Dictamen N° 13526

Texto del dictamen

N° 13.526 Fecha: 16-III-2005

Esta Contraloría General no ha tomado razón de Resolución N° 6, de 2005, de la Dirección Nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación, mediante el cual se aplican, al término del respectivo sumario administrativo, las medidas disciplinarias de destitución a la funcionaria señora XX, la de suspensión del empleo por un término de 30 días con goce del 70% de su remuneración a la señora YY,  y la de censura a la señora ZZ, por cuanto no se encuentra ajustado a derecho.

Cabe recordar, como cuestión previa, que el sumario administrativo de que se trata ha tenido por objeto, investigar el comportamiento funcionario que tuvo la señora XX en la Oficina de Registro Civil e Identificación de la comuna de Codpa en la I Región, a raíz de quejas que particulares habrían hecho en su contra, como asimismo el criterio no uniforme que aplicara en relación con inscripciones fuera de plazo.

Pues bien, del examen practicado a la vasta documentación que contiene el expediente sumarial en comento aparece que tratándose de la funcionaria individualizada, respecto de quien se ha aplicado la medida disciplinaria de destitución, no se ha dado estricto cumplimiento a la normativa que rige la materia, teniéndose presente que dicha preceptiva, debidamente regulada, persigue que los funcionarios públicos que resultan responsables de imputaciones formuladas en su contra, tengan derecho a la debida defensa, lo que no ha ocurrido en la especie.

En este orden de ideas, y en primer término, se ha podido constatar que luego de la última reapertura del proceso sumarial, dispuesta por Resolución exenta N° 5, de 2004, se procedió a formular a la inculpada, los cargos que aparecen en fojas 1138 y 1139 del expediente, omitiendo el Fiscal incluir en dicha acta definitiva de cargos aquellos que le había formulado en fojas 969 y 970 del expediente, como asimismo notificar de todos ellos a la inculpada, impidiéndose con tal procedimiento que ésta pudiera ejercer una adecuada defensa, máxime si se tiene en cuenta que las imputaciones iniciales no fueron notificadas debidamente. Por ende, y existiendo el vicio anotado, no ha resultado procedente que en la relación de los hechos que realizara el Fiscal en su dictamen y en la proposición de la destitución que hace a la autoridad, haya tenido en consideración los cargos de las citadas fojas 969 y 970, a que aluden los numerandos 7.3 letras A) y B) y 10 de la Vista Fiscal.

Enseguida, y en relación con el contenido de cada una de las imputaciones formuladas a la inculpada, ha sido posible advertir, que ellas, a la luz de la documentación analizada, no se encuentran clara y objetivamente determinadas, pues no se describe concretamente cuales han sido las infracciones graves a los deberes funcionarios en que ha incurrido, nítidas e irrefutablemente comprobadas en el sumario, que vulnerarían gravemente el principio de probidad administrativa, en los términos exigidos por el artículo 119, inciso segundo, de Ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo, debiendo agregarse que las referencias que en ellas se hacen a los artículos 54 y 55 de Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, no dicen relación con el referido principio.

Resulta menester destacar al respecto, que el artículo 134 de Ley N° 18.834, ordena que ningún funcionario podrá ser sancionado por hechos que no han sido materia de cargos, debiendo agregarse que la reiterada jurisprudencia en torno a dicho precepto ha concluido terminantemente que los cargos deben formularse en términos concretos, precisando específicamente los hechos constitutivos de la o las infracciones en que incurriere el empleado, de modo que permitan a éste el legítimo ejercicio de defensa.

Acorde con lo anterior, y con la finalidad de que pueda precisarse el efectivo grado de responsabilidad que le asiste a la sumariada en los hechos que se han investigado, esta Entidad de Control estima que, en la especie, resulta necesario que la autoridad del Servicio proceda a ordenar la reapertura del proceso sumarial de que se trata, con el objeto de que con el mérito de los antecedentes sumariales, y la debida acreditación de las transgresiones cometidas, se formulen los respectivos cargos en términos claros y concretos, describiendo las conductas cometidas por la inculpada que configuraren transgresiones administrativas.

Cabe señalar, a modo de ejemplo, que el cargo formulado referente a que la inculpada no cumplió con su horario de trabajo durante los meses de junio a septiembre de 2002, en los días viernes de 11 a 14 horas, dice relación con una conducta genérica e imprecisa, pues no se señala objetiva y concretamente cuales son específicamente los días viernes, plenamente acreditados, en que incurrió en el actuar que se le imputa.

Precisado lo anterior, y en otro orden de consideraciones, se debe tener presente que la potestad disciplinaria de que está investida la autoridad administrativa, debe ser ejercida de conformidad con el ordenamiento jurídico, y sobre la base de criterios de racionalidad, lo cual supone, básicamente, que la determinación que se adopte debe resultar concordante con la documentación que le sirve de fundamento y proporcional a la falta cometida, como lo ordena expresamente el legislador en el inciso final del artículo 116 de Ley N° 18.834, al señalar que "Las medidas disciplinarias se aplicarán tomando en cuenta la gravedad de la falta cometida y las circunstancias atenuantes o agravantes que arroje el mérito de los antecedentes".

En este orden de ideas, corresponde manifestar, que en la documentación analizada constan antecedentes importantes relativos al tema de las inscripciones fuera de plazo investigadas, que si bien no constituyen impedimento o justificación alguna para los efectos de fijar la responsabilidad administrativa de la inculpada, permitirían a lo menos ponderar racionalmente el grado de la misma que le cabría en los hechos investigados. Así, aparece en fojas 1060 a 1066 del sumario, un Informe de Auditoría realizado en la Oficina de Registro Civil de Codpa, acorde con lo solicitado en el Oficio N° 92, de marzo de 2003, que rola en fojas 1045, cuyas conclusiones, en lo que importa, establece la necesidad de revisar el Manual del Registro Civil en materia de inscripciones de nacimientos fuera de plazo a la luz de la normativa que rige la materia, y elaborar un instructivo que determine claramente el procedimiento a seguir al respecto en el Archivo General, asegurando de este modo un solo canal de comunicación entre esa Unidad y el resto de las Oficinas o Direcciones Regionales.

En el mismo sentido, cabe destacar la opinión que se expusiera en el informe de la Subdirección Jurídica del Servicio, sobre el proceso sumarial en comento -fojas 1254 a 1257-, cuando tratándose de los cargos formulados a la señora XX por inscripciones de nacimiento fuera de plazo en zona fronteriza, expresa que "si bien la responsabilidad recae sobre la inculpada, es preciso señalar que todos los controles, tanto de Examinación Regional como los del Archivo General en Santiago, fallaron en forma inexplicable, toda vez que en todas las declaraciones que rolan desde la fs. 1019 a la fs. 1034, señalan que AA, era efectivamente el tío de las menores".

Por último, y en torno a las presentaciones interpuestas por la señora XX ante este órgano de Control, cumple informar que los sumarios administrativos constituyen procesos específicamente reglados por Ley N° 18.834, de manera que respecto de ellos no caben otros trámites o instancias que los previstos en la normativa pertinente de ese cuerpo legal, la que no contempla la interposición de recursos o reclamos ante esta Entidad Fiscalizadora para impugnar una medida disciplinaria, sin perjuicio por cierto, de que este Organismo de Control considere las presentaciones que formulen los afectados, como un antecedente en el trámite de toma de razón a que se encuentran afectos los actos administrativos que aplican medidas disciplinarias. En este orden de ideas y atendido que el proceso sumarial de que se trata debe ser reabierto, este órgano Fiscalizador estima inoficioso emitir pronunciamiento respecto de las referidas presentaciones, debiendo recordarse que en su oportunidad, la inculpada podrá hacer uso nuevamente de las instancias de defensa que le asisten, previstas en los artículos 132, inciso primero, y 135 letra a) del Estatuto Administrativo.

Sobre la base de las consideraciones expuestas, esta Contraloría General devuelve, sin tramitar, la citada resolución, conjuntamente con sus antecedentes, con el objeto de que esa Superioridad ordene la reapertura del sumario administrativo de que se trata, a fin de que se proceda a subsanar las improcedencias observadas, con estricta sujeción a la normativa que rige la substanciación de los procesos sumariales.