Dictamen N° E59546

Texto del dictamen

Nº E59546                              Fecha: 14-XII-2020

Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2020, esta Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en impartir al Tribunal Calificador de Elecciones, a los Tribunales Electorales Regionales, al Tribunal de Defensa de la Libre Competencia, al Consejo para la Transparencia, al Instituto Nacional de Derechos Humanos y a los Tribunales Ambientales, las siguientes instrucciones sobre la materia:

1.- PERÍODO DE VIGENCIA EJERCICIO CONTABLE

El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. Luego, las cuentas del ejercicio contable deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año.

2.- TRAMITACIÓN DE RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

Considerando lo expresado en el punto anterior, las resoluciones que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes para el año 2020, afectas al trámite de toma de razón, serán tramitadas por este Organismo Contralor siempre que sean emitidas y recepcionadas antes del 1 de enero de 2021.

Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir sólo después de su total tramitación, razón por la cual esas entidades del Sector Público deberán adoptar las providencias necesarias para que los documentos modificatorios de sus presupuestos sean tramitados oportunamente.

3.- REGULARIZACIÓN DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS

En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975 y sus modificaciones, Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2021.

Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios y/o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2020, cuando proceda.

4.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2020, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devenguen o se hagan exigible los derechos y obligaciones considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que se produzca su percepción o pago.

Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que dan soporte a la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho o facturas. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron, para ese efecto, fundamentos, el contrato u orden de compra.

No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2020, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto año 2020, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente, considerándose, por lo tanto, como condición básica para el devengamiento haber recibido conforme el bien adquirido o el servicio prestado.

En especial, previo al cierre del ejercicio contable se debe tener en cuenta lo establecido en el artículo 3° de la ley N° 19.983, que regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a la copia de la factura, en cuanto a que se tendrá por irrevocablemente aceptada la factura si no se reclama en contra de su contenido o de la falta total o parcial de la entrega de los bienes o la prestación de los servicios, mediante alguno de los siguientes procedimientos: 1) Devolviendo la factura y la guía(s) de despacho, en su caso, al momento de la entrega o 2) Reclamando en contra de su contenido o de la falta total o parcial de la entrega de los bienes o de la prestación del servicio, dentro de los ocho días corridos siguientes a su recepción. Lo anterior, con el propósito de que el servicio efectué oportunamente las gestiones que permitan evitar reconocer obligaciones respecto de las cuales no existe recepción conforme de los bienes y servicios.

La factura también se tendrá por irrevocablemente aceptada cuando el deudor, dentro del plazo de ocho días señalado anteriormente, declare expresamente aceptarla, no pudiendo con posterioridad reclamar en contra de su contenido o de la falta total o parcial de entrega de las mercaderías o de la prestación del servicio.

Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere.

5.- REVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE DEL EJERCICIO

Las contabilizaciones que se registren entre el 1 de enero de 2022 y la fecha de cierre del ejercicio contable 2020, deberán corresponder a hechos económicos ocurridos durante el año 2020.

En ese contexto, al cierre del ejercicio contable año 2020, corresponde verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente en los siguientes aspectos:

 Los saldos de las cuentas deben responder a su naturaleza, esto es, las cuentas de Activo y Gastos Patrimoniales deben tener Saldo Deudor y las cuentas de Pasivo e Ingresos Patrimoniales Saldo Acreedor.

Tratándose de las cuentas de complemento o valuación, debe tenerse en consideración que la naturaleza de su saldo es inverso al de la cuenta principal, esto es, si complementa a una cuenta de Activo, tendrá Saldo Acreedor; por el contrario, si complementa a una cuenta de Pasivo, tendrá Saldo Deudor.

 Al inicio del ejercicio 2020, el saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, representativa del resultado del año anterior, debió traspasarse a la cuenta 31102 Resultados Acumulados, en consecuencia, esta cuenta debe estar saldada antes de la determinación del resultado del ejercicio correspondiente al año 2020.

 Al 31 de diciembre de 2020, los saldos de las cuentas 11301 Inversiones Temporales -cuentas nivel 2-, deben traspasarse a las cuentas 12201 Inversiones a Corto Plazo -a sus respectivas cuentas nivel 2-, de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento D-02 Regularización de Inversiones Temporales Cuyo Rescate se Realiza en Ejercicios Futuros, incluido en el oficio N° 96.016, de 2015, de este origen. Por ello, las cuentas de Inversiones Temporales no deben presentar saldo al 31 de diciembre de cada año.

 Si las cuentas 11401 Anticipos a Proveedores, 11403 Anticipos a Rendir Cuenta, presentan saldos al 31 de diciembre de 2020, estos deben corresponder a los recursos monetarios girados desde las cuentas corrientes bancarias cuyo devengo aún no se ha materializado.

 Antes del cierre del año 2020, los servicios deben traspasar la porción del activo y pasivo financiero que vence en el año 2021, a las cuentas de corto plazo habilitadas para ese efecto.

 Antes del cierre del ejercicio, se debe efectuar una evaluación de deterioro de sus activos considerando la normativa sobre la materia, para lo cual se deberá contar con el respaldo de la metodología definida para tal efecto.

 Antes del término del ejercicio se debe efectuar una revisión de la vida útil de bienes de uso e intangibles.

 Previo al término del ejercicio se debe revisar si procede reconocer provisiones, generales y de beneficios de los empleados, y además si existen pasivos contingentes que hayan modificado su condición.

 Los saldos de las cuentas de Activos relacionadas con Bienes de Uso y Disponibilidades, deben ser validados en forma periódica conforme a los procedimientos de control de inventario, arqueo de caja y conciliaciones bancarias, asegurando la consistencia con los registros auxiliares de dichas cuentas.

6.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES CONTABLES DEL MES DE DICIEMBRE DE 2020

De acuerdo a lo dispuesto en el oficio circular N° 101.975, de 2015, de este origen, las entidades enunciadas en el párrafo primero, deberán enviar a este Organismo Contralor, el Balance de Comprobación y de Saldos y el Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria correspondiente al mes de diciembre del año en curso, hasta el 15 de enero de 2020.

Para efecto del envío de los reportes correspondientes al mes de enero de 2020, los servicios deberán escanear y remitir dichos documentos mediante archivo en formatos PDF y Excel, al Sistema de Recepción SIREF, habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl, e ingresar con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor.

8.- CIERRE DE CUENTAS

Para los efectos del cierre de las cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios y de Ingresos y Gastos Patrimoniales al 31 de diciembre de 2020, deberá aplicarse la normativa contable vigente contenida en la resolución N° 16, de 2015, de este Organismo Contralor, y en los procedimientos identificados como P-01 Cierre de las Cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios y P-02 Cierre de las Cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales, contenidos en el oficio circular N° 96.016, de 2015, de este origen.

Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes, para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones.

Saluda atentamente a Ud.,


JORGE BERMÚDEZ SOTO 
Contralor General de la República