Dictamen N° 37599

Texto del dictamen

N° 37.599 Fecha: 26-VII-2004

Se ha dirigido a esta Contraloría General la directiva de la Asociación Nacional de Funcionarios de la Dirección General del Crédito Prendario, a fin de comunicar que en el último proceso calificatorio llevado a cabo en el Servicio, correspondiente al período 2002-2003, se detectaron anomalías relacionadas con el incumplimiento de plazos para notificar a los Directivos Administradores, tanto del segundo informe cuatrimestral como de la precalificación.

Sostiene al afecto la recurrente, en síntesis, que no obstante que tales servidores fueron notificados de las instancias calificatorias indicadas con posterioridad al 20 de octubre de 2003, se les habría solicitado que firmaran tales documentos como si lo hicieran en las datas correctas, es decir, "con fechas 10 de mayo y 10 de septiembre en cada caso". Agrega que los formularios de las Administradoras señoras XX e YY aparecen corregidas con tipex, todo lo cual implica "una clara acción poco proba".

Requerido informe, éste ha sido emitido por el Director General del Crédito Prendario (S), manifestando, en suma, que no es efectivo que al 20 de octubre de 2003 no estuvieran notificados los Directivos Administradores del Servicio, de los informes cuatrimestrales del segundo y tercer período y de la precalificación de 2003, pues según documento que se acompaña dichos funcionarios fueron notificados antes de la fecha indicada.

Enseguida, manifiesta la autoridad que el incumplimiento de las notificaciones en los respectivos plazos ha sido reconocido por el funcionario responsable de aquello, atribuyendo tal situación, a la sobrecarga de trabajo, al insuficiente conocimiento de la normativa de calificaciones y a la inexperiencia en las tareas de evaluador.

Del mismo modo, expresa que se confirmó que el precalificador "solicitó a los Directivos Administradores que reflejaran la fecha de confección del respectivo documento que les señalara y no la de la recepción de la notificación de dichos antecedentes, procedimiento que implica un error en ese sentido". Añade que, recabados los antecedentes pertinentes, también ha resultado efectivo el hecho de que se haya corregido los formularios de las señoras XX e YY.

Por último, señala la superioridad del Servicio que si bien han habido hechos que implican retrasos en el cumplimiento de plazos y un fechamiento realizado con el propósito de dejar constancia de la data de emisión de los documentos, dicho procedimiento no entraña faltas a la probidad, sino un error que representa criterios equivocados de acción, que no afectaron ni agraviaron la oportunidad de ejercer los derechos de los calificados ni la normalidad y legitimidad del proceso calificatorio en su conjunto.

Sobre el particular, cabe anotar que los funcionarios de la Dirección General del Crédito Prendario se rigen en materia de calificaciones por la ley N° 18.834; por el decreto N° 97, de 1998, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que fija el Reglamento de Calificaciones para el citado personal, y en todas aquellas materias no previstas por dicho Reglamento, por el decreto N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, que contiene el Reglamento de Calificaciones del personal afecto al Estatuto Administrativo.

Pues bien, el artículo 5° del citado decreto N° 97, de 1998, establece que "Los funcionarios precalificadores con el objeto de cumplir con su obligación principal, conservando la debida garantía de los derechos funcionarios, emitirán tres (3) informes cada cuatro (4) meses, el primero al 31 de diciembre, el segundo al 30 de abril y el tercero al 31 de agosto, sobre el desempeño del personal de su dependencia".

A su turno, y de conformidad con lo previsto en el artículo 19° y 20° del decreto N° 1.825, de 1998, tanto los informes de desempeño como la precalificación deben ser necesariamente notificados a los evaluados en el plazo y en la forma que dichas normas se indica, pues los funcionarios pueden formular observaciones a dichos informes y a la precalificación, siendo útil destacar que el primero de los referidos preceptos ordena, además, que los informes de desempeño deben ser incluidos en la respectiva hoja de vida y tendrán el carácter de instrumentos auxiliares básicos de la evaluación del personal .

Resulta menester recordar, asimismo, que el artículo 7° del Reglamento de Calificaciones para el personal afecto al Estatuto Administrativo establece claramente que "La hoja de vida y la hoja de calificaciones constituyen los elementos básicos del sistema de calificaciones. Además, como un instrumento auxiliar básico del sistema existirán informes de desempeño del funcionario, el que considerará una hoja de observaciones del funcionario".

Acorde con las disposiciones indicadas, los informes de desempeño forman parte de la hoja de vida del funcionario, que debe ser considerada por el precalificador y la Junta Calificadora, y en consecuencia la no inclusión en ella de tales informes, como lo ordena el artículo 19 del decreto N° 1.825, de 1998, implica que tal elemento de calificación está incompleto, y que la precalificación no se ha verificado con estricto cumplimiento de la normativa que rige la materia. (Aplica dictámenes N°s. 11.016, de 2001 y 30.040, de 2004).

Lo expuesto en los párrafos anteriores se hace presente a esa autoridad a fin de que en lo sucesivo los procesos calificatorios se efectúen con sujeción estricta a la preceptiva que los reglamenta, pues tanto del tenor del informe emitido por esa superioridad como de la documentación que se acompaña al mismo, aparece claramente que ello no ha ocurrido, especialmente si se tiene en cuenta el Cuadro N° 1 adjunto, en que consta que recién en octubre del año 2003, se han notificado los informes cuatrimestrales de los funcionarios de las Unidades que allí se indican, correspondientes al último proceso de evaluación.

Para tales efectos, y teniendo presente el principio de imparcialidad y objetividad que debe gobernar el proceso calificatorio, destacado en los artículos 45, inciso segundo, y 47 de la ley N° 18,575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, esa superioridad deberá, acorde con lo establecido en el artículo 4, incisos tercero y cuarto del decreto N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, ordenar instruir y capacitar a los funcionarios que intervengan en el aludido proceso sobre todos los aspectos que allí se destacan, con el objeto de asegurar la adecuada aplicación de las disposiciones que rigen la materia.

Precisado lo anterior, y en relación con el asunto planteado por la asociación gremial recurrente relativo a haberse solicitado que se firmaran documentos calificatorios con fechas distintas a las que realmente han correspondido, y en especial que se hayan enmendado los formularios con corrector para que aparezcan con fechas correctas, hechos que por lo demás han sido reconocidos como ocurridos por la autoridad en su informe, corresponde señalar que tales irregularidades, necesariamente deben ser dilucidadas a través de la respectiva investigación que deberá ordenar instruir esa superioridad, a fin de que se determine claramente la responsabilidad administrativa que le asiste a quienes tuvieron participación en ellas. Sin perjuicio de lo anterior, cabe consignar que, en el evento que la adulteración aludida importe la comisión de un hecho que revista caracteres de delito, es menester consignar que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 55, letra k), de la ley N° 18.834, la autoridad administrativa se encuentra en el imperativo de denunciar ante el Ministerio Público o ante la policía los crímenes y simples delitos de que tome conocimiento en el ejercicio de su cargo, diligencia de la cual deberá dejarse constancia en el respectivo proceso disciplinario.

Por otra parte, cumple informar a la referida asociación gremial que no es posible revisar genéricamente los procesos calificatorios del personal de un Servicio, por los vicios de procedimiento en que se haya incurrido al calificar a aquellos servidores, atendido que las reclamaciones respecto al tema deben efectuarse en forma personal y directa por los funcionarios afectados, o representados por una asociación gremial, invocando las causales específicas que pueden significar una infracción legal o reglamentaria en el respectivo proceso clasificatorio del ocurrente. (Aplica dictámenes N°s. 33.414, de 1969 y 22.039, de 1998, entre otros).

En efecto, cuando se producen vicios de legalidad que vulneran derechos estatutarios previstos en la ley N° 18.834, a los funcionarios afectados les asiste el derecho a reclamo previsto por el legislador en el artículo 154 de la referida ley, en virtud del cual pueden recurrir ante esta Entidad Fiscalizadora dentro del plazo de diez días hábiles, contados desde que tuvieren conocimiento de la situación, resolución o actuación que dio lugar al vicio que se reclama, lo que no ha ocurrido tratándose del caso que se analiza.

Enseguida, cabe recordar que el proceso calificatorio se caracteriza por ser reglado y formal, estableciéndose en él pormenorizadamente las diversas etapas del sistema evaluatorio. Por ende, y acorde con lo ordenado por el artículo 44 de la ley N° 18.834, el reclamo previsto en el aludido artículo 154 de la misma ley, sólo procede luego de la notificación de la resolución que falla el recurso de alzada deducido en contra de la determinación de la Junta Calificadora. (Aplica dictámenes N°s. 8.132, de 1993; 38.683, de 1994; 38.643, de 1999 y 42.792, de 2000).

A continuación, cabe puntualizar que la jurisprudencia administrativa ha manifestado que las asociaciones gremiales de empleados sólo cuentan con atribuciones para representar a sus asociados en el evento que ellos requieran expresamente su intervención, solicitud que debe constar en las presentaciones que las agrupaciones formulen a esta Contraloría, debiendo tenerse presente, además, que ésta informará dichos reclamos si se refieren a situaciones específicas que afecten a servidores determinados, en caso de que ellos se refieran a asuntos en que se haya producido una resolución denegatoria en relación a un derecho que les correspondía, o se haya omitido o dilatado una decisión por parte de la autoridad habiéndola requerido el interesado, o bien, cuando se reclamen vicios de ilegalidad que afecten los derechos que la citada ley N° 18.834 confiere a los empleados en los términos de su artículo 154. (Aplica dictámenes N°s. 21.877, de 1997; 12.209, de 1999 y 6.562, de 2002, entre otros).

Finalmente, se manifiesta que de conformidad con lo establecido en el inciso cuarto del artículo 25 de la ley N° 19.296, la información que una asociación gremial requiera respecto de materias como la que se ha planteado en la especie, debe solicitarse de las autoridades del Servicio al que pertenece, y que éstas se encuentran en el imperativo de proporcionarla tratándose de materias y normas relativas a los objetivos de las agrupaciones que representan y a los derechos y obligaciones de los afiliados. (Aplica dictámenes N°s. 32.964, de 1995; 18.755, de 2000; 33.375, de 2001; 28.460, de 2003 y 10.855, 2004, entre otros.