Dictamen N° 24352

Texto del dictamen

N° 24.352	12-VI-2003

Alcalde de una Municipalidad se ha dirigido a esta Contraloría General solicitando un pronunciamiento acerca de la procedencia de encargar a terceros, en los términos que se indican, el bodegaje y custodia de archivos municipales.

Añade, que el particular a quien se encargaría el bodegaje no tendrá injerencia alguna en el manejo de la documentación, sino que éste sólo recibe una caja sellada, acompañada de un inventario de los documentos que contiene, y a la que se le asigna un código de barras, para su localización posterior, siendo un funcionario municipal el que deja la caja en las bodegas del particular, y el que la retira en el caso de que el municipio requiera la documentación contenida en ella, sin que particulares tengan acceso directo a los documentos.

Agrega, además, que el municipio no se libera de responsabilidad por esa documentación, y que con dicha contratación se procura dar solución al problema de falta de capacidad de espacio que enfrenta esa entidad edilicia, y se ahorran recursos económicos, si se compara con los costos que tendría que asumir el Municipio por la compra o arrendamiento de inmuebles para almacenar directamente toda la documentación que mantienen y que aumenta cada día.

Sobre el particular, cabe precisar que, conforme a lo dispuesto en el artículo 56 de Ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, el Alcalde es la máxima autoridad del municipio y en tal calidad le corresponde su dirección y administración superior y la supervigilancia de su funcionamiento.

Asimismo, esa autoridad debe velar por la observancia del principio de probidad administrativa, que implica ejercer su cargo con preeminencia del interés general sobre el particular. Dicho interés general exige, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 53 de Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, el empleo de medios idóneos de diagnóstico, decisión y control, para concretar dentro del orden jurídico, una gestión eficiente y eficaz.

En ese orden normativo, y acorde con los términos en que se celebraría el contrato, se advierte que a través de dicho acuerdo de voluntades la municipalidad contrata sólo un servicio de almacenaje de la documentación para que se guarden bajo vigilancia, adoptando las providencias necesarias para que esa documentación no sea manipulada por terceros, como es la entrega de los documentos en cajas cerradas, y excluyendo los documentos de carácter reservado.

Se advierte, asimismo, que al tratarse de una empresa especializada en el bodegaje de documentación, el Municipio logrará tener acceso a los antecedentes que se requieran, con mayor rapidez y seguridad en la gestión municipal.

Por consiguiente, en la especie no se entrega a terceros la ejecución de tareas que, por su naturaleza, son privativas de la función pública de las municipalidades, sino que, en realidad, el contrato a que alude el recurrente se refiere a una labor de apoyo a sus funciones propias, que permite al Municipio el mejor cumplimiento de las mismas.

En efecto, siendo obligación de los órganos del Estado, procurar la eficiencia y eficacia en el desempeño de sus funciones, y el mejor empleo de los recursos disponibles, no resulta objetable un convenio que, sin traspasar a terceros sus funciones inherentes, y sin infringir el ordenamiento jurídico vigente, permite gestionar de mejor manera el cumplimiento de las funciones y atribuciones de las entidades edilicias.

Por otra parte, cabe precisar, que si bien el recurrente ha efectuado la presentación, como una solicitud de reconsideración del Dictamen N° 22.476, de 2002, esta Contraloría General ha omitido pronunciarse en esos términos, dado que ese dictamen se refiere a la posibilidad de entregar a terceros, en general, la administración y custodia de los archivos de la documentación municipal, lo que resulta improcedente por las razones que también en términos generales se señalan en él.

Por el contrario, el presente dictamen ha estimado admisible la celebración del contrato de que se trata, en atención a las especiales características de ese acuerdo de voluntades en lo que respecta a su objeto y contenido, motivo por el cual los conceptos que en general se emitieron en el aludido Dictamen N° 22.476, deben, en realidad, complementarse con la situación específica a que se refiere el presente pronunciamiento.