Dictamen N° 64

Texto del dictamen

N° D64                   Fecha: 18-02-2026

I. Antecedentes

El Fondo de Solidaridad e Inversión Social (FOSIS) requiere un pronunciamiento que determine si procede eliminar, previa digitalización, la documentación de los expedientes de los procesos de ejecución programática que mantiene -implementados por terceros, con financiamiento propio o en virtud de convenios de colaboración y transferencia de recursos-, a fin de ceñirse a los principios de eficiencia y eficacia en la función pública, y solucionar los problemas que genera su conservación material.

II. Fundamento jurídico

Sobre el particular, cabe consignar que la citada ley N° 18.845, que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos, define, en su artículo 1°, inciso primero, que una microforma es una imagen compactada o digitalizada de un documento original a través de una tecnología idónea para su almacenamiento, conservación, uso y recuperación posterior.

Su artículo 4° prevé que las microformas de los documentos aludidos y hechas en conformidad a dicho cuerpo normativo, tendrán, para todos los efectos, el mismo mérito del documento original.

A su turno, su artículo 6°, inciso primero, prohíbe la destrucción de todo documento de valor histórico o cultural, aunque conste en una microforma. Se entenderá que tienen tal carácter aquellos a los que se refiere el artículo 3°, inciso primero, que alude a los documentos pertenecientes a la administración pública centralizada y descentralizada y de registros públicos, y respecto de los cuales el Conservador del Archivo Nacional ejerza el derecho de oposición que establece ese precepto.

Por su parte, la referida ley N° 21.180, sobre transformación digital del Estado, facultó, en su artículo noveno transitorio, al Presidente de la República para que, mediante un decreto con fuerza de ley expedido por intermedio del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, determine los requisitos del método de elaboración, conservación y uso de las microformas y aquellos a emplear en la destrucción de los documentos originales a los que se refiere la ley Nº 18.845.

En virtud de dicha delegación, se emitió el decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020, del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, que, en su artículo 9°, y en concordancia con la citada ley N° 18.845, prohíbe la destrucción de los documentos originales en soporte papel que consten en una microforma pertenecientes a la administración pública centralizada o descentralizada y de registros públicos, respecto de los cuales el Conservador del Archivo Nacional señale fundadamente la necesidad de preservarlos por su valor histórico o cultural.

Añaden sus artículos 11 y 12 que, con la excepción indicada y la contenida en su artículo 10, se podrá iniciar el proceso de destrucción de los documentos en soporte papel verificando que hayan transcurrido diez años desde la fecha de la elaboración de la microforma de los documentos pertenecientes a la administración pública centralizada y descentralizada o de registros públicos, previa información mediante un aviso publicado en el Diario Oficial, efectuada con la antelación que indica, respecto de la fecha fijada para dicha destrucción.

En tanto, la jurisprudencia administrativa contenida, entre otros, en el dictamen N° E316717, de 2023, ha indicado que en virtud de los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos, previstos en los artículos 3° y 5° de la ley N° 18.575, los órganos de la Administración del Estado pueden aprovechar las ventajas que ofrece la aplicación de las leyes N°s. 18.845 y 19.799, a fin de que la obligación de conservar sus documentos sea cumplida propendiendo al uso de sistemas electrónicos y digitales de generación, soporte y almacenamiento de información, en la medida que ello resulte procedente.

Finalmente, los artículos 14 y 21 de la ley N° 10.336, disponen, en síntesis, que el Contralor podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción e incineración de los documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos, así como el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad que indica y la revisión de cuentas de quienes señala, respectivamente.

A su turno, el oficio circular N° 28.704, de 1981, de este origen, en lo que concierne a la documentación que tenga directa relación con la administración de fondos o bienes del Estado, instruye que tales instrumentos o sus digitalizaciones, según el caso, deberán ser mantenidos por el servicio durante un período de tres años, contado desde su revisión definitiva, sin perjuicio que esta entidad de control disponga que se guarden por un lapso mayor; o que deban conservarse hasta el finiquito del reparo u observación pertinente (aplica dictamen N° 81.069, de 2013).

III. Análisis y conclusión

Como puede advertirse, la normativa contenida en la citada ley N° 18.845 debe entenderse actualmente complementada por la regulación del referido decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020, que determina los requisitos del método de elaboración, conservación y uso de las microformas y de aquellos a emplear en la destrucción de documentos originales.

A su turno, debe precisarse que el FOSIS, según lo dispuesto en los artículos 7° y 12 de la ley N° 18.989, tiene el carácter de descentralizado y su jefe superior es su Director Ejecutivo, por lo que queda afecto a la prohibición establecida en los artículos 6° de la ley N° 18.845 y 9° del decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020.

Por ello, y en la medida que los expedientes por los que ese organismo público consulta se hubieren digitalizado conforme a las normas de la citada ley N° 18.845, puede entenderse resguardado su contenido y garantizado su acceso, y solo se podrá proceder a la destrucción de tal soporte físico en la medida que hayan transcurrido diez años desde la fecha de elaboración de la microforma, y siempre que el Conservador del Archivo Nacional no haya señalado fundadamente la necesidad de preservarlo por su valor histórico o cultural, ejerciendo el derecho de oposición que establece el artículo 6° de la ley N° 18.845.

Para tales efectos, y conforme a los referidos artículos 6° de la ley N° 18.845 y 12 del decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020, el FOSIS debe informar, mediante un aviso en el Diario Oficial, con una anticipación mínima de sesenta días respecto de la fecha fijada para su destrucción, señalando la fecha prevista para ello, data esta última hasta la cual el Conservador del Archivo Nacional podrá manifestar su oposición.

Con todo, es útil tener presente lo prescrito en el artículo 5°, inciso segundo, de la ley N° 18.575, en cuya virtud “Los órganos de la Administración del Estado deberán cumplir sus cometidos coordinadamente y propender a la unidad de acción, evitando la duplicación o interferencia de funciones”, por lo que, previo a adoptar cualquier decisión en orden a proceder a la destrucción de documentos, el FOSIS deberá implementar las medidas de coordinación pertinentes con el Archivo Nacional (aplica el criterio contenido, entre otros, el dictamen N° 19.524, de 2017, de este origen).

También el FOSIS debe tener en cuenta la preceptiva especial contenida en la citada ley N° 10.336 y en el referido oficio circular 28.704, de 1981, vinculada al ejercicio de las facultades de fiscalización de los bienes de la Administración del Estado, de los fondos públicos y del buen uso de los recursos públicos, con que cuenta este Organismo Contralor.

Saluda atentamente a Ud.,


VÍCTOR HUGO MERINO ROJAS
Contralor General de la República (S)