Dictamen N° 52536

Texto del dictamen

N° 52.536 Fecha: 23-XII-2002
 
Con motivo de la proximidad del cierre del ejercicio contable año 2002, y de la preparación del Informe de la Gestión Financiera del Estado, el Contralor General de la República, en virtud de las facultades que le otorga Ley N° 10.336, Orgánica de la Contraloría General, viene en impartir las siguientes instrucciones a los servicios e instituciones a que se refiere el artículo 2° del DL. N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, incluidos el Tribunal Calificador de Elecciones, los Tribunales Electorales Regionales y la partida Tesoro Público.

1.- TRAMITACION DE DECRETOS Y RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS DE LOS SERVICIOS E INSTITUCIONES PUBLICOS.

Los decretos y resoluciones que dispongan modificaciones en los presupuestos vigentes, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor, siempre que sean recepcionados antes del 1 de enero de 2003.

Al respecto, es oportuno señalar que de acuerdo con la reiterada jurisprudencia administrativa, las materias sometidas al trámite de toma de razón empiezan a regir o surten efecto sólo después de su total tramitación. Luego, se recomienda a los servicios e instituciones adoptar las providencias necesarias para que los documentos que modifican sus presupuestos sean presentados oportunamente.

2.-	MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EFECTUADAS POR LAS MUNICIPALIDADES.

Los decretos alcaldicios que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes de los Municipios, tanto de su gestión como de la de los servicios traspasados, sólo tendrán efecto legal en la medida que sean dictados antes del 1 de enero de 2003. Asimismo, es oportuno señalar que los decretos que se dicten en el mes de diciembre deberán incorporarse en el informe de actualización presupuestaria correspondiente a dicho mes.

3.- REGULARIZACIONES DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS.

En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del DL. N° 1.263, de 1975, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser imputados al presupuesto del año 2003.

Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas tendientes a regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2002, cuando proceda.

4.-	CONTABILIZACION DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2003.

Conforme lo dispone la normativa contable vigente los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2002, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar de Ejecución Presupuestaria, respectivamente, en el momento que se hayan materializado las transacciones que las generen, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable.

Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, la documentación que sustenta la contabilización en la Cuenta por Cobrar, estará constituida por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos.  A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicios y ejecución de obras, la documentación de respaldo de la respectiva Cuenta por Pagar, estará constituida por las guías de despacho, factura, boletas y estados de pagos de contratistas, según corresponda.

Sin perjuicio de lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas, aquellas transacciones que generan compromisos de pagar ciertas sumas de dinero derivadas del cumplimiento de cláusulas de contratos o convenios formalizados a más tardar el 31 de diciembre de 2002.

5.-	ACTUALIZACION DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2002.

Para los efectos de calcular y registrar los ajustes por las actualizaciones de activos, pasivos y patrimonio de las entidades del Sector Público al término del ejercicio, deberá aplicarse la normativa contable vigente compilada en el Oficio circular C.G.R. N° 6.856, de 1992, y los procedimientos establecidos por los Oficios circulares N`s. 356 y 5.647, ambos de 1993, de este Organismo Contralor.

No obstante, las entidades que se encuentren obligadas a aplicar el procedimiento de corrección monetaria establecido en el artículo 41 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, podrán utilizar esa modalidad de actualización para efectuar los ajustes a que se refiere la normativa contable antes mencionada.

Los aumentos o disminuciones originados por la actualización de los saldos de la Deuda Pública Indirecta, se registrarán e informarán en forma simple en el respectivo informe analítico, a través de las cuentas utilizadas durante el ejercicio contable. La actualización de los saldos de estas cuentas no deben incidir en el resultado.

En lo relativo al cálculo de las actualizaciones basadas en la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, el índice de actualización que deberá aplicarse al 31 de diciembre de 2002, será de 3,0%.

El movimiento contable que se origine como consecuencia de la actualización y depreciación del ejercicio, deberá incluirse en los informes de variaciones de la gestión financiera del mes de diciembre, conjuntamente con las operaciones correspondientes a dicho período.

6.-	FECHA DE PRESENTACION DE INFORMES DE VARIACIONES DE LA GESTION FINANCIERA DEL MES DE DICIEMBRE DE 2002.

Por Oficio CGR. N° 48.659, de 2001, este Organismo Contralor puso en conocimiento de los servicios e instituciones públicos y de las Municipalidades, las fechas establecidas para la presentación de los informes contables correspondientes al ejercicio vigente.

Al respecto, cabe reiterar a Ud., que el plazo máximo para presentar los informes agregados y analíticos de variaciones de la gestión financiera del mes de diciembre del año en curso, vence el 08 de enero de 2003, y para los informes de actualización y de denominaciones presupuestarias de las Municipalidades, el día 6 de enero de 2003.

7.- CIERRE DE CUENTAS.

Para los efectos del cierre de las cuentas de Ejecución Presupuestaria, y de Ingresos y Gastos de Gestión, al 31 de diciembre de 2002, deberá aplicarse la normativa contable vigente contenida en la circular CGR. N° 6.856, de 1992, y los procedimientos establecidos por los Oficios circulares N°s. 356 y 5.647, ambos de 1993.

Las contabilizaciones que se originen como consecuencia de lo señalado precedentemente, deberán comunicarse a este Organismo Contralor en informes de cierre de cuentas -agregado y analítico- a más tardar el 15 de enero de 2003.

8.-	REQUERIMIENTO ESPECIAL DE INFORMACION PARA LOS SERVICIOS E INSTITUCIONES PUBLICOS.

Conjuntamente con los informes de cierre de cuentas, es decir, a más tardar el 15 de enero de 2003, los servicios e instituciones públicos que aprueban su presupuesto institucional subdividido en más de un Programa deberán remitir a este Organismo Contralor información acerca de la distribución de los saldos finales que presenten, al 31 de diciembre de 2002, cada uno de esos programas, en las cuentas matrices que se señalan en el formato de informe adjunto.

Finalmente, el Contralor General que suscribe agradecerá a Ud., se sirva disponer las medidas que sean procedentes a fin de que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, y le reitera que las fechas máximas dispuestas para la presentación de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas. En consecuencia, la información recepcionada fuera de los plazos establecidos quedará al margen del Informe de la Gestión Financiera del Estado, correspondiente al año 2002, que este Organismo de Control debe presentar, a las Autoridades Superiores del Poder Ejecutivo, como asimismo, al Congreso Nacional.