Dictamen N° 31995

Texto del dictamen

N° 31.995                          Fecha: 12-XII-2019

Se ha dirigido a esta Entidad de Control el Servicio Nacional de Menores solicitando autorización para respaldar el devengo de las obligaciones contraídas con los correspondientes contratos, convenios y órdenes de compra, debido a que por las situaciones generadas en la contingencia nacional suscitada en el último trimestre del año, no podrá recibir conforme antes del 31 de diciembre los bienes y servicios que indica, lo que conlleva consecuencias presupuestarias para el año 2020.

Sobre el particular, el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, prescribe que el ejercicio presupuestario coincidirá con el año calendario. Agrega que las cuentas del ejercicio presupuestario quedarán cerradas al 31 de diciembre de cada año.

Luego, su artículo 19 indica que los presupuestos de gastos son estimaciones del límite máximo a que pueden alcanzar los egresos y compromisos públicos. Se entenderá por egresos públicos los pagos efectivos y por compromisos, las obligaciones que se devenguen y no se paguen en el respectivo ejercicio presupuestario.

Asimismo, el capítulo I de la resolución N° 16, de 2015, de esta Contraloría, reconoce el principio contable del devengo señalando que las transacciones y otros hechos económicos deben reconocerse en los registros contables cuando estos ocurren, y estipula que la información financiera de los servicios públicos debe tener la característica de representar fielmente los hechos económicos, lo que se alcanza cuando la descripción del hecho es completa, neutral y libre de error significativo.

Al respecto, el dictamen N° 12.612, de 2010, precisó que atendido el principio de juridicidad que rige las actuaciones de los organismos de la Administración del Estado, la obligación del servicio público de pagar el precio convenido o la prestación del servicio pactada, deberá entenderse devengada en el momento en que ella se haga exigible, esto es, con la recepción del bien o la prestación efectiva del servicio, conforme a las estipulaciones convenidas.

Además, para efectos del reconocimiento de la obligación exigible y su contabilización, tendrá que considerarse el tipo de acto de que se trate y la documentación pertinente. Así, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicios y ejecución de obras, los documentos que sirven de respaldo a la respectiva cuenta por pagar, estarán constituidos por las guías de despacho, las facturas, las boletas y los estados de pago de los contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente lo constituyeron el contrato u orden de compra, según la operación que se trate.

Conforme a lo señalado, las obligaciones se reconocen como devengadas con la recepción del bien, o la prestación efectiva del servicio.

Por lo anterior, registrar como transacciones devengadas aquellas que se encuentran en etapas previas de afectación del gasto vulnera el principio de juridicidad y devengado, y además implica proyectar un desempeño financiero distorsionado de ese servicio público en el último periodo del año, motivo por el cual, los servicios públicos deben registrar sus hechos económicos de acuerdo a la normativa vigente.

Atendido a lo expuesto, no procede que el Servicio Nacional de Menores devengue con contratos, convenios y órdenes de compra, la obligación de pagar bienes y servicios que no se han recibido conforme. 

Saluda atentamente a Ud.

Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República