Dictamen N° 17345

Texto del dictamen

N° 17.345                               Fecha: 26-VI-2019

El rector de la Universidad Católica del Maule requiere autorización para rendir cuentas al Gobierno Regional del Maule (GORE) con copias autentificadas por el ministro de fe de esa casa de estudios y mantener bajo su custodia la documentación relativa a los proyectos “Introducción de tres especies forestales oleaginosas”, “Laboratorio regional de biotecnologías aplicadas- vitrotech”, “Frutos perdidos del bosque coile, arrayán y chequén”, Producción de plásticos biodegradables en el Maule”, Mejoramiento de berries, inducción de poliploides”, “Desarrollo de unidad suplementaria de polinización”, “Mejoramiento de la AFC ligada al cultivo de ají”,  “Valoración de residuos con agentes antiglicantes”, “Obtención de biofiltros a partir de residuos lignoceluloso” y “Territorios vecinales innovadores”.

Funda su petición, señalando que debe mantener en su poder la documentación original de las rendiciones para los efectos de la fiscalización del Servicio de Impuestos Internos y que con esta autorización se pretende evitar el alto riesgo de pérdida o extravío de un alto volumen de documentos.

Sobre el particular, cabe señalar que el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, dispone que todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de acuerdo con la resolución N° 30, de 2015, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas.

En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la citada resolución, previene que se considerará auténtico solo el documento original. No obstante, en su inciso segundo agrega que en casos calificados por esta Contraloría General podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello.

A continuación, su artículo 23, inciso primero, establece que en casos calificados por el organismo otorgante, y autorizados por la Contraloría General, la documentación de la rendición de cuentas podrá encontrarse en poder de la persona o entidad receptora del sector privado, a disposición de este Órgano de Control para su respectivo examen.

Por otra parte, el artículo 17 del Código Tributario señala que toda persona que deba acreditar la renta efectiva lo hará mediante contabilidad fidedigna, salvo norma en contrario. Al respecto, el Servicio de Impuestos Internos se ha pronunciado mediante sus oficios N°s. 3.291, de 2009; 2.013, de 2013 y 129, de 2014, entre otros, indicando que de acuerdo a lo prescrito en el anotado artículo 17, persiste para el contribuyente la obligación de mantener y conservar los documentos tributarios originales conforme a las reglas generales para el cumplimiento de sus deberes en esta materia.

Luego, corresponde aclarar que la autorización del aludido artículo 4° es distinta de la prevista en el artículo 23, pues tal como lo especificaron las instrucciones que sobre esta materia impartió esta Contraloría General mediante su oficio N° 44.960, de 2017, difieren en el lugar y en los antecedentes con los cuales se realiza el examen de cuentas en uno y otro caso.

En efecto, mientras en el primer caso esta Entidad de Control examina las copias autentificadas que se encuentran en poder del organismo público otorgante de los recursos, en el segundo, en cambio, los funcionarios de esta Institución deben dirigirse a las dependencias de la entidad privada receptora para revisar la documentación original de las rendiciones.

Precisado lo anterior, atendido que el aludido artículo 23 exige que sea el otorgante de los recursos públicos quien califique los casos en que proceda otorgar esa autorización, esta Contraloría General procedió a requerirle informe al GORE.

Al respecto, el Intendente de esa región se manifestó a favor de otorgar a la aludida Universidad la autorización del artículo 4° para rendir cuentas con copias autentificadas de la documentación original, con el fin de dar cumplimiento de la normativa la tributaria.

De esta manera, atendido lo dispuesto por la referida autoridad y la circunstancia que el GORE no acreditó los motivos calificados que ameriten que la Universidad Católica del Maule mantenga en su poder la documentación original de los proyectos a que se refiere la consulta, ni señaló los resguardos que adoptaría para garantizar el libre acceso y completo examen de las respectivas cuentas, se rechaza, por ahora, la autorización del aludido artículo 23.

Sin embargo, considerando que el cumplimiento de la preceptiva tributaria antes invocada sí constituye un motivo fundado para acceder al permiso regulado en el citado artículo 4°, se otorga tal autorización, la que se extiende únicamente a los documentos tributarios y no a todos los antecedentes que conforman el respectivo expediente de rendición, tal como lo ha establecido, entre otros, el dictamen N° 5.865, de 2019, de esta Entidad de Fiscalización.

Por lo tanto, la Universidad Católica del Maule, podrá presentar copias o fotocopias autentificadas de la documentación a que se refiere el artículo 17 del Código Tributario, en los citados proyectos en el que debe rendir cuentas al GORE otorgante de los recursos de la especie.

Por último, y tal como lo ha manifestado esta Órgano de Control mediante su dictamen N° 10.650, de 2015, se debe hacer presente que la mencionada autentificación solo pueden efectuarla aquellas personas a las cuales la ley les confiere la calidad de ministros de fe -las que podrán formar parte de la dotación del órgano administrativo otorgante de los recursos o no, como acontece en este último caso con los notarios públicos, o bien, por los funcionarios públicos que sean designados por la autoridad competente.

Acorde con lo anterior, la referida autentificación deberá ser otorgada por la autoridad o funcionario correspondiente del referido gobierno regional.

Saluda atentamente a Ud.


Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República