Dictamen N° 10210

Texto del dictamen

N° 10.210                               Fecha: 23-III-2017

El Vicepresidente Ejecutivo del Consejo de Rectores de las Universidades Chilenas (CRUCH), requiere a esta Contraloría General un pronunciamiento jurídico que exima a las instituciones que forman parte de ese organismo de la obligación de rendir cuenta de los gastos administrativos de los proyectos del FONDECYT, Fondo Nacional de Desarrollo Científico y Tecnológico, ejecutados con anterioridad al 2016.
Fundamenta su petición en que hasta esa fecha, ni las bases ni los convenios suscritos en el marco del FONDECYT habrían contemplado dicha obligación, de modo que las universidades actuaron con la confianza legítima de que tales egresos no estaban sujetos a ese trámite por la dificultad que implica diferenciar sus costos propios por concepto de servicios generales, de aquellos egresos asociados específicamente a la ejecución de la iniciativa de que se trata.
Explica que dicho criterio cambió recién a partir de la emisión del Informe Final de Auditoría N° 365, de 2015, cuando esta Entidad de Control objetó que la Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica, CONICYT, no pidió a las entidades patrocinantes la rendición de tales gastos de acuerdo con lo exigido por la normativa específica del FONDECYT y la resolución N° 759, de 2003, de este origen.
Además, solicita que de conformidad con el artículo 34 de la resolución N° 30, de 2015, de esta Contraloría General, se autorice a las universidades del CRUCH a rendir cuentas mediante un procedimiento simplificado de los gastos administrativos de las iniciativas del FONDECYT, atendidas las dificultades operativas asociadas a la determinación de tales egresos.
Requeridos de informe, tanto el Ministerio de Educación como CONICYT coinciden en que las particularidades de los gastos de administración hacen difícil su rendición pormenorizada, y se manifiestan en favor del otorgamiento de la autorización de rendición simplificada para una gestión eficiente y eficaz de tales haberes.
Pues bien, en cuanto a los recursos por los que se consulta, cabe señalar que el artículo 1° del decreto con fuerza de ley N° 33, de 1981, del entonces Ministerio de Educación Pública, creó el FONDECYT, destinado a financiar proyectos y programas de investigación científica o tecnológica, mientras que el artículo 5° de su reglamento, contenido en el decreto N° 834, de 1982, de la citada secretaría de Estado, previene que los recursos de los proyectos seleccionados serán transferidos a través de CONICYT, mediante la celebración de convenios con los investigadores responsables y las entidades patrocinantes.
Tal como señala CONICYT en su informe, desde el año 2013 que las bases concursales y los acuerdos de financiamiento regulan los gastos de administración como aquellos recursos ascendentes hasta un 17% sobre el valor de los proyectos, destinados a que las unidades ejecutoras cubran los costos indirectos derivados de la ejecución de las iniciativas. Añaden que las entidades patrocinantes deben recibir estos montos y son las encargadas de informar a CONICYT acerca de su destinación.
Sobre este último asunto, cabe recordar que el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, dispone que todo funcionario, como asimismo toda persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, rendirá a este Organismo de Control las cuentas comprobadas de su manejo, agregando su inciso tercero que “No obstante, la fiscalización de la inversión de los fondos fiscales que perciban personas o instituciones de carácter privado, por leyes permanentes, a título de subvención o aporte del Estado, para una finalidad específica y determinada, se limitará a establecer si se ha dado cumplimiento a dicha finalidad”.
En consonancia con lo anterior, los puntos 5.2 y 5.4 de la resolución N° 759, de 2003, de esta Contraloría General -aplicable a todas las transferencias que tuvieron lugar hasta antes del 1° de junio de 2015-, contemplan la obligación de los organismos del sector público de remitir a los otorgantes los informes de rendición de cuentas, así como el deber de los receptores privados de remitirles a estos la rendición documentada de la inversión de los haberes entregados, con el fin de determinar su correcta destinación y el cumplimiento de los objetivos previstos en la ley o en el acto que ordena la transferencia.
De esta manera, cabe desestimar el argumento sostenido por el requirente en cuanto a que el referido Informe Final de Auditoría N° 365, de 2015, implicó un cambio del criterio hasta entonces vigente, pues la normativa de rango legal, la referida resolución N° 759, y la reiterada jurisprudencia contenida en los dictámenes N°s. 45.864, de 2004, 66.691, de 2011 y 42.623, de 2012, entre varios otros, establecían expresamente la obligación de las entidades receptoras de rendir cuentas al otorgante de todos los fondos públicos recibidos, incluyendo los gastos administrativos transferidos a las universidades patrocinantes de que se trata.
Por otro lado, de los antecedentes tenidos a la vista, es pertinente agregar que con fecha 15 de abril de 2016 se presentó un reparo ante el Tribunal de Cuentas, Rol N° 54-16, en contra de los funcionarios de CONICYT involucrados en la revisión de los gastos administrativos a que se refiere el precitado Informe Final N° 365, de 2015, encontrándose dicho proceso actualmente en tramitación.
Por lo tanto, corresponde rechazar la solicitud de eximir a las universidades del CRUCH de la obligación de rendir cuentas de los recursos recibidos para financiar los gastos administrativos del FONDECYT con anterioridad al año 2016.
Seguidamente, cabe pronunciarse sobre el requerimiento de autorización de un procedimiento simplificado de rendición de cuentas de aquellos fondos que a futuro perciban las universidades del CRUCH para cubrir los gastos administrativos de los proyectos del FONDECYT, de conformidad con la atribución que el artículo 34 de la resolución N° 30, de 2015, le reconoce a este Organismo de Control.
Al respecto, el inciso primero de este último precepto permite al Contralor General "autorizar rendir cuentas a través de un procedimiento simplificado en aquellos casos cuyas excepcionales condiciones, las que deben ser acreditadas en la respectiva solicitud, impidan dar cumplimiento a lo dispuesto en esta resolución", mientras que su párrafo segundo, prescribe que el acto de autorización deberá contener la vigencia de esta y la periodicidad con que deben entregarse los informes que acrediten las acciones adoptadas para superar las aludidas condiciones o su subsistencia.
En este contexto, esta Contraloría General ha analizado los argumentos planteados por el requirente acerca de la dificultad que implica diferenciar los servicios generales propios de las instituciones patrocinantes, de aquellos costos asociados específicamente a la ejecución del proyecto adjudicado, y ha estimado pertinente otorgar la autorización requerida con el objeto de facilitar su rendición sujeta a condiciones que permitan mantener un adecuado control sobre su empleo en los objetivos antes anotados. 
De este modo, la rendición de cuentas de los gastos administrativos de los proyectos del FONDECYT podrá efectuarse en los siguientes términos:
1.- Las universidades públicas y privadas del CRUCH podrán presentar la rendición de cuentas a CONICYT con una periodicidad anual, en las fechas que establezcan los instrumentos que rijan las respectivas convocatorias.
2.- Los receptores deberán presentar un certificado que dé cuenta de los tipos y montos de los gastos administrativos del período. 
Asimismo,  tratándose de aquellos costos generales de la universidad que esta prorratea entre las distintas unidades académicas, por cuanto no son asociables al proyecto FONDECYT, deberá acompañarse como documentación de respaldo recibos simples o notas de cobro internas, y las fotocopias autentificadas de los instrumentos originales donde constan dichos egresos y su pago.
En cambio, respecto de aquellos gastos generales que sí resultan asociables al proyecto en cuestión, se podrán aceptar fotocopias autentificadas de los documentos originales, certificadas por el respectivo ministro de fe. 
Sobre este último punto, cabe recordar que de acuerdo con el criterio contenido en los dictámenes N°s. 10.650, de 2015, y 4.792, de 2017, solo las personas a quienes la ley les confiera la calidad de ministros de fe o los funcionarios públicos designados al efecto por la autoridad competente pueden realizar la autentificación de las copias para efectos de la rendición de cuentas, de manera tal que las universidades privadas deberán obtener dicha certificación de parte de un notario público o del funcionario de CONICYT que cuente con las atribuciones pertinentes.
Luego, en cuanto a la solicitud de que dentro del presente procedimiento simplificado se autorice la entrega de nuevos recursos contra la sola presentación de la rendición de cuentas respectiva, cabe precisar que este es un criterio que se estableció en el punto 5.4 de la precitada resolución N° 759, así como también en el artículo 18 de la referida resolución N° 30, y que ha sido reconocido además por la invariable jurisprudencia administrativa de este origen, tal como se ve reflejado en los dictámenes N°s. 42.623, de 2012, y 60.371, de 2016, de manera que resulta innecesario conceder un permiso especial al respecto.
Finalmente, y sin perjuicio del otorgamiento de la autorización de la especie, es importante recordar que el examen de las cuentas debe permitir a esta Contraloría General verificar la efectividad y pertinencia de los gastos administrativos de que se trata, incluyendo la acreditación de que la suma de estos no supera el referido tope del 17% por proyecto (aplica criterio contenido en dictamen N° 1.761, de 2017). 
De este modo, aun cuando resulta atendible la dificultad de las universidades patrocinantes para rendir separadamente aquellos gastos administrativos asociados específicamente al proyecto en cuestión, resulta indispensable que al menos se fije una fórmula o procedimiento general que permita saber cómo se prorratearon los costos por servicios generales de dichas instituciones entre las iniciativas del FONDECYT que aquellas ejecutan, de manera que el respectivo expediente de rendición de cuentas deberá incluir las planillas de cálculo y la documentación de respaldo de la información ahí resumida.
Por lo tanto, esta Entidad de Control concede la autorización para que durante un plazo de tres años, las universidades del CRUCH rindan cuenta de los gastos administrativos del FONDECYT de acuerdo con el procedimiento simplificado antes expuesto, debiendo CONICYT adoptar las medidas necesarias para incorporar la metodología de cálculo referida en el párrafo anterior en los instrumentos que regulan los recursos de la especie.
Transcríbase al CRUCH y al Ministerio de Educación.
Saluda atentamente a Ud.,


Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República