Dictamen N° E402560

Texto del dictamen

Nº E402560                  Fecha: 10-X-2023

I. Antecedentes

La Dirección del Trabajo solicita un pronunciamiento respecto de la implementación de la ley N° 21.180, sobre transformación digital del Estado, en relación a los antecedentes de respaldo de los pagos a proveedores, tales como facturas y resoluciones. Asimismo, una vez que se lleve a cabo el proceso de digitalización, consulta acerca la obligación de mantener en soporte papel tales antecedentes, en tanto sean susceptibles de una revisión por parte de la Contraloría General.

Lo anterior, considerando que la citada ley N° 21.180, introdujo modificaciones a la ley N° 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado.

Como cuestión previa, cabe aclarar que las señaladas enmiendas legales no han entrado en vigor de manera plena, ya que conforme a la modificación introducida a la anotada ley N° 21.180 por la ley N° 21.464, aquella se aplicará gradualmente, de acuerdo a las fases establecidas en el decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, y no podrá extenderse para ningún órgano de la Administración del Estado más allá del 31 de diciembre del año 2027.

Sin perjuicio de ello, cabe agregar que, de acuerdo al dictamen N° E311060, de 2023, antes de que comiencen a regir plenamente las modificaciones introducidas por la ley N° 21.180, el ordenamiento vigente permite que los organismos de la Administración del Estado implementen sistemas electrónicos para relacionarse con la ciudadanía, vía que, con la aplicación de ese cuerpo normativo, constituirá la regla acerca de la materia.

En ese contexto normativo y dado los términos de la presentación en análisis, esta Contraloría General entiende que la consulta planteada dice relación con la procedencia de eliminar los antecedentes de respaldo de pagos a proveedores que hubieren sido previamente digitalizados.

II. Fundamento jurídico

Sobre el particular, el inciso primero del artículo 21 de la ley N° 10.336, previene que este Organismo Contralor hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad que señala; efectuará la revisión de cuentas de todas las personas que administren fondos o bienes de los indicados en el inciso primero de su artículo 7° -recursos públicos, en general-, y podrá exigir informes, declaraciones o datos a cualquier funcionario sujeto a la autoridad de su control.

Agrega su inciso segundo, que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere de especial interés conservarlos.

Por su parte, el numeral 2 del título II del oficio circular N° 28.704, de 1981, de este Órgano de Control, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contado desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga o haya dispuesto que se guarden por un lapso mayor.

Enseguida, cabe hacer presente que, solo los documentos relacionados con el examen de cuentas corresponden a aquellos que deben ser objeto de autorización por parte de esta Contraloría General para su eliminación (aplica dictámenes N°s. 16.584 y 24.934, ambos de 2019, de este origen).

Además, las inspecciones y auditorías realizadas por este Organismo Fiscalizador tienen el carácter definitivo desde el momento en que se emite el respectivo informe final que da cuenta de su resultado (aplica dictamen N° 5.441, de 2014).

Finalmente, las solicitudes de autorización de supresión de documentos que se dirijan a esta Institución deben acompañar los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas, según el caso, que se requiere destruir, corresponden a cuentas revisadas por este Organismo, toda vez que ello resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o destrucción de dicha documentación (aplica dictamen N° 36.583, de 2017).

III.	Análisis y conclusión

De lo expuesto, cabe concluir que los antecedentes de respaldo de los pagos a proveedores en soporte papel a que hace alusión la Dirección del Trabajo, corresponden a documentación que es objeto de revisión por esta Contraloría General, puesto que tienen directa relación con la administración de fondos del Estado.

Ahora bien, como la ocurrente no acredita en su presentación que aquellos hayan sido revisados en forma definitiva por esta Entidad de Control, procede desestimar su solicitud, debiendo, por ende, mantenerlos en soporte papel para su consulta, con arreglo a los términos del citado artículo 21 de la ley N° 10.336 y de las instrucciones impartidas por esta Contraloría General a través del mencionado oficio circular N° 28.704, de 1981.

En consecuencia, no se autoriza a la Dirección del Trabajo eliminar los citados documentos, mientras no se cumpla con los requisitos antes señalados.

Saluda atentamente a Ud.,


JORGE BERMÚDEZ SOTO
Contralor General de la República