Dictamen N° E146307

Texto del dictamen

Nº E146307                         Fecha: 12-X-2021

La Comisión para el Mercado Financiero, solicita que esta Entidad de Control se pronuncie en las siguientes materias:

a) Si procede la impresión de la documentación administrativa almacenada en su sistema Workflow, desde el 19 de marzo de 2020 a la fecha;

b) Si corresponde imprimir y firmar los documentos contables que permanecen en SIGFE, desde el 19 de marzo de 2020 a la fecha.

c) Se solicita autorizar y mantener los sistemas de Wokflow y SIGFE, almacenando en el primero los documentos que respaldan la operación administrativa y en el segundo, los documentos contables, conforme al artículo 6 de la resolución N° 30, de 2015.

d) Si las planchetas que detallan los bienes a cargo de cada funcionario pueden ser almacenadas en carpetas virtuales, sin necesidad de que los responsables las suscriban.

Al respecto, la Institución señala que, atendido el brote de COVID-19, mediante resolución N° 2.369/20, determinó que, a contar del 19 de marzo de 2020, las funciones se realizarían de manera remota, para lo cual deberían adoptarse todas las medidas que resulten pertinentes para asegurar adecuados grados de eficacia y eficiencia.

Asimismo, señala que dentro del ámbito de las funciones administrativas y de soporte, se han utilizado las herramientas tecnológicas a disposición de la Institución, destacándose el sistema Workflow, que facilita y automatiza la realización de la totalidad del proceso administrativo almacenando la documentación sustentatoria.

Sobre la materia, el artículo 2 de la resolución N° 30, de 2015, de este origen, señala, en lo que interesa, que toda rendición de cuentas deberá contener los comprobantes de ingresos, de egresos y de traspasos, con la documentación auténtica o la relación y ubicación de ésta cuando proceda.

A su vez, el artículo 5 de la citada resolución indica, en lo atingente, que los órganos públicos que estén obligados a rendir cuentas ante la Contraloría General, podrán hacerlo, previa autorización de este Organismo, con documentación electrónica o en formato digital, considerándose auténtico solo el documento electrónico de acuerdo a lo previsto en la ley N° 19.799 y sus reglamentos.

A continuación el artículo 6 precisa que el señalado permiso deberá solicitarse por escrito, a la Contraloría General, indicando las razones que motivaron tal solicitud y las características del o los sistemas automatizados de información que se pretendan utilizar, con el objeto de verificar que las técnicas y medios electrónicos sean compatibles con los que ella utilice y que los sistemas automatizados de tratamiento de información en que se almacena la documentación electrónica o digital pertinente, cuenten con un nivel de resguardo y seguridad que garantice su autenticidad, integridad y disponibilidad.

Luego, su artículo 7 indica, en lo que interesa, que, si la autenticidad de alguno de los documentos electrónicos no resulta suficientemente acreditada, la situación será observada con el objeto que se presente o ponga a disposición de esta Contraloría su representación impresa.

Precisado lo anterior, en relación a la petición señalada en las letras a), b) y c), corresponde indicar que la Comisión para el Mercado Financiero debe solicitar autorización para rendir las cuentas con documentación electrónica o en formato digital, de acuerdo a lo señalado en el citado artículo 6 de la resolución N° 30, de 2015, de este origen, adjuntando los antecedentes correspondientes, los que no fueron anexados en la presente consulta.

Sin perjuicio de lo anterior, corresponde señalar, respecto de la obligación de imprimir la documentación indicada en las letras a) y b) que, tratándose de un documento electrónico original, no es necesario que se emita una representación impresa del mismo, salvo que esta Contraloría lo requiera conforme al citado artículo 7 (aplica dictamen CGR N° E123426/21)

Por otra parte, en relación a lo consultado en la letra d), cabe señalar que el artículo 16 del decreto N° 577, de 1978, del ex Ministerio de Tierras y Colonización manifiesta que “Los bienes muebles de uso que se encuentren en cada una de las oficinas y dependencias de una Unidad Operativa deberán anotarse en una Hoja Mural en que se consignarán las especies que existen en ella con el número de orden que les corresponde en el inventario y su estado de conservación. Esta Hoja Mural será firmada en duplicado por el Jefe o el funcionario de mayor grado que labore en la oficina y por el encargado del Inventario. Un ejemplar de la Hoja Mural se colocará en un lugar visible de aquélla, y el otro deberá conservarlo el encargado del Inventario”.

Al respecto, corresponde señalar que el dictamen CGR N° 88.553, de 2015, determinó que el deber reglamentario de anotación de los bienes muebles de uso de cada oficina o dependencia estatal puede cumplirse a través de medios electrónicos, siempre que con ello se cumpla con el objetivo de la norma e indicaciones del citado dictamen.

Finalmente, en cuanto a la necesidad de suscribir las hojas murales virtuales, dado que corresponde a una exigencia del artículo 16 del citado decreto, corresponde que esta se salvaguarde mediante firmas electrónicas para cumplir con el objetivo de la norma.

Saluda atentamente a Ud.


Por Orden De Contralor General
YOLANDA DEL CARMEN BASCUÑAN ARTEAGA
Jefa (S) División de Contabilidad y Finanzas Públicas