Dictamen N° E108546

Texto del dictamen

N° E108546               Fecha: 30-06-2025

I. Antecedentes

El Subsecretario del Medio Ambiente consulta si los funcionarios designados para ejercer el rol de ministros de fe en el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas (SISREC) deben necesariamente tener calidad jurídica de planta o pueden tener otra calidad, como a contrata o agente público.

Además, consulta si la excepción del artículo 4° de la resolución exenta N° 1.858, de 2023, de este origen, se encontraría vigente, dado lo que dispuso el artículo 24 N° 4 de la ley N° 21.640, de Presupuestos del Sector Público para el año 2024.

II. Calidad jurídica que deben tener los ministros de fe en el SISREC.

1. Fundamento jurídico

Sobre el particular, la ley N°19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, indica en su artículo 9° que la certificación de las firmas electrónicas avanzadas de las autoridades o funcionarios de los órganos del Estado se realizará por los respectivos ministros de fe.

Lo anterior, se replica en el artículo 40 del decreto supremo N° 181, de 2002, del entonces Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, que reglamenta dicha ley, agregando que en aquellos órganos en que el ministro de fe no se encuentre expresamente establecido, el jefe superior del servicio deberá designar un funcionario público de planta, por resolución, para que actúe como certificador.

En relación con la aludida función de certificación, entre otros, el dictamen N° 4.941, de 2004, señala que “cada servicio público afecto a la ley N°19.799 certifica las firmas electrónicas avanzadas de sus funcionarios, a través de los ministros de fe dispuestos en la ley o designados por resolución, según el caso”.

Por otra parte, la resolución N° 30, de 2015, de este origen, que fija normas de procedimiento sobre rendición de cuentas, en su artículo 5° dispone, en lo que interesa, que, para efectos de la documentación de cuentas se considerará auténtico solo el documento electrónico, de acuerdo con lo previsto en la ley N° 19.799 y su reglamento, salvo la excepción que indica la norma.

Agrega su inciso cuarto que, en situaciones calificadas por esta Entidad de Control, el documento digitalizado podrá aceptarse en subsidio del original, en la medida que se encuentre debidamente autentificado por el ministro de fe respectivo o el funcionario autorizado para ello, a lo menos mediante firma electrónica simple.

Su inciso final, señala que el informe de rendición de cuentas a que se alude la letra a) del artículo segundo de la resolución N° 30, siempre deberá contar con firma electrónica avanzada.

A su turno, la precitada resolución exenta N° 1.858, de 2023, de este origen, establece el uso obligatorio del SISREC por los servicios públicos, municipalidades y demás organismos y entidades otorgantes, que transfieren recursos públicos imputados a los subtítulos 24 y 33 del clasificador presupuestario, en las condiciones que indica.

A este respecto, el SISREC es una herramienta informática y gratuita que la Contraloría General disponibiliza a los servicios públicos y las entidades privadas para que efectúen la rendición de cuentas de la ejecución de los recursos públicos entregados, utilizando documentación electrónica y/o digital. Cabe agregar que dicho sistema no altera las reglas generales establecidas en la citada resolución Nº 30 (aplica dictamen Nº E123426, de 2021).

Ahora bien, para efectos de la resolución N° 30, de 2015, de este origen, la autentificación a que se refiere su artículo 5º puede ser realizada ya sea por aquella persona a la cual la ley le confiere la calidad de ministro de fe -la que podrá formar parte de la dotación del órgano administrativo otorgante de los recursos o no, como acontece en este último caso con los notarios públicos- o bien, por un funcionario que sea designado al efecto por la autoridad competente, lo que deberá formalizarse a través del correspondiente acto administrativo (aplica dictámenes N°s. 10.650, de 2015, 66.284, de 2016 y 6.656, de 2017).

Finalmente, respecto a la calidad jurídica de dichos funcionarios del organismo otorgante y su vinculación con la administración del Estado, cabe señalar que atendido a que dicha labor forma parte de las funciones propias de cada servicio público, esta debe ser desarrollada por sus propios funcionarios ya sean de planta o a contrata y, excepcionalmente por prestadores de servicios a honorarios que tengan la calidad de agentes públicos, todos los cuales se encuentran sujetos a responsabilidad administrativa (aplica criterio contenido en los dictámenes N°s. 41.226, de 2017 y 19.281, de 2019).

2. Análisis y conclusión

De la normativa citada, se aprecia que el rol del ministro de fe a que se refiere la ley N° 19.799 y su reglamento, es distinto al que se le asigna en el SISREC, pues en el primer caso es quien debe certificar las firmas electrónicas avanzadas de las autoridades o funcionarios de los órganos del Estado, como acontece, por ejemplo, con aquellas firmas que se contienen en los informes de rendición a que se refiere el artículo 2° letra a) de la citada resolución N° 30.
 
En tanto, la función del ministro de fe o funcionario autorizado en el SISREC consiste en autentificar que los documentos digitales contenidos en el expediente de rendición de cuentas que se ingresen al sistema sean copia fiel de los originales.

Por tal razón, no resulta aplicable al ministro de fe del SISREC la exigencia del artículo 40 del citado decreto supremo Nº 181, que reglamenta la ley N°19.799.

En consecuencia, quien desempeñe el rol de ministro de fe o funcionario autorizado en el SISREC debe ser un servidor sujeto a responsabilidad administrativa, requisito que, de acuerdo con lo señalado, satisface el personal de planta, a contrata e incluso el servidor a honorarios contratado bajo la calidad de agente público, en el caso que el respectivo servicio cuente con la habilitación legal para ello.

III. Aplicación de la excepción del artículo 4° de la resolución exenta N° 1.858, de 2023.

1. Fundamento jurídico

El artículo 24 N° 4 de la ley N° 21.640, dispuso que las rendiciones de cuentas se debían realizar a través del SISREC de esta Contraloría General. Agregó que “La incorporación al sistema, y las modalidades de uso se deberán realizar de acuerdo con las instrucciones que dicha entidad emita al efecto”.

Cabe precisar, que la ley N° 21.722 de presupuestos del sector público para el año 2025, establece idéntica redacción en el N° 5 de su artículo 24.

En tanto, el artículo 4° de la citada resolución exenta N° 1.858, dispone que, de manera excepcional, las autoridades de los servicios públicos, municipalidades y demás organismos y entidades otorgantes que transfieran recursos de los subtítulos 24 y 33, por montos iguales o inferiores a 500 UTM por cada proyecto, ponderarán autorizar a los receptores a que las rendiciones se hagan fuera del SISREC, lo que deberá constar expresamente en los actos administrativos pertinentes y/o convenios de transferencia, según corresponda.

Añade su inciso segundo, que “En tales excepciones, las entidades otorgantes deberán establecer los mecanismos de control necesarios, para que las rendiciones de cuentas excluidas del sistema den cumplimiento a la normativa, procedimientos y jurisprudencia administrativa de la Contraloría General relativa a la materia”.

Respecto de la época de emisión de dicha resolución, cabe mencionar que el 11 de agosto del año 2023, el Ministerio de Hacienda emitió el oficio circular N° 20, que estableció en su numeral 3 la obligación de utilizar el Sistema de Rendición de Cuentas de esta Contraloría General en los convenios de transferencias de recursos entre los organismos públicos y las instituciones privadas, de acuerdo con las instrucciones de este Ente Contralor. Así, en septiembre del mismo año se emitió y publicó la aludida resolución exenta N° 1858, de este origen.

Posteriormente, las leyes de presupuestos del sector público de los años 2024 y 2025 han incorporado esta obligación de rendición a través del SISREC, señalando que ello es conforme a las instrucciones que imparta esta Entidad de Control.

2. Análisis y conclusión

Como se advierte, es la propia ley de presupuestos la que establece la obligatoriedad del uso del SISREC, lo cual debe ejercerse de acuerdo con las instrucciones y facultades de este Organismo Contralor en materia de rendición de cuentas.

En tal contexto normativo, es dable concluir que la excepción prevista en el artículo 4° de la citada resolución exenta N° 1858, de este origen, se encuentra vigente, la cual debe ejercerse en los términos que señala dicha disposición.

Saluda atentamente a Ud.,


Por orden de la Contralora General de la República
Víctor Hugo Merino Rojas
Subcontralor General