le sirvan de sustento o complemento directo y esencial, siendo improcedente que se refieran a antecedentes que no revistan ese carácter, y, por la otra, que esas resoluciones no pueden crear otras causales para limitar el principio de publicidad distintas de las previstas en la ley y en normas reglamentarias dictadas para tal efecto.

En este sentido, los instrumentos que se individualizan en la letras a), b), c) y d) del N° 2, y c) y d) del N° 3, no constituyen o dicen relación con actos administrativos decisionales propiamente tales, o con documentos que le sirvan de fundamento, por lo que no resulta procedente que sean incorporados en una resolución como la de la especie, sin que se aprecie, tampoco, la causal legal o reglamentaria que les sirve de fundamento.

Por otra parte, también debe repararse que en la letra a) del N° 3 tampoco se advierte la causal del artículo 8° del Decreto N° 26 en que se ampara.

A continuación, en las letras f) del N° 2, y f) del N° 3, se alude a actos y documentos, cualquiera sea su naturaleza, cuando han sido declarados "secretos" o "reservados", respectivamente, "por la autoridad responsable".

Sin embargo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9° del Decreto N° 26, la declaración de secreto o reserva de los actos administrativos y de sus documentos fundantes debe realizarse precisamente en la propia resolución del jefe de servicio respectivo, sin que corresponda, por ende, que en un acto posterior se pueda realizar una declaración como la señalada, la que, además, resultaría innecesaria.

A su vez, debe observarse que la declaración de reserva de "las carpetas de vida funcionaria que custodia la Oficina de Personal" que se efectúa en letra e) del N° 3, debe hacerse para el caso de que su comunicación o conocimiento afecte la vida privada del funcionario, tal como lo previene la letra b), N° 2, del artículo 8° del reglamento antes citado.

Finalmente, resulta improcedente qué en su N° 7 el instrumento en examen disponga que en lo no previsto por el acto administrativo que se examina, se aplicará lo dispuesto por los artículo 13 y 14 de Ley N° 18.575, por el aludido Decreto N° 26 de 2001, y por las demás leyes y reglamentos especiales aplicables sobre la materia, toda vez que dichas preceptivas tienen aplicación directa y no supletoria.

Atendido lo expuesto, se devuelve sin tramitar el instrumento, haciéndose presente, además, que ese servicio debe proceder a la brevedad a corregir las observaciones formuladas en el presente documento.