Dictamen N° 35262

Texto del dictamen

N° 35.262 Fecha: 13-VII-2004  

Municipalidad ha solicitado un pronunciamiento acerca de si resulta procedente rendir cuenta de los fondos destinados a gastos menores, esto es, de la denominada "caja chica", con documentos que acreditan desembolsos efectuados con anterioridad a la fecha de la recepción de los fondos respectivos. 

El Municipio expone que, en la especie, tales desembolsos se efectuaron con recursos personales del funcionario encargado de esa caja chica, con el fin de procurar la continuidad del servicio municipal, durante el período de revisión de las rendiciones de cuentas. 

Como cuestión previa, cabe señalar que las Municipalidades deben rendir cuenta a esta Contraloría General, a través de sus respectivas unidades de administración y finanzas, conforme lo dispone el artículo 27, letra b), N° 6, de Ley N° 18.695, y con sujeción a las normas contenidas en el Título VI, "Rendición de Cuentas", de Ley N° 10.336 y al DL. N° 1.263, de 1975 y de acuerdo con las instrucciones impartidas por este Organismo de Control sobre la materia. Ello, sin perjuicio de las rendiciones internas que en forma previa deben efectuarse en cada entidad edilicia. 

Enseguida, en cuanto a los gastos menores a los que se refiere la presentación,  es del caso consignar que la rendición de éstos debe verificarse en consideración a las disposiciones especiales que sobre giro de fondos globales en efectivo para operaciones menores, fije anualmente el Ministerio de Hacienda, de conformidad con el DL. N° 1.263, de 1975. 

Para el año 2004, dicha preceptiva se encuentra contenida en el Decreto N° 1.170, de 2003, del Ministerio de Hacienda, que Autoriza Fondos Globales -en efectivo- para Operaciones Menores y Viáticos, el cual dispone, en su número 4, que por todo gasto se requerirá comprobante o boleta de compraventa que lo justifique, sin que sea indispensable la presentación de facturas. Agrega que los gastos inferiores a una unidad tributaria mensual, por los cuales no exista obligación legal de extender boleta de compraventas y/o comprobante, deberán detallarse en planilla que deberá visar el funcionario que rendirá la cuenta. A su vez, el N° 6 del mismo decreto establece que mensualmente se debe preparar la rendición de cuentas por los pagos efectivos, y remitirla a la Unidad Operativa correspondiente, con la información complementaria respecto de la inversión efectuada con los fondos concedidos. 

Es menester tener en cuenta que, por su parte, la Resolución N° 759, de 2003, de esta Contraloría General -que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas-, dispone, en su N° 3, que toda rendición de cuentas estará constituida por los comprobantes de ingreso, egreso y traspaso, acompañados de la documentación en que se fundamentan, los que constituyen el reflejo de las transacciones realizadas en el desarrollo de su gestión en dicho período y, consecuentemente, se derivan de sus sistemas de información.

Asimismo, es del caso tener presente que acorde con el N° 5.4 de la citada Resolución N° 759, de 2003, los servicios no se encuentran facultados para entregar nuevos fondos, sea a disposición de unidades internas o a la administración de terceros, mientras la persona o institución que debe recibirlos no haya cumplido con la obligación de rendir cuenta de la inversión de los fondos ya concedidos. 

Pues bien, de la regulación enunciada es posible colegir que la rendición de cuentas por gastos menores, al tener por objeto que el cuentadante justifique la aplicación de los fondos puestos a su disposición, no podría sino referirse a los gastos que éste efectúe con cargo a recursos disponibles y, por consiguiente, tales gastos han de ser de una fecha posterior a la percepción de esos fondos. 

Lo anterior resulta concordante, por lo demás, con el criterio que ha sustentado la jurisprudencia administrativa de esta Contraloría General -contenida en los Dictámenes Ns. 31.003, de 1992 y 20.100, de 1993-, en el sentido que no procede que la documentación que acredite determinado gasto sea de una fecha anterior a la percepción de los recursos que lo financian, ya que la normativa que regula la materia no establece disposiciones que lo permitan, no siendo posible admitir rendiciones de cuentas en tales condiciones. 

Sin perjuicio de lo anterior, y atendidos los antecedentes tenidos a la vista, es posible advertir que, en la especie, el funcionario encargado de la administración de los fondos de que se trata habría efectuado gastos con recursos personales, dado la inexistencia en ese momento de fondos públicos a su cargo, al encontrarse en revisión la rendición de cuentas del período anterior, por lo que procedió a imputar esos gastos a fondos recibidos con posterioridad. 

Como puede apreciarse, la situación planteada se habría originado en la concurrencia de una circunstancia extraordinaria, derivada de la realización de un gasto que, según informó el Municipio, era necesario efectuar a fin de procurar una continuidad de servicio, en cumplimiento del artículo 3° de Ley N° 18.575, que reconoce como finalidad de la Administración del Estado la de promover el bien común, atendiendo las necesidades públicas en forma continua y permanente. 

Siendo ello así, el reembolso al funcionario de las sumas respectivas y la consiguiente imputación de éstas a los fondos que con posterioridad se le asignen, se encuentra supeditado a la verificación de las aludidas circunstancias de hecho que hayan concurrido, debiendo comprobarse fehacientemente, en todo caso, con la documentación pertinente, que el gasto que ha generado el egreso guarda correspondencia con los fines a los que se encuentren destinados los fondos comprometidos. 

Luego, en la medida que se cumplan los supuestos indicados debe procederse al aludido reembolso, evitándose con ello un enriquecimiento sin causa en favor de la entidad edilicia, y la aceptación, por vía excepcional, de una rendición de cuentas en las condiciones anotadas. 

Por último, esta Entidad de Control debe hacer presente que en el futuro ese Municipio debe impedir que sea el funcionario quien asuma un gasto que corresponde efectuar a la entidad edilicia, sin que el artículo 3° de Ley N° 18.575 pueda servir de fundamento para establecer una carga de esa naturaleza. Debe recordarse, por lo demás, que durante el período de revisión de las cuentas -en el que se habría realizado el gasto por falta de recursos públicos- los servicios se encuentran facultados para entregar fondos, toda vez que el citado Dictamen N° 20.100, de 1993, ha precisado que para ejercer esa facultad basta que el cuentadante cumpla con la obligación de rendir cuenta, sin que sea necesario esperar que ella sea aprobada.