Dictamen N° 58288

Texto del dictamen

N° 58.288 Fecha: 21-XII-2007

Con motivo de la proximidad del cierre del ejercicio contable año 2007, el Contralor General de la República, en virtud de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República, viene en impartir las siguientes instrucciones al Tribunal Calificador de Elecciones, Tribunales Electorales Regionales, Tribunal de Defensa de la Libre Competencia y Partida Tesoro Público, entidades que a la fecha continúan aplicando la normativa contable instruida por la Circular C.G.R. N° 6.856, de 1992.


1.- TRAMITACION DE DECRETOS Y RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS DE LOS SERVICIOS E INSTITUCIONES PUBLICOS


Los decretos y resoluciones que dispongan modificaciones en los presupuestos vigentes, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor, siempre que sean recepcionados antes del 1 de enero de 2008.


Al respecto, es oportuno señalar que de acuerdo con la reiterada jurisprudencia administrativa, las materias sometidas al trámite de toma de razón empiezan a regir o surten efecto sólo después de su total tramitación. Luego, se recomienda a esa entidad adoptar las providencias necesarias para que los documentos que modifican sus presupuestos sean presentados oportunamente.


2.- REGULARIZACIONES DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS

En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser imputados al presupuesto del año 2008.

Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas tendientes a regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2007, cuando proceda.


3.- CONTABILIZACION DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007.


Conforme lo dispone la normativa contable vigente para esa entidad, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2007, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar de Ejecución Presupuestaria, respectivamente, en el momento que se hayan materializado las transacciones que las generen, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable.


Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, la documentación que sustenta la contabilización en la Cuenta por Cobrar, estará constituida por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, la documentación de respaldo de la respectiva Cuenta por Pagar, estará constituida por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda.


Sin perjuicio de lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas aquellas transacciones que generan obligaciones de pagar ciertas sumas de dinero al 31 de diciembre de 2007, derivadas del cumplimiento de cláusulas de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha.


4.-	ACTUALIZACION DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007.

Para los efectos de calcular y registrar los ajustes por las actualizaciones de activos, pasivos y patrimonio de esa entidad del Sector Público al término del ejercicio, deberá aplicar la normativa contable compilada en el oficio circular C.G.R. N° 6.856, de 1992, y los procedimientos establecidos por el oficio circular N° 356 de 1993, de este Organismo Contralor.


No obstante, las entidades que se encuentren obligadas a aplicar el procedimiento de corrección monetaria establecido en el artículo 41 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, podrán utilizar esa modalidad de actualización para efectuar los ajustes a que se refiere la normativa contable antes mencionada.

Los aumentos o disminuciones originados por la actualización de los saldos de la Deuda Pública Indirecta, se registrarán e informarán en forma simple en el respectivo informe analítico, a través de las cuentas utilizadas durante el ejercicio contable. La actualización de los saldos de estas cuentas no deben incidir en el resultado.


En lo relativo al cálculo de las actualizaciones basadas en la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, el índice de actualización que deberá aplicarse al 31 de diciembre de 2007, será de 7,4%.


El movimiento contable que se origine por efecto de la actualización y depreciación del ejercicio, deberá incluirse formando parte de las operaciones correspondientes al mes de diciembre.


5.-	FECHA DE PRESENTACION DE INFORMES DE VARIACIONES DE LA GESTION FINANCIERA DE DICIEMBRE DE 2007.


Por oficio C.G.R. N° 3.956, del año en curso, este Organismo Contralor puso en conocimiento de esa entidad las fechas establecidas para la presentación de los informes contables correspondientes al ejercicio vigente.


Al respecto, cabe reiterar que el plazo máximo para presentar los informes agregados y analíticos de variaciones de la gestión financiera del mes de diciembre del año en curso, vence el 08 de enero de 2008.


6.-	CIERRE DE CUENTAS

Para los efectos del cierre de las cuentas de Ejecución Presupuestaria y de Ingresos y Gastos de Gestión al 31 de diciembre de 2007, deberá aplicarse la normativa contable vigente para esa entidad, contenida en la circular C.G.R. N° 6.856, de 1992, y los procedimientos establecidos por el oficio circular N° 356, de 1993.


7.-	REQUERIMIENTO ESPECIAL DE INFORMACION PARA LOS SERVICIOS E INSTITUCIONES PUBLICOS.

Conjuntamente con los informes de cierre de cuentas, es decir, a más tardar el 15 de enero de 2008, los servicios e instituciones públicos que aprueban su presupuesto institucional subdividido en más de un programa deberán remitir a este Organismo Contralor información acerca de la distribución de los saldos finales que presenten al 31 de diciembre de 2007, en cada uno de esos programas, en las cuentas matrices que se señalan en el formato de informe adjunto.

Finalmente, el Contralor General que suscribe agradecerá a Ud., se sirva disponer las medidas que sean procedentes a fin de que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, y le reitera que las fechas máximas dispuestas para la presentación de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas.