Dictamen N° 2033

Texto del dictamen

N° 2.033                               Fecha: 21-I-2019

La Subsecretaría de Relaciones Exteriores formula diversas consultas en relación a gastos efectuados por representaciones de Chile en el exterior. 

Como cuestión previa, es útil recordar que, según el artículo 48 del decreto con fuerza de ley N° 161, de 1978, del Ministerio de Relaciones Exteriores, que fija su Estatuto Orgánico, las misiones diplomáticas y las representaciones consulares son “los órganos de representación de la Nación en los países en que estén acreditadas, cuya función es aplicar la política exterior del país en lo político, diplomático, consular, económico, financiero, comercial, social, cultural, científico, técnico y de información”. 

Precisado lo anterior, y debido a la distinta naturaleza de las materias planteadas, estas serán tratadas separadamente:

1) Respecto a la procedencia que, en el marco de las rendiciones de cuentas que debe realizar esa secretaría de Estado a esta Entidad Fiscalizadora, por los aportes o contribuciones que efectúa el Estado de Chile a organismos internacionales de los que forma parte -a través de las respectivas misiones-, tales gastos puedan ser respaldados, además de los comprobantes de transferencia y/o cartolas bancarias, con un documento emitido por el funcionario correspondiente que certifique que los recursos fueron destinados al fin autorizado, acorde con el artículo 15 de la resolución N° 30, de 2015, de este Ente de Control, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas.

La recurrente funda su petición en que las referidas entidades internacionales, como la Organización de las Naciones Unidas y la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico, entre otras, gozan de un estatus especial, sujetándose a su propio marco regulatorio, por lo que sus procesos internos no siempre contemplan la emisión de comprobantes que permitan respaldar los egresos de que se trata.

Sobre el particular, las sucesivas leyes de presupuestos del sector público, incluyendo la ley N° 21.125, vigente para el año 2019, han contemplado la asignación 06-01-01-24-07-001 en el presupuesto de esa subsecretaría, previendo la glosa 10 -similar a la de ejercicios anteriores- que con cargo a la misma “se podrá pagar solamente hasta el monto de la contribución o cuotas que estén aprobadas en convenios internacionales vigentes”.

A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a esta Institución las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con la enunciada resolución N° 30, de 2015, de este origen.

Por su parte, el artículo 14 de la citada resolución N° 30, de 2015 -ubicada en el párrafo 5°, sobre “Rendición de Gastos Efectuados en el Extranjero”- preceptúa que “Los gastos incurridos en el extranjero deberán respaldarse por quien rinde la cuenta con documentos auténticos emitidos en el exterior y acreditarse los pagos efectuados de conformidad con las disposiciones legales vigentes en el país respectivo”. 

Luego, su artículo 15 previene que “En el evento que no sea posible acreditar un determinado gasto en la forma antes indicada, corresponderá a la entidad otorgante, a través del ministro de fe o funcionario correspondiente emitir, además, un documento que certifique que los pagos realizados fueron utilizados y destinados para los fines autorizados, de acuerdo al motivo específico del desembolso realizado en el exterior”.

Agrega el inciso segundo de dicha norma que, en el evento que la operación de que se trate no genere ningún tipo de documentación, “bastará con el certificado a que se alude en el inciso anterior”.

Pues bien, en la situación en estudio, atendido que los gastos en cuestión se generan en territorio extranjero y que según lo expuesto, acorde con la normativa exterior, las entidades receptoras no emiten documentación acerca de la recepción y uso de los fondos, no se advierte inconveniente en que tales desembolsos sean sustentados ante esta Contraloría General con el certificado a que se refiere el inciso primero del artículo 15 de la precitada resolución 30, emitido por el ministro de fe o funcionario correspondiente, que acredite que los recursos fueron empleados y destinados para los fines autorizados.

En cuanto a si puede considerarse como funcionario competente para extender el referido documento, al jefe de la misión diplomática respectiva, es del caso señalar que conforme al artículo 49 del mencionado decreto con fuerza de ley N° 161, de 1978, tales servidores, dependientes del ministerio del ramo a través del Subsecretario, son los representantes del Estado de Chile y del Presidente de la República.

A su vez, de acuerdo con el artículo 51, N° 3, del citado cuerpo normativo, son atribuciones de esa jefatura “Conservar los bienes a su cargo; disponer y controlar el correcto empleo de los fondos de la Misión, y efectuar las rendiciones de cuentas correspondientes”, por lo que no se aprecia impedimento para que aquella extienda el anotado certificado, dada su calidad de representante de la entidad otorgante y las funciones que le competen en relación a los recursos asignados a la respectiva misión.

2) Sobre si corresponde que gastos efectuados por misiones diplomáticas y/o representaciones consulares en el exterior, sean acreditados ante este Órgano Contralor con la certificación que establece el artículo 15 de la indicada resolución N° 30, de 2015, por tratarse de desembolsos realizados en países en los que por aplicación de su normativa local o costumbre, o por situaciones extraordinarias que los afecten, se generan relaciones económicas informales, en las que los proveedores de bienes y/o servicios no emiten documentación que permita sustentar tales egresos.

En relación con la materia, teniendo presente lo preceptuado por los incisos primero y segundo del citado artículo 15 de la resolución N° 30, y dadas las especiales circunstancias planteadas en la especie, tampoco se aprecia inconveniente para que de manera excepcional, los respectivos desembolsos sean acreditados mediante un documento extendido por la entidad otorgante que certifique que los recursos fueron destinados para los fines autorizados.

Lo anterior, se autoriza únicamente en aquellos países en que se generen las circunstancias descritas, lo que deberá fundarse en la respectiva certificación y verificarse por la autoridad correspondiente del Ministerio de Relaciones Exteriores. Asimismo, tendrá que constatarse que los gastos estén estrictamente vinculados con las funciones de dicho servicio.

Respecto al funcionario autorizado para otorgar el mencionado documento, con arreglo a lo expuesto, podrá serlo el jefe de la misión correspondiente, o tratándose de representaciones consulares, el jefe de la oficina consular, en quien, de acuerdo a lo dispuesto por el artículo 44, N° 17, del decreto N° 172, de 1977, de la cartera del ramo, que aprueba el Reglamento Consular, recae “una responsabilidad directa por la corrección de todo lo relacionado con el manejo de la recaudación de fondos, contabilidad y rendición de cuentas de la oficina a su cargo”. 

3) Respecto a la posibilidad de que esa secretaría de Estado autorice a las misiones diplomáticas y representaciones consulares a utilizar, de forma excepcional y con motivo de dar cumplimiento a las necesidades del servicio, tarjetas de crédito y/o débito institucionales emitidas en el extranjero asociadas a sus cuentas corrientes fiscales.

Al respecto, la recurrente sostiene que en la actualidad tales reparticiones no disponen de los referidos instrumentos, por lo que los pagos por los bienes y/o servicios que adquieren se realizan mediante dinero en efectivo, cheques o transferencias electrónicas, con las consecuentes dificultades que presentan los dos primeros medios de pago, por el riesgo asociado a mantener y trasladar sumas de dineros, así como el bajo nivel de uso y aceptación de los cheques.

Sobre la materia, cabe señalar que el uso de tarjetas de crédito institucionales puede ser aceptado de manera excepcional, en la medida que el referido medio de pago sea utilizado para el solo efecto de adquirir bienes y/o servicios necesarios para el cumplimiento de las funciones del organismo, especialmente cuando la naturaleza o monto de la transacción hagan indispensable recurrir a ese dinero plástico, como ocurre en aquellos casos en que deba evitarse el riesgo asociado al traslado de dinero en efectivo en el exterior (aplica criterio contenido en los dictámenes N°s. 632, de 2001 y 16.096, de 2017).

En todo caso, el uso de tales instrumentos no puede irrogar costos adicionales que no son estrictamente necesarios para el cumplimiento de los fines del servicio, como sucede con los intereses o reajustes asociados a las compras en cuotas.

En tal sentido, el cupo asociado a una tarjeta de crédito deberá ser íntegramente financiado con los fondos previstos en el presupuesto de la institución, de modo que dicho instrumento no se utilice para obtener de la entidad emisora un préstamo de dinero, pudiendo pactar con aquella, el cargo automático en la cuenta corriente respectiva, de manera que las obligaciones se vayan saldando luego de contraídas.

Siendo así, y en atención a lo expuesto, resulta posible que la subsecretaría en comento autorice a las misiones diplomáticas y representaciones consulares a usar tarjetas de crédito y/o débito institucionales para la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para el cumplimiento de sus funciones, en la medida que se cumplan las condiciones anotadas.

4) En relación a la procedencia de que los jefes de misión y de representaciones consulares, así como los funcionarios públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores destinados en aquellas, utilicen en el exterior, de forma excepcional y con motivo de dar cumplimiento a las necesidades del servicio, sus tarjetas de crédito y/o débito personales.

La subsecretaría funda su petición en una situación excepcional, en el contexto de cometidos y/o comisiones de servicio dispuestos en forma intempestiva, en los que no resulta posible anticipar los respectivos gastos, procediendo, a su juicio, el uso de tarjetas de crédito y/o débito personales por parte de los referidos servidores, debiendo esa entidad reembolsar tales desembolsos, siempre que sean efectuados y rendidos de conformidad con la normativa vigente.

Sobre la materia, es menester advertir que esta Contraloría General entiende que la consulta planteada dice relación con egresos generados con ocasión de los traslados necesarios para el cumplimiento de los respectivos cometidos y/o comisiones de servicio, y no con aquellos desembolsos que dan lugar al pago de viático, por cuanto este último beneficio corresponde a una suma fija de dinero que se determina de acuerdo a la normativa aplicable y que no se encuentra sujeto a rendición, siendo indiferente, por ende, el medio de pago que utilice el beneficiario para solventar tales gastos.

Así, en cuanto a si resulta posible que los gastos de traslado en que se deba incurrir, sea en Chile o en el exterior, sujetos a reembolso, puedan ser pagados con tarjetas de crédito y/o débito de sus titulares, se debe anotar, como ya se señaló, que el uso de tales instrumentos es admisible excepcionalmente, de acuerdo a la naturaleza o monto de la transacción, como podría suceder cuando un funcionario se ve en la necesidad de recurrir a ese medio de pago personal para financiar intempestivamente un egreso generado para el cumplimiento de las labores encomendadas.

Por consiguiente, en la situación descrita, no se advierte impedimento para que tales instrumentos puedan emplearse, siempre que se adopten los resguardos necesarios a fin de no generar costos adicionales por concepto de intereses o reajustes (aplica criterio contenido en los dictámenes N°s. 7.760, de 2002 y 16.096, de 2017). 

Ahora bien, tratándose de pasajes aéreos que se adquieran directamente para el cumplimiento de un cometido y/o comisión de servicios, es necesario recordar que conforme al principio de probidad administrativa y lo previsto en el artículo 62 N° 5, inciso tercero, de la ley N° 18.575, el millaje u otro beneficio similar que otorguen las líneas aéreas por vuelos nacionales o internacionales a los que viajen como autoridades o funcionarios, y que sean financiados con recursos públicos, no podrán ser utilizados en actividades o viajes particulares (aplica dictamen N° 32.560, de 2011). 

Finalmente, deberá considerarse la normativa aplicable al personal del Ministerio de Relaciones Exteriores, en particular el artículo 45 del decreto con fuerza de ley N° 33, de 1979, de esa cartera de Estado, que dispone el derecho a pasajes aéreos en clase económica y excepcionalmente en clase superior, tratándose de los funcionarios que indica, cuando circunstancias especiales, a juicio del subsecretario, así lo justifiquen, así como lo dispuesto en el punto 9 del instructivo presidencial N° 2, de 2018, de austeridad y eficiencia en el uso de los recursos públicos.

Saluda atentamente a Ud.


Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República