Dictamen N° E123426

Texto del dictamen

Nº E123426                              Fecha: 21-VII-2021

El Fondo de Solidaridad e Inversión Social (FOSIS), ha formulado diversas consultas sobre las rendiciones de cuentas a través del SISREC, que deben efectuar receptores privados respecto de recursos transferidos por ese servicio, las cuales serán atendidas en el orden siguiente.

Como cuestión previa, cabe señalar que el SISREC es una herramienta informática y gratuita que la Contraloría General pone a disposición de los servicios públicos y las entidades privadas para que efectúen la rendición de cuentas de la ejecución de los recursos públicos entregados, utilizando documentación electrónica y/o digital. Cabe agregar que dicho sistema no altera las reglas generales establecidas en la resolución Nº 30, de 2015, de esta Entidad de Control.

Precisado lo anterior, la primera consulta dice relación con si resulta suficiente que los instrumentos mercantiles digitales y aquellos suscritos con firma electrónica avanzada sean ingresados al SISREC, o si se debe guardar una copia impresa de los mismos.

Al respecto, de acuerdo a la letra d) del artículo 2º de la ley Nº 19.799, documento electrónico es “toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior”.

Luego, el artículo 5º de la citada resolución Nº 30, de 2015, establece que la rendición de cuentas podrá hacerse, previa autorización de este Organismo, con documentación electrónica o en formato digital. Agrega, que se considerará auténtico solo el documento electrónico, de acuerdo a lo previsto en la ley Nº 19.799, en tanto que, cuando los documentos en soporte de papel se presenten en formato digital, este se considerará copia simple de aquellos. Añade su inciso cuarto que, en situaciones calificadas por la Contraloría General, el documento digitalizado podrá aceptarse en subsidio del original, en la medida que se encuentre debidamente autentificado, a lo menos, mediante firma electrónica simple.

Su artículo 7º indica, en lo que interesa, que si la autenticidad de alguno de los documentos electrónicos no resulta suficientemente acreditada, la situación será observada con el objeto que se presente o ponga a disposición de esta Contraloría su representación impresa.

Su artículo 9º previene que la Contraloría podrá verificar la conformidad del documento digitalizado con la documentación auténtica, la que deberá ser entregada en el plazo que al efecto se fije.

Como se advierte, acorde con la referida resolución N° 30, la documentación original de la rendición de cuentas puede generarse en formato papel o electrónico. Asimismo, el soporte papel puede derivar en un documento digitalizado, el cual podrá ser aceptado en la medida que se encuentre autentificado, sin perjuicio que esta Entidad pueda requerir el original para verificar su conformidad.

En consecuencia, ingresado un documento digital al expediente electrónico del SISREC, corresponde conservar el respectivo antecedente original en papel. Por su parte, tratándose de un documento electrónico, no es necesario que se emita una representación impresa del mismo, salvo que esta Contraloría lo requiera conforme al citado artículo 7º.

Enseguida, el FOSIS pregunta cuánto tiempo debe, el ejecutor privado, resguardar la documentación original en papel -ello, según entiende esta Institución, en aquellos casos en que el receptor privado está autorizado para mantener en su poder tales antecedentes-.

Sobre el particular, conforme al inciso segundo del artículo 21 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, y al oficio circular N° 28.704, de 1981, de este origen, los documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se conserven por un lapso mayor.

En armonía con lo anterior, los artículos 23 y 27, letra c) de la precitada resolución Nº 30, previenen que el otorgante deberá mantener a disposición de este Órgano de Control los antecedentes relativos a la rendición de cuentas de las transferencias al sector privado, permitiendo que, en casos calificados por aquél y autorizados por la Contraloría General, la documentación se mantenga en poder del receptor privado, en cuyo caso los organismos públicos deben adoptar los resguardos que garanticen a esta Entidad el libre acceso y un completo examen documentado de las cuentas.

Como se aprecia, tratándose de recursos transferidos a una entidad del sector privado, los documentos originales de la rendición de cuentas deben permanecer, por regla general, en la sede del organismo público otorgante de los fondos, sin perjuicio que excepcionalmente puedan ser conservados en la sede del organismo privado para el respectivo examen, en la medida que esta Contraloría lo autorice (aplica dictamen N° 44.960, de 2017).

Así, cuando se conceden las excepcionales autorizaciones de los aludidos artículos 23 y 27, letra c), el receptor privado debe mantener la documentación a disposición de esta Entidad de Control por el mismo periodo a que se encuentra obligada la entidad pública, esto, debe resguardarla por un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se conserven por un lapso mayor.

Por otra parte, ese servicio consulta si el receptor privado puede financiar con cargos a los recursos transferidos los costos de custodia. Asimismo, solicita determinar cuáles son las obligaciones de dicho ente privado en caso de extravío de la documentación original -según entiende esta Entidad, en aquellos casos en que este sea autorizado para mantener en su poder la documentación original-, y qué medidas debe adoptar ese servicio en caso de quiebra o cierre de actividades de tales entidades. Finalmente, requiere se precise si puede incorporar al SISREC las rendiciones de agrupaciones de hecho que carecen de personalidad jurídica.

Al respecto, cabe señalar que tales solicitudes recaen sobre situaciones hipotéticas y planteadas en términos genéricos, sin que se acompañen los antecedentes de hecho y derecho, necesarios para su debida resolución, por lo que esta Entidad debe abstenerse de emitir un pronunciamiento en esta oportunidad.

Sin perjuicio de lo anterior, cumple con informar que esta Contraloría General se ha pronunciado respecto del financiamiento de gastos administrativos, como podrían ser los referidos precedentemente y sobre la forma de rendir cuentas en caso de extravío de la documentación fundante, entre otros, en los dictámenes N°s. 79.420, de 2014; 1.322 y 14.853, ambos de 2017, cuyas copias se remiten para conocimiento.

Saluda atentamente a Ud.


JORGE BERMÚDEZ SOTO
Contralor General de la República