Dictamen N° E282779

Texto del dictamen

Nº E282779   Fecha: 30-XI- 2022

I. Antecedentes

Se ha dirigido a esta Contraloría General la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas (JUNAEB), para solicitar un pronunciamiento acerca de si procede tramitar electrónica e íntegramente los procesos disciplinarios llevados a cabo por ese organismo, dejando registro de cada gestión en un sistema creado para ese fin.

Funda su petición en que cuenta con un sistema de seguimiento de procedimientos disciplinarios que cumple con las exigencias de seguridad y confidencialidad, y en lo señalado sobre la materia por los dictámenes Nos 47.858, de 2012; 78.962, de 2015; 42.473, de 2016 y 7.816, de 2020, que permitieron efectuar a través de medios electrónicos algunas de las gestiones previstas en los procedimientos sumariales y también las calificaciones.

II. Fundamento jurídico

De manera preliminar, conviene adelantar que la ley N° 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, contiene normas sobre tramitación electrónica, las que, si bien han sido modificadas por el artículo 1° de la ley N° 21.180 -de Transformación Digital del Estado-, publicada el 11 de noviembre de 2019, tales modificaciones no han entrado en vigor de manera plena.

En efecto, el inciso primero del artículo segundo transitorio de este texto normativo expresa que “La presente ley entrará en vigencia ciento ochenta días después de la última de las publicaciones en el Diario Oficial a que se refiere el artículo cuarto transitorio”. Su inciso segundo -reemplazado por la ley N° 21.464- añade que “En todo caso, esta ley se aplicará gradualmente, de acuerdo a las fases establecidas en el decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, y no podrá extenderse para ningún órgano de la Administración del Estado más allá del 31 de diciembre del año 2027”.

El individualizado decreto con fuerza de ley determina la gradualidad para la aplicación del artículo 1º de la ley Nº 21.180, incorporando a los órganos de la Administración según los grupos que enuncia en su artículo 5°, encontrándose la JUNAEB en el grupo A.

Dicha aplicación gradual, conforme con lo expresado en los artículos 6° y 7° del citado decreto con fuerza de ley, se realizará respecto de las materias comprendidas en las fases que tales normas mencionan, correspondiéndole a la JUNAEB este año 2022 la etapa de preparación, la que consiste en que “Cada órgano de la Administración deberá identificar y describir las etapas de los procedimientos administrativos que desarrolla, y en particular la necesidad de notificación en cada uno de ellos. La División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia entregará las orientaciones técnicas respecto de esta fase”.

Efectuadas las precisiones anteriores, se debe anotar que conforme a los artículos 5° y 19 de la citada ley N° 19.880 -antes del nuevo tenor de esas normas, fijado por la referida ley N° 21.180-, el procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen, se expresarán por escrito o por medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija o permita otra forma más adecuada de expresión y constancia, reconociendo a la Administración del Estado la posibilidad de desarrollar sus actuaciones por medios y técnicas electrónicos, agregando que para ello procurarán proveerse de los medios compatibles, ajustándose al procedimiento regulado por las leyes.

Luego, es útil destacar que los artículos 3°, 5° y 8° de la ley N° 18.575 consagran los principios de eficiencia y eficacia en el actuar de los organismos públicos.

De las normas transcritas y citadas se desprende que el ordenamiento vigente antes de que comiencen a regir las modificaciones introducidas por la ley N° 21.180, permite a los órganos del Estado desarrollar sus actuaciones por medios electrónicos, vía que, con la aplicación de ese cuerpo normativo, constituirá la regla general acerca de la materia.

En relación con lo expuesto, cabe tener en consideración lo resuelto en el dictamen N° 42.473, de 2016, el que indicó que está permitido el uso de tecnologías de información para apoyar la labor administrativa, siempre que se dé cumplimiento a las disposiciones que regulen el procedimiento de que se trate y en tanto esas normas específicas no obsten a dicha posibilidad; que el servicio cuente con la factibilidad técnica para implementarlas, y que se adopten las medidas de resguardo necesarias para asegurar la veracidad e inviolabilidad de la información.

Por su parte, los dictámenes Nos 47.858, de 2012; 78.962, de 2015 y 7.816, de 2020, han permitido la realización de ciertas actuaciones dentro del proceso sumarial a través de medios tecnológicos, como la presentación de descargos, las notificaciones personal y las declaraciones; indicando el último de los pronunciamientos citados que, junto con observar las reglas dispuestas por la ley para la realización de los procedimientos disciplinarios, en el uso de los mecanismos electrónicos y digitales, se deberán respetar también los principios que los rigen, como el debido proceso y la fidelidad de las actuaciones que se efectúen mediante esas herramientas.

III. Análisis y conclusiones

Como puede advertirse, este Organismo de Control ha permitido que los organismos públicos realicen actuaciones del proceso sumarial a través de medios digitales o electrónicos, basándose en las disposiciones de las leyes Nos 18.575 y 19.880, actualmente vigentes.

Ello, en la medida que se cumplan las exigencias contenidas en los dictámenes citados, en orden a que en el uso de los medios electrónicos y digitales se deberán observar la reglas dispuestas por la ley para la realización de los procedimientos disciplinarios, en tanto estas no impidan dicha posibilidad; se respeten los principios que los rigen -como el debido proceso y la fidelidad de las actuaciones que se efectúen mediante esas herramientas tecnológicas-; que el servicio cuente con la factibilidad técnica para implementarlas, y se adopten las medidas de resguardo necesarias para asegurar la veracidad e inviolabilidad de la información.

Por lo tanto, en la medida que la JUNAEB respete los mencionados presupuestos, puede tramitar electrónicamente los procedimientos disciplinarios que sustancie a través del sistema que describe en su consulta, teniendo especial precaución en que la normativa que regula la materia no impida efectuar un determinado trámite mediante herramientas tecnológicas.

Sin perjuicio de lo anterior, es del caso hacer presente que dicho sistema deberá ajustarse a las disposiciones introducidas por la ley N° 21.180, en la medida que avance su aplicación gradual respecto del individualizado servicio.

Saluda atentamente a Ud. 

JORGE BERMÚDEZ SOTO
Contralor General de la República