Dictamen N° E59544

Texto del dictamen

Nº E59544                               Fecha: 14-XII-2020

Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2020, esta Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en impartir a ese Servicio de Tesorerías, en relación con la Partida Tesoro Público, las siguientes instrucciones sobre la materia:

1.- PERÍODO DE VIGENCIA EJERCICIO CONTABLE

El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. Luego, las cuentas del ejercicio contable deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año.

2.- TRAMITACIÓN DE DECRETOS SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

Considerando lo expuesto en el punto anterior, los decretos que dispongan modificaciones al presupuesto vigente del Tesoro Público para el año 2020, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor siempre que sean emitidos y recepcionados antes del 1 de enero de 2021.

Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir sólo después de su total tramitación, razón por la cual esa entidad deberá adoptar las providencias necesarias para que los actos modificatorios de sus presupuestos sean tramitados oportunamente.

3.- REGULARIZACIÓN DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS

En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del citado decreto ley N° 1.263, de 1975, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2021.

Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios y/o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2020, cuando proceda.

4.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2020, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devenguen o se hagan exigible los derechos y las obligaciones, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que se produzca su percepción o pago.

Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda.   Así tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que dan soporte a la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho o facturas. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron, para ese efecto, fundamentos, el contrato u orden de compra.

No obstante, lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2020, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto año 2020, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente, considerándose, por lo tanto, como condición básica para el devengamiento, el haber recibido conforme el bien adquirido o el servicio prestado.

Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor, en el ámbito de la fiscalización que le corresponde realizar.

5.- REVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE

Las contabilizaciones que se registren entre el 1 de enero de 2021 y la fecha de cierre del ejercicio contable 2020, deberán corresponder a hechos económicos ocurridos durante el año 2020
En el contexto, al cierre del ejercicio contable año 2020, corresponde verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente en los siguientes aspectos:

 Los saldos de las cuentas deben responder a su naturaleza, esto es, las cuentas de Activo y Gastos Patrimoniales deben tener Saldo Deudor y las cuentas de Pasivo e Ingresos Patrimoniales Saldo Acreedor.

Tratándose de las cuentas de complemento o valuación, debe tenerse en consideración que la naturaleza de su saldo es inverso al de la cuenta principal, esto es, si complementa a una cuenta de Activo, tendrá Saldo Acreedor; por el contrario, si complementa a una cuenta de Pasivo, tendrá Saldo Deudor.

 Al inicio del ejercicio 2020, el saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, representativa del resultado del año anterior, debió traspasarse a la cuenta 31102 Resultados Acumulados, en consecuencia, esta cuenta debe estar saldada antes de la determinación del resultado del ejercicio correspondiente al año 2020.

 Antes del cierre del año 2020, el servicio debe traspasar la porción del activo y pasivo financiero que vence en el año 2021, a las cuentas de corto plazo habilitadas para ese efecto.

 Antes del cierre del ejercicio, se debe efectuar una evaluación de deterioro de sus activos considerando la normativa sobre la materia, para lo cual se debe contar con el respaldo de la metodología definida para tal efecto.

 Previo al término del ejercicio se debe revisar si procede reconocer provisiones, generales y de beneficios de los empleados.

 Los saldos de las cuentas de Activos relacionadas con Disponibilidades, deben ser validados en forma periódica conforme a los procedimientos de control de arqueo de caja y conciliaciones bancarias, asegurando la consistencia con los registros auxiliares de dichas cuentas.

 El Tesoro Público deberá analizar las cuentas involucradas en el registro contable del Procedimiento de Pago Centralizado de Facturas Electrónicas, resguardando que los activos, pasivos, ingresos y gastos reflejen correctamente las transacciones. En especial, se debe verificar que las cuentas 21527 y 21409, no presenten saldo previo al cierre del ejercicio contable, por efecto del procedimiento de pago centralizado, debiendo efectuarse las gestiones necesarias para regularizar cualquier diferencia.

 En el contexto de la pandemia del COVID, es necesario verificar el adecuado registro de sus consecuencias económicas , en particular respecto de las donaciones en especie, valorización de préstamos entregados en condiciones favorables, surgimiento de activos o pasivos contingentes y deterioro en Bienes Financieros.

6.- FECHA DE PRESENTACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y DE SALDOS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2020

De acuerdo a lo dispuesto en el oficio circular N° 101.974, de 2015, de esta Contraloría General, el Servicio de Tesorerías en relación con la Partida Tesoro Público, deberá enviar a este Organismo Contralor un Balance de Comprobación y de Saldos al último día del mes que se informa. El reporte correspondiente al mes de diciembre de 2020, deberá ser remitido a más tardar el 15 de enero de
2021.

Para efectos del envío del Balance de Comprobación y Saldos, el servicio deberá escanear y remitir dicho documento, mediante un archivo en formatos PDF y Excel, al Sistema de Recepción SIREF, habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl, e ingresar con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor.

7.- CIERRE DE CUENTAS

Para los efectos del cierre de las cuentas de Ejecución Presupuestaria y de Ingresos y Gastos de Gestión al 31 de diciembre de 2020, deberá aplicarse la normativa y procedimientos contables vigentes contenidos en resolución CGR N° 16 y el oficio CGR N° 96.016, de 2015, ambos de este Organismo de Control.

Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones.

Saluda atentamente a Ud.,


JORGE BERMÚDEZ SOTO
Contralor General de la República