Dictamen N° 44960

Texto del dictamen

N° 44.960                                           Fecha: 28-XII-2017

Esta Contraloría General, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, ha estimado necesario impartir las siguientes instrucciones en relación a las solicitudes que realizan los organismos públicos para rendir cuentas con copia o fotocopia, reguladas en el artículo 4° de la resolución N° 30, de 2015, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, y/o para mantener la documentación de la rendición de cuentas en poder de la persona o entidad receptora del sector privado, en virtud de los artículos 23 y 27 de aquel instrumento.

I.- AUTORIZACIÓN DEL ARTÍCULO 4° DE LA RESOLUCIÓN N° 30, DE 2015, DE ESTE ORIGEN.

1) Fuente normativa.

En primer lugar, se debe recordar que el artículo 2°, de la aludida resolución N° 30, de 2015, de la Contraloría General de la República -CGR-, prescribe que toda rendición de cuentas estará constituida, en lo que interesa, por los comprobantes de ingresos, egresos y traspasos, la documentación auténtica de respaldo, o la relación y ubicación de esta cuando proceda.

Ahora bien, el artículo 4° de la citada normativa agrega que “Para efectos de la documentación de cuentas en soporte de papel se considerará auténtico solo el documento original, salvo que el juez en el juicio respectivo y por motivos fundados, reconozca este mérito a otro medio de prueba, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975 y 95 de la ley N° 10.336”. 

Luego, su inciso segundo establece que “No obstante, en casos calificados por la Contraloría General, podrán aceptarse en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello”.

Como se aprecia, por regla general, la inversión de los caudales públicos debe justificarse con los originales de los documentos que acrediten los respectivos desembolsos.

Sin perjuicio de lo anterior, excepcionalmente en casos calificados por CGR, se podrá rendir cuenta mediante copias o fotocopias debidamente autenticadas en las condiciones que se indicarán (aplica dictamen N° 90.380, de 2016). 

2) Condiciones para otorgar la autorización en estudio.

Para obtener la señalada autorización el servicio deberá:

a) Acreditar fundadamente en la solicitud que se formule a la CGR, las circunstancias específicas que la hacen necesaria, las cuales deberán expresarse claramente en dicha petición.

b) Efectuar la mencionada autentificación o certificación ya sea por aquella persona a la cual la ley le confiere la calidad de ministro de fe -la que podrá formar parte de la dotación del órgano administrativo otorgante de los recursos o no, como acontece en este último caso con los notarios públicos-, o bien, por un funcionario que sea designado al efecto por la autoridad competente, lo que deberá formalizarse a través del correspondiente acto administrativo (aplica dictámenes N°s. 10.650, de 2015; 66.284, de 2016 y 6.656, de 2017, todos de este origen).

3) Casos en que se ha otorgado la autorización en estudio.

A modo referencial, la CGR ha permitido rendir cuenta con copia autentificada en las siguientes situaciones:

a) Casos en que se hayan extraviado los documentos originales por razones no imputables al servicio debidamente acreditadas, o cuando exista un alto riesgo de tal extravío, como por ejemplo, por causa del traslado de los aludidos documentos desde las oficinas de la entidad privada receptora de los fondos a las del servicio otorgante ubicadas en comunas distantes (aplica dictámenes N°s. 66.284, de 2016; y 14.899 y 6.656, de 2017, de esta Entidad de Control). 

b) Caso en que la preceptiva tributaria impone la obligación de conservar los documentos originales en poder del contribuyente.

Lo anterior, debido a que el artículo 17 del Código Tributario, señala que toda persona que deba acreditar la renta efectiva, lo hará mediante contabilidad fidedigna, salvo norma en contrario. A su vez, el Servicio de Impuestos Internos se ha pronunciado respecto de este artículo, mediante sus oficios N°s. 3.291, de 2009; 2.013, de 2013 y 129, de 2014, entre otros, indicando que persiste para el contribuyente la obligación de mantener y conservar los documentos tributarios originales conforme a las reglas generales, por ser ello necesario para la fiscalización del cumplimiento de sus deberes en esta materia.

En consecuencia, en esta situación, la CGR ha permitido respaldar las rendiciones de cuentas con copias autentificadas por el funcionario competente, de manera que los documentos originales permanezcan en poder del contribuyente (aplica dictámenes N°s. 65.415 y 67.332, de 2016, de este origen, entre otros).

Sin embargo, cabe considerar que este último caso únicamente es aplicable a los antecedentes tributarios y no a toda la documentación que conforma el expediente de rendición (aplica dictámenes N°s. 53.793, de 2016; y 6.668 y 26.313, ambos de 2017, de esta procedencia).

II.- AUTORIZACIÓN DE LOS ARTÍCULOS 23 Y 27 DE LA INDICADA RESOLUCIÓN N° 30, DE 2015.

1) Fuente normativa.

El artículo 21, de la resolución N° 30, de 2015, prescribe que “Las rendiciones de cuentas deberán conformarse y mantenerse a disposición de la Contraloría General, en la sede central del organismo respectivo o en las sedes de las unidades operativas de estos, en la medida que tales dependencias custodien, administren, recauden, reciban, inviertan o paguen recursos públicos. Lo anterior, sin perjuicio de las excepciones indicadas en los dos artículos siguientes”.

En lo que interesa, el artículo 23 de la citada normativa previene que “En casos calificados por el organismo otorgante, y autorizados por la Contraloría General, la documentación de rendición de cuentas podrá encontrarse en poder de la persona o entidad receptora del sector privado, a disposición del Organismo de Control para el respectivo examen”.

Su inciso segundo agrega que “Los organismos públicos deberán adoptar los resguardos convencionales o de otro tipo que garanticen a la Contraloría General el libre acceso y un completo examen debidamente documentado de las cuentas”.

En el mismo sentido la letra c) de su artículo 27 dispone que, en casos de transferencias a personas o entidades del sector privado, las unidades operativas otorgantes serán responsables de “Mantener a disposición de la Contraloría General, los antecedentes relativos a la rendición de cuentas de las transferencias. En casos calificados y autorizados por el Organismo Fiscalizador, dichos documentos podrán encontrarse en poder de la persona o entidad receptora para el respectivo examen”.

Como se aprecia, tratándose de recursos transferidos a una entidad del sector privado, los documentos originales constitutivos de la rendición de cuentas deben permanecer, por regla general, en la sede del organismo público otorgante de los fondos.

Sin perjuicio de lo anterior, excepcionalmente los documentos relativos a la rendición podrían permanecer en la sede del organismo privado para el respectivo examen, en la medida que la CGR lo autorice expresamente.

2) Condiciones para otorgar la autorización en estudio.

a) En primer lugar, en la solicitud respectiva deben acreditarse fundadamente las circunstancias específicas que la hacen necesaria, las cuales deberán expresarse claramente en dicha petición.

b) Por otra parte, se requiere que la solicitud se circunscriba a programas o proyectos específicos y se individualicen los organismos receptores a que se refiere, permitiendo identificar claramente aquellas transferencias cuyos documentos originales se mantendrán, excepcionalmente, en poder de los privados receptores de tales recursos. 

c) Se debe singularizar además la asignación presupuestaria específica de que se trata.

Lo indicado en las letras b) y c) anteriores, es necesario puesto que a la CGR le corresponde examinar las cuentas de todos los haberes de origen estatal que perciban las personas naturales o jurídicas de naturaleza privada, y para el adecuado ejercicio de tal atribución, resulta imprescindible saber en qué casos sus funcionarios deberán concurrir a las dependencias de dichas entidades para revisar la documentación respectiva (aplica dictámenes N°s. 93.900, de 2016; y 10.215 y 28.917, ambos de 2017, de este origen). 

d) A su vez, tal como lo dispone el citado artículo 23, a diferencia de la autorización tratada anteriormente, corresponderá al propio organismo público otorgante de los fondos calificar el caso respectivo en la solicitud de autorización que formule (aplica dictamen     N° 93.900, de 2016, de esta Entidad de Control).

e) Finalmente, se deberán adoptar todas las medidas de resguardo necesarias, a fin de asegurar que este Órgano de Control pueda acceder libremente y efectuar un completo examen de la documentación que respalda las rendiciones de cuentas que se presenten, tal como lo exige el inciso segundo del artículo 23 (aplica dictámenes N°s. 10.215 y 28.917, ambos de 2017, de esta procedencia).

Tales medidas de resguardo deben constar en la solicitud que formule la entidad pública para tal efecto.

3) Casos en que se ha otorgado la autorización en estudio.

A modo referencial, en los dictámenes N°s. 28.917 aludido y 35.476, ambos de 2017, la CGR ha permitido mantener la documentación de la rendición de cuentas en poder de la persona o entidad receptora del sector privado cuando se ha hecho presente lo siguiente:

a) El alto volumen de antecedentes que genera la ejecución del convenio respectivo.

b) Las dificultades de almacenamiento de los antecedentes relativos al convenio respectivo.

III.- CUMPLIMIENTO Y DIFUSIÓN DE ESTAS INSTRUCCIONES.

En virtud de lo expuesto, es del caso reiterar que las autoridades y jefaturas deben diferenciar claramente los tipos de solicitudes que dirigen a este Órgano de Control en cumplimiento de la referida resolución N° 30, de 2015, de este origen, enfatizándose que el primero de los casos tratados se refiere a rendir con copia autentificada respecto de documentos específicos, y el segundo caso, a alterar la regla general del lugar en que la CGR efectuará sus fiscalizaciones en relación con la rendición de transferencias determinadas.

De este modo, las respectivas autoridades deberán adoptar las medidas que procedan a fin de dar la debida y oportuna publicidad a las presentes instrucciones al interior del correspondiente organismo y, además, velar por su estricto cumplimiento.

Finalmente, se informa que este instructivo se encuentra disponible en el sitio web www.contraloria.cl

Saluda atentamente a Ud.,


Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República