Dictamen N° 17272

Texto del dictamen

N° 17.272	Fecha: 18-IV-2007

Se ha dirigido a esta Contraloría General la Municipalidad de La Granja, solicitando un pronunciamiento acerca de si procede que esa entidad edilicia exija a los participantes en las licitaciones que lleve a cabo con sujeción a la ley N° 19.886, que la documentación de los respectivos procesos sea requerida en formato papel.

Lo anterior, por cuanto, según expone la entidad recurrente, la Dirección de Compras y Contratación Pública le habría solicitado incorporar, en los aludidos procesos de contratación, la utilización del Registro Electrónico Oficial de Contratistas -a fin de revisar electrónicamente los datos contenidos en éste- y exigir a sus proveedores la inscripción en el mismo.

Sobre el particular cabe señalar, en primer término, que la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, establece un régimen normativo para la celebración de contratos a título oneroso para el suministro de bienes muebles y de los servicios que la Administración del Estado requiera para el desarrollo de sus funciones, regulación que de acuerdo al dictamen N° 3.888, de 2004, resulta obligatoria para todas las reparticiones estatales a las que les es aplicable, como ocurre con las municipalidades, en conformidad con lo dispuesto en los artículos 1° de ese texto legal y 66 de la ley N° 18.695.

Precisado lo anterior, es del caso consignar, además, que el artículo 18 de ley N° 19.886, en su inciso primero, establece que los organismos públicos regidos por ese cuerpo normativo deberán cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras a que alude esa ley, utilizando -en los términos que dicha norma indica- solamente los sistemas electrónicos o digitales que establezca al efecto la Dirección de Compras y Contratación Pública.

El inciso final del citado artículo añade que los organismos públicos regidos por esa ley no podrán adjudicar contratos cuyas ofertas no hayan sido recibidas a través de los mencionados sistemas, no obstante lo cual, finaliza, el reglamento determinará los casos en los cuales es posible desarrollar procesos de adquisición y contratación sin utilizar esos sistemas.

En este orden normativo, y en lo que concierne a la documentación a que se refiere la consulta planteada, es del caso consignar que el reglamento de la ley N° 19.886 -aprobado por el decreto N° 250, de 2004; del Ministerio de Hacienda-, en su artículo 32, establece que en los procesos de licitación las ofertas deben efectuarse a través de los formularios que proporcionen las entidades convocantes, adjuntándose a ellas todos y cada uno de los documentos solicitados en las bases, en soporte electrónico.

Cabe tener presente que el citado reglamento sólo excepcionalmente permite efectuar los procesos de compra y de recepción de las ofertas fuera del referido sistema, cuando concurren algunas de las circunstancias taxativamente enumeradas en su artículo 62, sin perjuicio de que el inciso final de esta misma norma dispone que, en el caso de las garantías, planos, antecedentes legales, muestras y demás antecedentes que no estén disponibles en formato digital o electrónico, podrán enviarse a la entidad licitante de manera física, de acuerdo a lo que establezcan en cada caso las bases.

Como es posible advertir, la normativa que rige los contratos administrativos de suministro y prestación de servicios, establece expresamente que los procedimientos licitatorios deben llevarse a efecto por vía electrónica, a través del sistema referido, y que la tramitación de los mismos mediante documentos contenidos en soporte papel es excepcional, y únicamente en aquellas situaciones que menciona el citado artículo 62 (aplica dictamen N° 53.449, de 2005).

Ahora bien, en ese contexto y en lo que respecta a la solicitud que la Dirección de Compras y Contratación Pública efectuó al municipio recurrente en orden a incorporar en sus procesos de compra el Registro Electrónico Oficial de Contratistas y a exigir a sus proveedores que se inscriban en él, es menester precisar que este registro, regulado en los artículos 16 y 17 de la ley N° 19.886, constituye un servicio de información complementario a la plataforma electrónica de compras públicas, cuyo objeto es registrar y acreditar, con carácter oficial y acorde con los artículos 81 y 94 del citado reglamento, determinados antecedentes de los proveedores, tales como su historial de contratación, su situación legal y financiera y su idoneidad técnica.

Siendo así, la utilización del mencionado registro debe entenderse en el marco del sistema electrónico de contratación enunciado anteriormente, esto es, como un instrumento a través del cual el municipio, puede revisar electrónicamente la documentación incorporada al mismo por los proveedores inscritos, evitando que éstos deban proporcionar esa documentación en cada proceso de contratación.

Es decir, la solicitud que efectúa la Dirección de Compras y Contratación Pública a la entidad recurrente no dice relación con la posibilidad de acceder a determinados antecedentes en formato papel -ya que como se ha señalado, siempre debe tratarse de documentación electrónica, con las excepciones indicadas-, sino con la optimización de los recursos disponibles en el sistema de contratación pública.

En consecuencia, en mérito de lo expuesto, cabe puntualizar, por una parte, que no procede que los organismos públicos, en el marco del sistema regulado por la ley N° 19.886, exijan a los participantes en los procesos de licitación que convoquen, documentación en formato papel, salvo que se trate de las situaciones especialmente previstas en el ordenamiento enunciado y, por la otra, que el Registro Oficial de Contratistas facilita que tales entidades puedan obtener, en formato electrónico, la información que requieren en esos procesos.