Dictamen N° E222929

Texto del dictamen

Nº E222929                        Fecha: 09-VI-2022

I. Antecedentes

La Municipalidad de Iquique consulta si en el proceso de regularización del saldo contable que existe desde el año 2005 en la cuenta 11407 “Carta de Crédito”, relativa al financiamiento de la importación de piezas de madera que señala, puede considerar fotocopias de la documentación de respaldo para acreditar que los recursos fueron destinados a la finalidad autorizada, dado que se desconoce la ubicación de los documentos originales.

Asimismo, solicita se le instruya el procedimiento contable para la regularización de las cuentas 11604 y 21604 correspondientes a fluctuación de cambio, precisando la fecha en la que se debe considerar el valor del dólar para hacer el ajuste contable.

II. Fundamento jurídico

Sobre el particular, el artículo 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, previene que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones. Añade que, no obstante, en casos calificados, podrán aceptarse en subsidio de la documentación original, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario correspondiente.

Enseguida, cabe recordar que conforme a lo precisado en el dictamen N° 17.810, de 1986, la carta de crédito configura un medio de pago de las importaciones, el cual puede presentar diversas formas según sean los términos y condiciones que se convengan con la entidad bancaria, tales como que el importador proporcione los recursos necesarios a fin de que el banco efectúe el pago de la importación una vez cumplidas determinadas condiciones, o se comprometa a enterar los recursos en la fecha establecida al efecto.

III. Análisis y conclusiones

De los antecedentes tenidos a la vista se advierte que el 4 de agosto de 2005, el municipio aperturó una carta de crédito en el Banco BCI Corredores de Bolsa S.A., por la suma equivalente a US$48.431,86. En ella se explicitó que el pago a los beneficiarios por parte del banco se efectuaría a la vista en el mes octubre de 2005, contra la presentación de facturas, conocimiento de embarque, lista de empaque y certificado de origen.

Luego, a través del memorándum Nº 829, de 2006, la Secretaría Comunal de Planificación dio cuenta a la Dirección de Control de la importación de los materiales, adjuntando las facturas y certificados de recepción conforme, entre otros antecedentes, sin que está última hubiere validado dichos antecedentes para poder registrar el devengo de la operación.

Posteriormente, para efecto del registro del devengo se solicitó a la Dirección de Control su pronunciamiento, quien mediante el memorándum Nº 704, de 2020, formuló diversas observaciones a los antecedentes acompañados, señalando que no hay certeza de la recepción conforme de los materiales, entre otras materias.

Pues bien, considerando la falta de documentación original y el tiempo transcurrido desde la ocurrencia de los hechos económicos, esta Contraloría General no advierte inconveniente en que el municipio reconstituya el expediente a través de la copia o fotocopia de la documentación de respaldo, debidamente autentificada por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello, considerando lo establecido en el artículo 4° de la resolución 30, de 2015, con lo cual podrá registrar el devengo de la operación.

Dado lo anterior, el municipio deberá aplicar la norma de Errores, contenida en la resolución N° 3, de 2020 y el oficio CGR N° 101.166, de 2021, que complementa instrucciones sobre ajustes de errores y primera adopción, puesto que dicho registro debió haberse registrado en su oportunidad.

Así, se deberá efectuar un ajuste a los saldos iniciales 2022, cargando la cuenta 31102 Resultados Acumulados y abonando la cuenta 11407 Cartas de Créditos. Enseguida, corresponde regularizar los saldos de las cuentas 11604 y 21604, relacionados con las variaciones del tipo de cambio de dicho activo ya que no debieron contabilizarse, ajustando los saldos iniciales del año vigente y afectando las mencionadas cuentas contra la cuenta 31102 Resultados Acumulados.

Finalmente, se ha estimado conveniente indicar que los ajustes contables son sin perjuicio de la verificación de las operaciones, cifras y antecedentes sustentatorios que pueda determinar esta Entidad Superior de Control, en el ámbito de la fiscalización externa que le corresponde realizar.

Saluda atentamente a Ud.,


Por orden del Contralor General de la República
MARÍA SOLEDAD FRINDT RADA
Jefa División de Contabilidad y Finanzas Públicas