Dictamen N° 63417

Texto del dictamen

N° 63.417       Fecha: 26-VIII-2016

El Instituto de Desarrollo Agropecuario solicita un pronunciamiento acerca de las condiciones que debería cumplir el proyecto informático de emisión de documentos relativos a las diversas materias de su competencia, que pretende implementar, entre cuyas funcionalidades se encontraría la elaboración de actos administrativos referidos a personal, exentos de tramitación ante este Organismo Contralor. 
Sobre el particular, cabe hacer presente que conforme con los artículos 5° y 19, inciso primero, de la ley N° 19.880, los procedimientos y los actos de los órganos administrativos pueden desarrollarse y expresarse por escrito o por medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija o permita otra forma más adecuada de expresión y constancia. Añade el inciso segundo del último precepto legal, que los órganos de la Administración procurarán proveerse de medios compatibles para ello, ajustándose al procedimiento regulado por las leyes.
A su turno, el Título II de la ley N° 19.799 regula el uso de documentos y firma electrónicos por los órganos del Estado, disposiciones que, tratándose de la Administración del Estado, son complementadas por el Título Quinto del decreto supremo N° 181, de 2002, del entonces Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, que aprobó el reglamento de dicha ley.
En virtud de los artículos 6°, inciso primero, y 7°, inciso primero, de la citada ley N° 19.799, los órganos del Estado podrán ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, suscribiéndolos por medio de firma electrónica, los que serán válidos de la misma manera y producirán iguales efectos que los expedidos por escrito y en soporte de papel.
Se exceptúan de esa modalidad de emisión, acorde con el artículo 6°, inciso segundo, del mencionado texto legal, las actuaciones para las cuales la Constitución Política o la ley exija una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico, o requiera la concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba intervenir en ellas.
Además, procede considerar que según los artículos 4° y 7°, inciso segundo, de dicha ley, los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público o surtan los efectos propios de este, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada.
Es así como, el artículo 39, inciso segundo, del referido reglamento, dispone que los actos administrativos formalizados por medio de documentos electrónicos y que consten en decretos o resoluciones, en acuerdos de órganos colegiados, así como la celebración de contratos, la emisión de cualquier otro documento que exprese la voluntad de un órgano o servicio público de la Administración del Estado en ejercicio de sus potestades legales y, en general, todo documento que revista la naturaleza de instrumento público o aquellos que deban producir los efectos jurídicos de estos, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada.
El aludido texto reglamentario regula la certificación de la firma electrónica avanzada -artículos 40, 41, 44 y 46-, la obligación de contar con un repositorio o archivo electrónico de los documentos, que garantice la seguridad, integridad y disponibilidad de la información en él contenida -artículos 42 y 43-; y, que los documentos suscritos por ese medio deben contener un mecanismo que permita verificar la integridad y autenticidad de los mismos al ser impresos -artículo 45-.
Enseguida, es necesario señalar que el artículo 47 del reglamento encarga al Ministerio Secretaría General de la Presidencia proponer al Presidente de la República las normas técnicas que deberán seguir los órganos de la Administración del Estado para garantizar la publicidad, integridad, eficacia, interoperabilidad y seguridad en el uso de los documentos electrónicos; como asimismo, establecer las normas técnicas que permitan estandarizar la atención al ciudadano a través de técnicas y medios electrónicos, todas ellas aprobadas por decreto supremo.
Además, dicha secretaría de Estado está facultada para dictar, a través de resolución, guías técnicas para facilitar la comprensión e implementación de las normas técnicas antes aludidas.
De este modo, mediante los decretos supremos N°s. 83, de 2004, y 1, de 2015, ambos de la citada secretaría de Estado, se aprueban normas técnicas para los órganos de la Administración del Estado sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos, y sobre sistemas y sitios web de esas entidades, respectivamente. 
En este contexto normativo, resulta posible que el Instituto de Desarrollo Agropecuario implemente un sistema informático destinado a gestionar la emisión de documentación electrónica, tanto interna como externa, el que deberá dar cumplimiento a la mencionada ley N° 19.799, a su reglamento, a las respectivas normas técnicas, y a la demás preceptiva legal y reglamentaria que proceda.
Finalmente, y sin perjuicio de lo expresado, cumple con informar que este Organismo Contralor a través de la resolución N° 123, de 2011, disponible en la respectiva página web, fija normas sobre comunicaciones electrónicas e interoperabilidad con la Contraloría General de la República -aplicables a las formalidades y requisitos que deben cumplir los documentos electrónicos de los órganos públicos y de los particulares para su ingreso en esta Entidad Fiscalizadora-; y, además que, en la actualidad, pone a disposición de los órganos de la Administración del Estado el software que ha desarrollado, relativo al sistema de gestión de vehículos estatales.  
Saluda atentamente a Ud.

Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República