Dictamen N° 30157

Texto del dictamen

N° 30.157       Fecha: 21-IV-2016
El Intendente Regional del Bío Bío consulta si las rendiciones de cuentas que deben efectuar las universidades privadas receptoras de recursos del “Fondo de Innovación para la Competitividad” (FIC), pueden ser respaldadas a través de fotocopia de los documentos que sustentan los desembolsos correspondientes.
Aclara que si bien el punto 3.8 de las bases del “Concurso regional fortalecimiento de universidades y centros” año 2013, obligó a respaldar tales gastos a través de boletas o facturas originales, dichas entidades de educación le han manifestado la necesidad de conservar estos últimos documentos para efectos tributarios, pues regularmente son fiscalizadas por el Servicio de Impuestos Internos.
En tal sentido, estima que no existen inconvenientes para proceder del modo propuesto, en la medida que esta Contraloría General conceda su autorización.
Sobre el particular, conforme con el artículo 1° de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Organismo Contralor, le corresponde a esta Entidad, entre otros, verificar el examen de las cuentas que deben rendir las personas o entidades que tenga a su cargo fondos de las entidades públicas a que alude dicho cuerpo legal.
La letra b) de su artículo 95, prevé que el examen de cuentas tendrá por objeto comprobar la veracidad y fidelidad de las mismas y la autenticidad de la documentación respectiva. Añade, su inciso final, que se considerará auténtico solo el documento original, salvo que el juez, en el juicio respectivo y por motivos fundados, reconozca este mérito a otro medio de prueba.
Concordante con lo anterior, el artículo 54 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, establece que corresponderá a este Ente de Control, el examen de las cuentas de los organismos del sector público, de acuerdo con las normas contenidas en su ley orgánica.
Seguidamente, su artículo 55 previene que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones. Añade su inciso segundo, que no obstante en casos calificados, podrán aceptarse copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario correspondiente.
Por su parte, el inciso segundo del artículo 4° de la resolución N° 30, de 2015, de esta Entidad Fiscalizadora, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas (aplicable a todos los aportes, subvenciones y transferencias realizadas a contar del 1° de junio de 2015, según dispone su artículo primero transitorio), precisa que para efectos de la documentación de cuentas en soporte de papel se considerará auténtico solo el documento original, de conformidad con los artículos 95 de la anotada ley N° 10.336 y 55 del decreto ley N° 1.263 antes mencionado.
Lo mismo aparece consignado en el inciso primero del numeral 3.2.1 de la antigua resolución N° 759, de 2003, de este origen, la cual fue derogada por el artículo primero transitorio de la antedicha resolución N° 30.
Con arreglo a la normativa expuesta, y considerando las razones expuestas por el Intendente Regional del Bío Bío, no se advierten inconvenientes para que los originales que conforman el expediente respectivo queden en poder de las universidades receptoras de los recursos FIC, y sus cuentas sean respaldas con fotocopias autentificadas por el funcionario a quien de acuerdo con el ordenamiento jurídico le corresponda actuar como ministro de fe.
En consecuencia, esta Institución de Control concede su autorización para proceder en los términos reseñados, la que, en todo caso, solo resulta aplicable respecto a la específica situación por la que se consulta, y no constituye una habilitación genérica aplicable a los demás organismos del sector privado, de acuerdo con lo concluido en el dictamen N° 34.390, de 2014.
Transcríbase a la Contraloría Regional del Bío Bío y a la División de Auditoría Administrativa de este Organismo Contralor.
Saluda atentamente a Ud.,

Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República