Dictamen N° E94973

Texto del dictamen

N° E94973                     Fecha: 09-06-2025

I. Antecedentes

El Gobierno Regional Metropolitano de Santiago (GORE) solicita que se le autorice para mantener carpetas en formato digital de sus procesos de contratación, con copias digitalizadas de los documentos elaborados en soporte papel y documentos electrónicos en su origen.

Añade, que tales carpetas que estarán a disposición en su Sistema de Gestión Documental, con la información que se obtenga de los sistemas que singulariza, los que tienen por objeto sistematizar la información existente y procurar su resguardo, en armonía con la política “cero papel” y la transformación digital del Estado, simplificando sus procesos.

Como cuestión previa, corresponde consignar que, dado los términos de la presentación en análisis, esta Contraloría General entiende que la consulta planteada dice relación con que se autorice al GORE para que implemente una modalidad de repositorio, en el que se mantendría la información digital relacionada con sus procesos de contrataciones.

II. Fundamento jurídico

Sobre el particular, es útil hacer presente que el artículo 1° de la ley N° 21.180, de Transformación Digital del Estado, introdujo modificaciones, en materia de tramitación electrónica, a la ley N° 19.880, las que no han entrado en vigor de manera plena.

En efecto, acorde con su artículo segundo transitorio, en relación con su artículo cuarto transitorio, dicha ley entró en vigor el 9 de junio de 2022, no obstante, según la modificación introducida por la ley N° 21.464, aquella se aplicará gradualmente, de acuerdo con las fases establecidas en el decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, y no podrá extenderse para ningún órgano de la Administración del Estado más allá del 31 de diciembre del año 2027.

Por su parte, la jurisprudencia de esta Entidad de Control ha señalado que el ordenamiento vigente permite que los organismos de la Administración del Estado, antes de que comiencen a regir plenamente las modificaciones introducidas por la citada ley N° 21.180, implementen sistemas electrónicos para relacionarse con la ciudadanía, vía que, con la aplicación de ese cuerpo normativo, constituirá la regla acerca de la materia (aplica el dictamen N° E402560, de 2023).

A su vez, el dictamen N° E282779, de 2022, concluyó que está permitido el uso de tecnologías de información para apoyar la labor administrativa, siempre que se dé cumplimiento a las disposiciones que regulen el procedimiento de que se trate y en tanto esas normas específicas no obsten a dicha posibilidad; que el servicio cuente con la factibilidad técnica para implementarlas; y que se adopten las medidas de resguardo necesarias para asegurar la veracidad e inviolabilidad de la información.

III. Análisis y conclusión

Precisado lo anterior, corresponde señalar que, en conformidad con la gradualidad establecida en el precitado decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020, el GORE se encuentra en el grupo B, habiéndole correspondido implementar durante 2024 la fase de preparación, que implica identificar y describir las etapas de los procedimientos administrativos que desarrolla y, en particular, la necesidad de notificación en cada uno de ellos, para luego desarrollar las seis fases restantes que conforman el proceso hasta el año 2027.

Pues bien, en el contexto reseñado, cabe concluir que, en la medida que se cumplan las condiciones señaladas en la anotada jurisprudencia administrativa, no se advierte inconveniente para que el GORE implemente sistemas electrónicos y utilice tecnologías de información en apoyo de su labor administrativa, aún antes de que rijan plenamente las disposiciones de la ley N° 21.180, sin que ello deba ser previamente autorizado por esta Entidad de Control.

Saluda atentamente a Ud.,


Por orden de la Contralora General de la República
Víctor Hugo Merino Rojas
Subcontralor General