Dictamen N° 4789

Texto del dictamen

N° 4.789                               Fecha: 09-II-2017

La Municipalidad de Vitacura pide un pronunciamiento que determine la factibilidad de eliminar, previa digitalización y cotejo por parte de un ministro de fe, las carpetas que contienen los antecedentes de los titulares de licencias de conductor, cuya conservación es exigida por el artículo 23 de la ley N° 18.290 -de Tránsito-, atendido el elevado costo que le irrogaría mantener dicha documentación en papel.
El aludido artículo 23 de la ley N° 18.290, establece que los departamentos de tránsito y transporte público municipal deberán conservar archivados, en la forma que determine el reglamento, todos los antecedentes requeridos para otorgar una licencia de conductor y toda modificación que en ella se produzca. Dicho precepto legal se encuentra complementado por lo dispuesto en el artículo 15 del decreto N° 170, de 1985, del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones -que aprueba el Reglamento para el Otorgamiento de Licencias de Conductor-, el cual regula la manera en que tales antecedentes deben mantenerse archivados.
Consignado lo anterior, es menester destacar que la consulta de que se trata se refiere a documentos en papel cuyas copias serían obtenidas en formato digital -como ocurre, por ejemplo, cuando se escanean antecedentes que están impresos-, y no a documentos emitidos originariamente a través de medios electrónicos. Así, atendidos los términos de la presentación de la especie, a continuación se pasa a analizar lo prescrito en la ley N° 18.845, que establece Sistemas de Microcopia o Micrograbación de Documentos.
Pues bien, de acuerdo con el artículo 1°, inciso primero, de la ley N° 18.845, microforma es cualquier alternativa de formatos de películas fotográficas, microfilmes u “otros elementos análogos que contengan imágenes de documentos originales” como producto del proceso de microcopia o micrograbado y que sean susceptibles de ser reproducidos.
Enseguida, su artículo 3° previene que el proceso de microcopia o micrograbado de documentos pertenecientes a la Administración Pública centralizada o descentralizada y de registros públicos deberá hacerse en presencia del funcionario encargado del archivo o registro respectivo, quien actuará como ministro de fe, y cumpliendo las demás exigencias que se detallan en dicho artículo.
A su turno, el artículo 4° de la ley N° 18.845 prescribe que las microformas de los documentos aludidos en el artículo anterior, y hechas en conformidad a dicho cuerpo normativo, “tendrán, para todos los efectos, el mismo mérito del documento original”.
En razón de lo dispuesto en la normativa reseñada y a la luz de los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos, contemplados en los artículos 3° y 5° de la ley N° 18.575, los dictámenes N°s. 34.050, 56.331 y 84.160, todos de 2016, han manifestado que los órganos de la Administración del Estado pueden aprovechar las ventajas que les ofrece la aplicación de la ley N° 18.845, a objeto de que la obligación de conservar sus documentos sea cumplida propendiendo al uso de sistemas digitales. 
Por su parte, el dictamen N° 23.766, de 2008, entre otros, ha considerado la factibilidad de reemplazar el proceso de microfilm utilizado para copiar y archivar documentación de respaldo o derivada de la gestión que le compete desarrollar a las entidades públicas, por un sistema de tecnología más avanzada, como, por ejemplo, la digitalización de documentos. Ello, en la medida que el método a emplear garantice, en términos equiparables a los documentos originales, la duración, legibilidad y fidelidad de las copias que se obtengan como también la reproducción de las mismas, conforme lo exige el artículo 2° de la anotada ley N° 18.845. 
En atención a lo expuesto y teniendo especialmente en cuenta el mérito que el citado artículo 4° de la ley N° 18.845 otorga a las microformas obtenidas de acuerdo con tal preceptiva, cabe concluir que la Municipalidad de Vitacura puede digitalizar las carpetas que contienen los antecedentes de los titulares de licencias de conductor para los fines por los que consulta, pero en la medida que dé cabal cumplimiento a lo prescrito en el referido texto legal.
Ahora bien, tal como se indica en el dictamen N° 9.758, de 2013, tratándose de organismos que gozan de autonomía administrativa, como ocurre con los municipios, la autorización para eliminar documentación de sus archivos corresponde otorgarla al jefe superior del servicio -a través de la dictación del acto administrativo pertinente y previa proposición de la jefatura de la unidad respectiva-, en esta situación, al alcalde, para lo cual, en todo caso, debe considerar lo dispuesto en los artículos 14 y 21 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General.
Con arreglo al mencionado artículo 14, el Contralor General, por sí o por un delegado especial, puede adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la eliminación de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos.
Por su parte, el inciso segundo del artículo 21 de la referida ley N° 10.336 prescribe que los “libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos”. 
En consecuencia y en armonía con el dictamen N° 81.069, de 2013, cabe sostener que en el evento que se trate de documentación que tenga directa relación con la administración de fondos o bienes del Estado, dichos documentos o sus digitalizaciones, según el caso, deberán ser mantenidos por la Municipalidad de Vitacura durante un período de tres años, contado desde su revisión definitiva. 
Lo anterior, es sin perjuicio, por cierto, de que el Contralor General disponga que los antecedentes se guarden por un lapso mayor; o que ellos deban conservarse hasta el finiquito del reparo u observación pertinente, en caso que esta Institución Fiscalizadora o los órganos de control internos hayan formulado objeciones a su respecto.
Se reconsidera toda jurisprudencia contraria al presente pronunciamiento.  
Saluda atentamente a Ud.,


Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República