Dictamen N° 180

Texto del dictamen

N° D180                     Fecha: 07-04-2026

I. Antecedentes

El Director Nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación solicita un pronunciamiento respecto de la procedencia de autorizar excepcionalmente, en aquellas zonas extremas y/o rurales del país en la que no se dispone de una sucursal del Banco Estado u otra entidad recaudadora, que los caudales recibidos producto de los ingresos por las actuaciones de la Oficina respectiva, se depositen en la cuenta corriente personal o cuenta RUT del Banco Estado del Oficial Civil a cargo, y desde ahí se transfieran a la cuenta única fiscal institucional, estableciendo la periodicidad y los controles respectivos, a fin de resguardar la seguridad de los funcionarios y de los recursos recibidos.

Para atender la presentación, se requirió informe a la Dirección de Presupuestos, la que expresó su opinión favorable a esta modalidad, siempre que se adopten los resguardos pertinentes.

II. Fundamento jurídico

Sobre el particular, la ley N° 19.477 Ley Orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación, dispone que dicha institución es un servicio público, funcionalmente descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, sometido a la supervigilancia del Presidente de la República a través del Ministerio de Justicia.

Su patrimonio estará integrado por los fondos que anualmente le destine la Ley de Presupuestos, sus ingresos propios y los demás bienes que adquiera a cualquier título.

En cuanto a su organización, los artículos 5°, 19 y 20 de su ley orgánica disponen que se estructura en base a una Dirección Nacional y Direcciones Regionales. A su vez, según el artículo 21 cada región está dividida en territorialmente circunscripciones y habrá por regla general una circunscripción por cada comuna, en la que se constituirá una Oficina del Registro Civil e Identificación.

Asimismo, conforme al artículo 26, el director nacional podrá, además, crear suboficinas en localidades apartadas que así lo requieran, dentro del territorio de una Oficina, cuando no sea aconsejable la división administrativa del territorio de la circunscripción.

Estas suboficinas se identificarán por el nombre de la circunscripción de la que forman parte y por el de la localidad donde tienen su sede; tendrán asignado un territorio y llevarán registros independientes de los de la Oficina de la cual dependen. En estos registros se inscribirán los nacimientos, matrimonios y defunciones ocurridos o celebrados dentro del radio asignado a esta. Conforme a su artículo 39, estarán a cargo de un oficial civil adjunto de la dotación de la oficina de la cual aquélla depende.

Finalmente, cabe recordar que mediante el decreto con fuerza de ley N° 1.282, de 1975, del Ministerio de Hacienda, se fijó el monto de los impuestos que deberán pagarse por las actuaciones del servicio.

Al respecto, la jurisprudencia administrativa de esta Entidad Fiscalizadora señala que, no obstante que la citada normativa utiliza la expresión “impuesto” para referirse al cobro por actuaciones del servicio, cabe conceptualizarlo como un derecho o tasa, especie de tributo cuyo hecho jurídico tributario es la utilización efectiva de un servicio público divisible y mensurable que se presta en ejercicio de una potestad pública, a la que los particulares se ven obligados a recurrir para la realización de ciertos objetivos (aplica dictamen N° 27.195, de 2009).

Por su parte, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 32 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, todos los ingresos del sector público, salvo aquellos expresamente exceptuados por la ley, deben depositarse en el Banco Estado, en una cuenta corriente denominada Cuenta Única Fiscal, la que se subdivide en una cuenta principal, mantenida por la Tesorería General de la República, y en cuentas subsidiarias, destinadas a los distintos servicios.

Su artículo 55 establece que los ingresos y gastos de los servicios o entidades “deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones”.

Enseguida, el artículo 30, inciso primero, de la resolución N° 30, de 2015, de la Contraloría General de la República, que Fija Normas de Procedimiento Sobre Rendición de Cuentas, prescribe que los Jefes de Servicio y los funcionarios respectivos, cuando corresponda, serán directamente responsables de la correcta administración de los fondos recibidos, gastados e invertidos en su unidad, así como de la oportuna rendición de cuentas.

En otro orden de consideraciones, de conformidad con los artículos 3º y 5º de la ley Nº 18.575, los órganos integrantes de la Administración del Estado, deben observar, entre otros, los principios de responsabilidad, eficiencia, eficacia y probidad, y por el debido cumplimiento de la función pública, procurando utilizar los medios más ágiles y expeditos para el ejercicio de sus funciones, actuando con objetividad e imparcialidad y velando por la eficiente administración de los recursos públicos (aplica dictamen N° 4.232, de 2017).

Precisado lo anterior, corresponde recordar que es deber de todo funcionario dar cumplimiento al principio de probidad administrativa y observar el artículo 62, Nº 3, de ley Nº 18.575, en cuanto prohíbe emplear, bajo cualquier forma, dinero o bienes de la institución, en provecho propio o de terceros, por lo que tales servidores no pueden obtener beneficios personales asociados con los medios públicos puestos a disposición para el cumplimiento de sus funciones.

Finalmente, el dictamen N° 8.538, de 2019, complementado por el dictamen N° E147680, de 2021, señalan que es posible utilizar la cuenta personal del funcionario para asignarle fondos para gastos menores y viáticos mediante transferencia electrónica, siempre que se acredite la correcta utilización de los recursos públicos con la documentación respectiva.

A su vez el dictamen N° E426325, de 2023, complementó los pronunciamientos anteriores instando a los servicios a adoptar los resguardos necesarios que permitan la trazabilidad y control de dichos recursos.

III. Análisis y conclusión

Como se aprecia, la situación planteada se genera con ocasión de los ingresos por actuaciones efectuadas en aquellas oficinas o suboficinas ubicadas en sectores apartados o zonas extremas, por lo que, en lo posible, en esos casos el servicio deberá fomentar que el pago de tales derechos o tasas se efectúe por los usuarios a través de medios electrónicos, transferencias o documentos bancarios.

De no ser ello posible, la normativa y los antecedentes examinados permiten concluir que, solo en casos excepcionales y calificados, es posible autorizar que el pago de los señalados derechos o tasas se efectúe por los usuarios a través de dinero en efectivo al oficial civil de dicha oficina u oficial civil adjunto de la suboficina -quien quedaría autorizado para percibir tal efectivo-, debiendo reconocerse los referidos caudales en la cuenta institucional del servicio mediante una transferencia efectuada con la oportunidad debida desde la cuenta corriente personal o cuenta RUT del aludido funcionario.

Finalmente, dichas autorizaciones deberán efectuarse mediante el pertinente acto administrativo emitido por la autoridad superior del servicio, ajustándose a los requisitos de certeza, trazabilidad y seguridad que requiere el manejo de los recursos públicos, dando cumplimiento a la normativa citada y velando, además, por el adecuado resguardo de tales caudales a través de los controles que el señalado acto establezca.

Lo anterior, es sin perjuicio de las facultades de fiscalización que competen a esta Contraloría General.

Saluda atentamente a Ud.


Por Orden de la Contralora General de la República
VÍCTOR HUGO MERINO ROJAS
Subcontralor General