Dictamen N° E183337

Texto del dictamen

Nº E183337                        Fecha: 08-II-2022

El Servicio Nacional de Pesca y Acuicultura, SERNAPESCA, solicita autorización para la eliminación de determinados talonarios de cheques, en orden a que actualmente no se utilizarían dado que los pagos se realizan vía transferencia electrónica o de forma centralizada a través de la Tesorería General de la República.

Sobre el particular, es menester tener presente que el artículo 21 de la ley N° 10.336 de Organización y Atribuciones de la Contraloría General, expresamente previene que la Contraloría efectuará el examen de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad pública los que, transcurridos tres años de su revisión definitiva, podrán ser incinerados o destruidos, salvo que el Contralor General disponga o haya dispuesto que se guarden por un lapso mayor.

Enseguida, y en el mismo sentido, el numeral 2, del título II, del oficio circular N° 28.704, de 1981, de esta Entidad Fiscalizadora, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, establece, en lo pertinente, que toda la documentación relacionada con la contabilidad fiscal, municipal y, en general, gubernamental, o con cuentas concernientes a la administración de fondos o bienes del Estado, debe ser mantenida por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor, o que hayan sido objetados por los órganos de control interno o por fiscalizadores externos, en cuyo caso, deben conservarse hasta el finiquito de la observación o reparo respectivo.

Atendido lo anterior, las solicitudes de autorización de eliminación de documentos que los entes públicos dirigen a esta Contraloría General deben acompañar los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas, según el caso, que se requiere destruir, corresponden a cuentas aprobadas por este Organismo de Control, toda vez que ello, de acuerdo a lo manifestado precedentemente y a lo sostenido por la jurisprudencia administrativa existente al respecto, contenida, entre otros, en los dictámenes Nos 25.634 y 37.995, ambos de 2009, de este origen, resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o incineración de dicha documentación.

A su turno, resulta necesario confirmar si los documentos por los que se consulta, -las chequeras en cuestión- corresponden a especies valoradas, toda vez que conforme al artículo 13 de la Ley sobre Cuentas Corrientes Bancarias y Cheques -cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el decreto con fuerza de ley N° 707, de 1982, del Ministerio de Justicia- para que un cheque sea tal debe contener las menciones que esa norma señala, entre las que destaca, para efectos del análisis de la presentación en estudio, el lugar y la fecha de expedición; la cantidad girada, en letras y números; y la firma del librador.

Por su parte, el artículo 15 del precitado texto legal dispone que el cheque será girado en formularios numerados que suministrará gratuitamente el librado, en talonarios de serie especial para cada librador, salvo la situación que indica.

De este modo, de acuerdo con lo indicado por el servicio recurrente, las chequeras por las que se consulta constituyen solo formularios numerados entregados por el Banco Estado, sin que estos representen un documento valorizado, ya que no han sido girados para cumplir con alguna obligación de pago de una cantidad determinada en el mismo documento ni tampoco en comisión de cobranza (aplica oficio CGR N°59.062, de 2015).

En consecuencia, y considerando que, SERNAPESCA no ha acompañado a su petición antecedentes que permitan corroborar que los documentos que solicita eliminar corresponden a cuentas revisadas y aprobadas por esta Entidad de Control, deberá mantener la documentación correspondiente, con arreglo a los términos del citado artículo 21 de la ley N° 10.336 y de las instrucciones impartidas por esta Contraloría General a través del referido oficio circular N° 28.704, de 1981.

Finalmente, cabe hacer presente que SERNAPESCA deberá mantener las medidas correspondientes para cautelar el debido resguardo de los talonarios de cheques consultados.

Saluda atentamente a Ud.


Por orden del Contralor General
YOLANDA DEL CARMEN BASCUÑAN ARTEAGA
Jefa de División de Contabilidad y Finanzas Públicas (S)