Dictamen N° E139170

Texto del dictamen

Nº E139170                       Fecha: 15-IX-2021

Se ha dirigido a esta Contraloría General el Comandante en Jefe de la Armada de Chile, solicitando un pronunciamiento que incide en determinar la procedencia de eliminar las hojas de vida de miembros de esa institución ya fallecidos, considerando que al notificar a los respectivos deudos de solicitudes de acceso a la información de tales instrumentos que le han sido formuladas, estos últimos se han opuesto a su entrega -fundados en el artículo 20 de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285-, requiriendo al mismo tiempo su incineración.

Como cuestión previa, cabe hacer presente que el aludido precepto previene que cuando la solicitud de acceso a la información se refiera a antecedentes que contengan información que pueda afectar los derechos de terceros, la jefatura superior del órgano de la Administración del Estado requerido debe comunicar a quienes se refiere o afecta la información, la facultad que les asiste para oponerse a la entrega de los documentos solicitados, en la forma y plazos que indica, la que de deducirse impide proporcionarla, salvo resolución en contrario del Consejo para la Transparencia.

Sobre el particular, el artículo 85 del decreto con fuerza de ley N° 1, de 1997, del Ministerio de Defensa Nacional, que Establece el Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas, dispone que “Corresponderá a las Direcciones del Personal o Comando de Personal de cada Institución la responsabilidad del sistema de calificaciones del personal, como asimismo la custodia y archivo de sus hojas de vida y calificaciones durante su permanencia en actividad y hasta cinco años después de su retiro o fallecimiento. Transcurrido este plazo, estos documentos serán archivados en conformidad a las disposiciones que rijan para cada Institución”.

A su turno, el Reglamento de Publicaciones y Tramitaciones de la Armada, aprobado por la resolución C.J.A. Ord. Nº 6568/5495, de 2005, en su artículo 1214° contempla la existencia de tres archivos, cuales son, el transitorio, el permanente y el histórico.

Conforme con los artículos 1215° a 1218° del reglamento institucional, en el archivo transitorio se guarda la documentación de actualidad, la que al término del año calendario se mantiene en el archivo permanente por un lapso de cuatro años si se trata de documentos ordinarios o por diez años si son clasificados como secretos y reservados. Al término de tales períodos los documentos se incineran, salvo los que, previa selección, aún se mantengan vigentes y los que se incorporen al archivo histórico, cuales son los que se refieran a hechos de envergadura que constituyan antecedentes de valor histórico institucional.

De este modo, se advierte que la normativa institucional, en lo que respecta a las hojas de vida y de calificaciones del personal, no se aviene con el citado artículo 85 del Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas, toda vez que esa disposición legal ordena su archivo y custodia durante la permanencia en actividad y hasta cinco años después de su retiro o fallecimiento, transcurrido lo cual deben ser archivadas, sin que limite ese archivo a un determinado período.

Así, la precitada disposición legal, por su especialidad, debe aplicarse con preeminencia a los plazos previstos en el Reglamento de Publicaciones y Tramitación de la Armada, como asimismo a lo dispuesto en el inciso final del artículo 14 del decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, el que junto con excepcionar de remitir al Archivo Nacional la documentación, en lo que interesa, de las Fuerzas Armadas, establece que se archivará y eliminará conforme a lo que disponga la reglamentación ministerial e institucional respectiva.

En este contexto, la información correspondiente a las hojas de vida y de calificaciones del personal de la Armada de Chile debe permanecer archivada indefinidamente en esa institución, por lo que no procede su total eliminación, sin perjuicio de que esa entidad pueda almacenar los documentos que forman parte de sus archivos a través de medios tecnológicos, utilizando al efecto los mecanismos que al efecto prevé la normativa vigente.

En efecto, en virtud de los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos, previstos en los artículos 3° y 5° de la ley N° 18.575, esa institución puede aprovechar las ventajas que le ofrece el ordenamiento jurídico, a fin de que la obligación de conservar sus documentos, sea cumplida propendiendo al uso de sistemas electrónicos y digitales de generación, soporte y almacenamiento de información, en la medida que ello resulte procedente (aplica criterio contenido en el dictamen N° 34.050, de 2016).

Saluda atentamente a Ud.


JORGE BERMÚDEZ SOTO
Contralor General de la República