Dictamen N° E426325

Texto del dictamen

N° E426325       Fecha: 12-XII-2023

I. Antecedentes

La División de Auditoría de esta Entidad de Control solicitó complementar el dictamen N° E147680, de 2021, en relación con diversas dificultades que puede suscitar su aplicación en el control externo de los fondos globales para gastos menores y viáticos.

Como cuestión previa, cabe recordar que el referido pronunciamiento indicó, por las razones que expone, que tales recursos puedan ser transferidos directamente a las cuentas bancarias de los funcionarios autorizados para operar tales fondos globales.

II. Fundamento jurídico

Sobre el particular, el artículo 85, inciso primero, de la ley N° 10.336, dispone que todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague fondos de los mencionados en su artículo 1°, “rendirá a la Contraloría las cuentas comprobadas de su manejo en la forma y plazos que determina esta ley”. Agrega el inciso primero de su artículo 94, que las personas autorizadas para girar o invertir fondos de que deban rendir cuenta, “serán responsables de su oportuna rendición y de los reparos u observaciones que éstos merezcan”.

Luego, el inciso primero de su artículo 68 -en armonía con lo dispuesto por el artículo 56 del decreto ley N° 1.263, de 1975-, señala que todo funcionario que tenga a su cargo la recaudación, administración o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquiera naturaleza, deberá rendir caución para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones.

Enseguida, el decreto N° 2.340, de 2022, del Ministerio de Hacienda, que “Autoriza Fondos Globales en Efectivo para Operaciones Menores y Viáticos año 2023”, en sus numerales 1° y 5°, faculta a los organismos del sector público para poner fondos globales en dinero en efectivo a disposición de sus dependencias y/o funcionarios, que en razón de sus cargos lo justifiquen, hasta por un monto máximo de 15 unidades tributarias mensuales, para efectuar gastos del subtítulo 22 “Bienes y Servicios de Consumo” del Clasificador Presupuestario, siempre que las cuentas respectivas, por separado, no excedan cada una de cinco unidades tributarias mensuales, y para realizar pagos y anticipos de viáticos.

En cuanto a la forma de entregar tales fondos, el referido decreto señala que ello puede efectuarse a través de cheques bancarios u otros procedimientos, sin especificar estos últimos.

Su numeral 6° añade que se deberá rendir cuentas mensualmente a la unidad operativa correspondiente, con la información de los gastos efectuados con los fondos concedidos, pudiendo el servicio poner a disposición recursos adicionales para mantener el nivel del fondo global asignado o elevarlo hasta los montos máximos que correspondan.

Al respecto, el dictamen N° 8.538, de 2019, concluyó que el decreto que autoriza fondos globales en efectivo para operaciones menores y viáticos faculta expresamente para hacer uso de procedimientos distintos al de los cheques bancarios, por lo que la transferencia electrónica constituye un medio idóneo para poner a disposición los referidos fondos.

Además, dicho pronunciamiento señaló que no existe inconveniente en que las rendiciones mensuales de cuentas incluyan operaciones pagadas a través de medios electrónicos, como las tarjetas de débito, siempre que estas se acrediten con el respectivo recibo o comprobante de pago y que se trate de adquisiciones que puedan financiarse con los recursos transferidos.

Por su parte, el dictamen N° E147680, de 2021, precisó que, dado que los fondos globales son recursos administrados directamente por los funcionarios responsables de aquellos, ya sea en dinero en efectivo o a través de cheques nominativos, no se advierte impedimento para que estos recursos puedan ser transferidos directamente a las cuentas bancarias personales de dichos servidores.

En tal sentido, es del caso prevenir que el uso de instrumentos bancarios no puede irrogar costos adicionales que no son estrictamente necesarios para el cumplimiento de los fines del servicio, como podría acontecer con los intereses o reajustes asociados a compras en cuotas (aplica dictamen N° 2.033, de 2019).

Finalmente, es útil recordar que conforme al criterio contenido en los dictámenes N°s. 29.452, de 1986 y 21.809, de 2000, es deber de todo funcionario dar cumplimiento al principio de probidad administrativa y observar el artículo 62, N° 3, de ley N° 18.575, en cuanto prohíbe emplear, bajo cualquier forma, dinero o bienes de la institución, en provecho propio o de terceros, por lo que tales servidores no pueden obtener beneficios personales asociados con los medios públicos puestos a disposición para el cumplimiento de sus funciones.

III. Análisis y conclusiones

Como se aprecia, la normativa sobre la materia permite la aplicación de otros procedimientos a fin de poner a disposición de los funcionarios autorizados los aludidos fondos globales.

En este contexto, la transferencia electrónica es un medio idóneo para poner los recursos a disposición de los funcionarios, pudiendo utilizarse como cuenta receptora de tales fondos la cuenta bancaria personal de estos, tal como lo señaló el dictamen N° E147680. Ello, como una más de las múltiples opciones que existen para el mismo fin.

Sin embargo, corresponde aclarar que en tal caso la cuenta personal del funcionario debe tener un destino exclusivo para la administración del fondo entregado, a fin de que exista mayor transparencia y control de los recursos públicos puestos a su disposición.

Así, podrá ser una cuenta personal del funcionario creada especialmente para estos fines o una cuenta dispuesta por el servicio para tales efectos a nombre del respectivo servidor, correspondiendo que en todo caso los organismos públicos dispongan de medidas de buena administración con el objeto de fiscalizar el correcto uso de los caudales tanto por respectiva entidad como por este Organismo de Control.

Por su parte, el funcionario a cargo del respectivo fondo global, al momento de efectuar la rendición mensual dispuesta en el numeral 6 del decreto N° 2.340, de 2022, del Ministerio de Hacienda, que “Autoriza Fondos Globales en Efectivo para Operaciones Menores y Viáticos año 2023”, además de acompañar los antecedentes de respaldo que correspondan, deberá demostrar que posee los saldos de los caudales no utilizados en la respectiva cuenta corriente habilitada exclusivamente para la administración de tales fondos.

Sin perjuicio de lo anterior, atendidos los riesgos asociados a la administración de los fondos globales que se entregan a funcionarios, los servicios deberán efectuar un análisis acucioso de la cantidad de fondos que mantienen activos en sus respectivas unidades operativas y direcciones regionales, procurando administrar de manera eficiente y eficaz el uso de los recursos públicos.

En este contexto, los servicios públicos pertinentes deberán emitir instrucciones en orden a que se utilicen para el depósito de los fondos globales otorgado, de preferencia, los productos bancarios con que cuenta cada organismo, especialmente tarjetas de débito de cuentas vista o chequeras electrónicas.

En ese orden de ideas, en el evento que se transfieran recursos a cuentas bancarias personales de los funcionarios, en los términos ya referidos, se deberá informar a la jefatura de cualquier situación que ponga en riesgo los recursos públicos entregados en custodia, como sería el caso de un eventual embargo u otra medida o evento que pudiere afectar tales fondos.

Por consiguiente, podrán utilizarse las alternativas mencionadas para la entrega y recepción de los fondos globales, siempre que el servicio respectivo adopte los resguardos necesarios que permitan la mayor trazabilidad y control de los recursos en análisis.

Se complementa el dictamen N° E147680 de 2021, en los términos expuestos en el presente pronunciamiento.

Saluda atentamente a Ud.


Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República