Dictamen N° 33661

Texto del dictamen

N° 33.661       Fecha: 07-VI-2012

Se ha dirigido a esta Contraloría General doña Karem Neubauer Rojas, quien desempeña el cargo de Secretaria Municipal de la Municipalidad de Pirque, solicitando un pronunciamiento que precise si resultó procedente la resolución adoptada por la respectiva autoridad comunal en orden a erradicar de la esfera de competencia de la unidad que dirige, el cumplimiento de determinadas funciones.
Expone la interesada, en síntesis, que la función de recepcionar y de derivar la correspondencia y documentación del municipio no está siendo desempeñada por esa unidad, puesto que le fue entregada a quien sirve el cargo de Administrador Municipal. Por otra parte, manifiesta que, a través del decreto alcaldicio N° 867, de 2011, se le asignó a la encargada de organizaciones comunitarias la responsabilidad de llevar a cabo el proceso de elección del nuevo consejo comunal  de  organizaciones  de  la  sociedad civil, pese a que, conforme estima, ello le corresponde a la Secretaría Municipal.
A su vez, consulta acerca de la responsabilidad que le cabría en la ejecución de acciones relativas a materias de cuyo conocimiento fue privada la dirección a su cargo.

Requerida la citada municipalidad, a través de su oficio N° 395, de 2011, manifestó, en términos generales, que el artículo 20 de la ley N° 18.695, no establece que la función de recepción de correspondencia y de documentación oficial del municipio sea de la competencia de la Secretaría Municipal, como tampoco lo hace el reglamento interno del municipio. Añade que, a diferencia de lo sostenido por la interesada, se modificó en la materia el reglamento de organización interna, acto ratificado por el Concejo  Municipal, a fin de delimitar la labor anotada, entregándole al Administrador Municipal la tarea de coordinar la gestión del municipio, por lo que este debe recepcionar los documentos ingresados por particulares, y distribuirlos a las respectivas unidades.
En cuanto al proceso de elección del nuevo consejo comunal  antes indicado, el municipio señala que, en el marco de la aplicación del principio de coordinación, propio de una correcta administración, se decidió que para el desarrollo e implementación de aquel era necesaria la intervención tanto de la recurrente como de la encargada de organizaciones comunitarias. Agrega el municipio que durante el período correspondiente a la elección, la recurrente hizo uso de licencias médicas. 



En relación con la materia, en primer término,  es del caso anotar que, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 20 de la ley N° 18.695 -Orgánica Constitucional de Municipalidades-, la Secretaría Municipal tiene las funciones de dirigir las actividades de secretaría administrativa del alcalde y del concejo; de desempeñarse como ministro de fe de todas las actuaciones municipales y de recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la declaración de intereses establecida por la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; sin perjuicio de diversas funciones que el legislador, a través de la misma ley N° 18.695 o de otras -como acontece con la ley N° 19.418, sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias y la ley N° 20.500, sobre Asociaciones y Participación Ciudadana en la Gestión Pública- ha asignado a dicha unidad.



Enseguida, la jurisprudencia administrativa de esta Entidad de Control, contenida en los dictámenes N°s. 8.912, de 1996 y 29.050, de 2002, interpretando la disposición mencionada, ha manifestado que dentro de la función de secretaría administrativa del alcalde y del concejo, que le corresponde dirigir al secretario municipal, debe entenderse comprendida aquella que compete a la oficina general de partes de la respectiva entidad, dependencia esta última dentro de cuyas funciones, por su propia naturaleza, se encuentra la de recepcionar y derivar la correspondencia y documentación del municipio.
En concordancia con lo expuesto,  mediante los dictámenes N°s. 25.930, de 2000 y 55.347, de 2004, entre otros, se ha concluido que cuando la ley entrega a una unidad municipal la realización de un cometido genérico o específico no es posible asignarlo a otra distinta. Sin embargo, agregan dichos pronunciamientos, tratándose de funciones que no se encuentren radicadas expresamente en alguna de las unidades previstas por la ley, las municipalidades pueden incorporarlas a la que sea más afín, o crear una unidad específica para que las cumpla. 
Ahora bien, habiéndose establecido por la jurisprudencia de esta Contraloría General que la tarea de recibir y derivar la correspondencia y documentación del municipio es de aquellas que, por su naturaleza, corresponde a la Secretaría Municipal, no cabe sino concluir que, en la situación que se analiza, no resultó procedente que la Municipalidad de Pirque asignara la ejecución de la misma a quien sirve el cargo de Administrador Municipal (aplica criterio contenido en el dictamen N° 29.050, de 2002).
Por lo demás, y a diferencia de lo expresado en el informe municipal N° 395, de 2011, lo anterior fue reconocido por la propia entidad edilicia al establecer en el artículo 7°, letra h), de su reglamento de organización interna, aprobado por decreto N° 690, de 2011, que dentro de las atribuciones encomendadas a la Secretaría Municipal se encuentra la de “Mantener archivos actualizados de la documentación recibida y despachada por la Municipalidad”, labor estrechamente vinculada con la de recepción y derivación de documentos, sin que esta última se contemple por ese ordenamiento en otra dependencia.
Por otra parte, en cuanto al hecho que el proceso de elección del nuevo consejo comunal de organizaciones de la sociedad civil se le encomendara a la encargada de organizaciones comunitarias, cumple manifestar que el artículo 94 de la ley N° 18.695 -modificado por la citada ley N° 20.500-, dispone, en lo que importa, que en cada municipalidad existirá un consejo comunal de organizaciones de la sociedad civil, cuya integración, organización, competencia y funcionamiento se encontrará determinada por un reglamento dictado por cada municipio en las condiciones que indica esa disposición. 
A su vez, el inciso quinto de ese precepto prevé, en lo que interesa, que un reglamento, elaborado sobre la base de un reglamento tipo propuesto por la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, que el alcalde respectivo someterá a la aprobación del concejo, determinará la integración, organización, competencia y funcionamiento del consejo comunal de organizaciones de la sociedad civil, como también la forma en que podrá auto convocarse, cuando así lo solicite, por escrito, un tercio de sus integrantes. 
En cumplimiento del citado precepto la Municipalidad de Pirque dictó el decreto N° 867, de 2011, a través del cual aprobó el mencionado reglamento, en similares términos que los de aquel propuesto por la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, fijando, además, el cronograma para la primera elección de los integrantes de ese consejo. 
Ahora bien, de la lectura de los artículos 5°, 11, 13, 14, 17, 19 y 33, tanto del citado reglamento municipal como de aquel formulado por la referida subsecretaría, se aprecia que la ejecución del proceso eleccionario del aludido consejo comunal constituye una función que fue radicada, en la Secretaría Municipal y en el Secretario Municipal, lo cual implica que se trata de una labor propia de esta dependencia municipal. 
En consecuencia, no resultó procedente que ese municipio, mediante el numeral 3° del mencionado reglamento N° 867, de 2011, entregara la realización del proceso anotado a quien servía la plaza de encargada de organizaciones comunitarias, marginando a dicha secretaría del cumplimiento de una tarea asignada y aprobada por la propia entidad edilicia, la que, además, como se indicara, es inherente a las que incumbe desarrollar a esa unidad.
Asimismo, y en consideración a lo informado por el municipio respecto de la ausencia temporal de la recurrente por licencias médicas, cabe hacer presente que en tales circunstancias procede que operen los mecanismos de subrogación o de suplencia, con sujeción a la normativa contenida en la ley N° 18.883, sobre Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. 
Por último, y en lo que concierne a la responsabilidad que le cabría a la señora Neubauer Rojas en la ejecución de labores que no fueron desempeñadas por la secretaría municipal que dirige, debe señalarse que las responsabilidades administrativas que pudieran encontrarse comprometidas, deben ser determinadas en la correspondiente investigación, debiendo, en todo caso, considerarse al efecto la participación que cada funcionario ha tenido en relación con las labores que le fueran encomendadas.

Ramiro Mendoza Zúñiga
Contralor General de la República