Dictamen N° E124197

Texto del dictamen

Nº E124197                    Fecha: 23-VII-2021

Se ha dirigido a esta Contraloría General el Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, solicitando la reconsideración del dictamen N° 34.050, de 2016, de este origen, que concluyó, en síntesis, que la expresión “Departamentos de Estado”, a que se refiere el artículo 14 del decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, del actual Ministerio de Educación, debe entenderse comprensiva de todos los organismos centralizados y descentralizados que integran la Administración del Estado -entre los que se incluyen los municipios-, por lo que las entidades edilicias debían remitir al Archivo Nacional la documentación generada, que no forme parte de sus libros de actas, que tenga una antigüedad de cinco años.

Fundamenta su petición, en que el mencionado artículo 14 del decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, al establecer una regla de transferencia documental específica respecto de las municipalidades, estas no deben incluirse dentro de la categoría de “Departamento de Estado” para efectos de cumplimiento del citado precepto legal, debiendo, para el caso de los entes comunales, verificarse únicamente la transferencia documental de los libros de actas municipales que tengan más de sesenta años de antigüedad.

Como cuestión previa, resulta necesario recordar, que el citado dictamen N° 34.050, de 2016, pronunciándose sobre el deber de los gobiernos regionales de remitir al Archivo Nacional los documentos que cumplan la antigüedad que indica, precisó, en base a los alcances de los artículos 38 de la Constitución Política y 1° de la ley N° 18.575, que la expresión “Departamentos de Estado” debe entenderse comprensiva de todos los organismos centralizados y descentralizados que forman parte de la Administración del Estado, por lo que, conforme al artículo 14 del decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, resulta exigible, respecto de estos, la obligación de remitir al Archivo Nacional, en el mes de marzo de cada año, la documentación que haya cumplido cinco años de antigüedad desde su emisión.

Puntualizado lo anterior, cabe señalar, que el inciso primero, parte pertinente, del artículo 14 del aludido decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, dispone que ingresarán anualmente al Archivo Nacional: a) Los documentos de los Departamentos de Estado que hayan cumplido cinco años de antigüedad; b) Los documentos de las Intendencias y Gobernaciones que hayan cumplido 60 años de antigüedad; c) Los libros de actas de las Municipalidades que tengan más de sesenta años de antigüedad.

Al respecto, tanto la jurisprudencia administrativa de esta Entidad de Control, como el Tribunal Constitucional, han sostenido que las municipalidades son servicios públicos constitucionalmente autónomos, que forman parte de la Administración del Estado, por lo que constituyen órganos descentralizados, tanto desde un punto de vista funcional, como territorial (aplica criterio contenido en el dictamen N° 26.211, de 2018).

Luego, el dictamen N° 34.050, de 2016, cuya reconsideración se solicita, no pudo sino concluir que, siendo el término “Departamentos de Estado” comprensivo de todos los organismos centralizados y descentralizados que integran la Administración del Estado, conforme a los artículos 38 de la Constitución Política y 1° de la ley N° 18.575, los municipios forman parte de dicha categoría.

Por ello, resulta evidente que, no existiendo una distinción especial respecto del tipo de documentación que se prevé en la letra a) del artículo 14 del decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, todos los documentos que generen los organismos que actualmente se consideran comprendidos dentro del término “Departamentos de Estado” -dentro de ellos, por cierto, las municipalidades-, deben enviarse al Archivo Nacional una vez cumplidos cinco años de antigüedad.

Corrobora lo anterior, la circunstancia que la letra c) de la disposición en comento prevé, precisamente, una excepción respecto de un tipo de documentación que generan los municipios, y es la situación de sus libros de actas, siendo únicamente estos documentos municipales los que deben enviarse al Archivo Nacional cuando cumplan sesenta años de antigüedad. Dicho tratamiento, como se indicó, no corresponde que se aplique al resto de los documentos generados por esas entidades.

En consecuencia, considerando que el tema ha sido analizado por este Organismo de Control y dado que, en esta oportunidad la entidad recurrente no aporta nuevos antecedentes ni invoca nuevos argumentos que permitan variar lo concluido en el citado dictamen N° 34.050, de 2016, se desestima la solicitud de reconsideración formulada.

Sin perjuicio de lo anterior, cumple hacer presente, que tal como lo precisa el propio dictamen N° 34.050, de 2016, en cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos, previstos en los artículos 3° y 5° de la ley N° 18.575, los organismos de la Administración del Estado -entre los cuales se encuentran las municipalidades-, pueden utilizar los sistemas electrónicos y digitales de generación, soporte y almacenamiento de información, cuando ello resulte procedente.

Saluda atentamente a Ud.,


JORGE BERMÚDEZ SOTO
Contralor General de la República