Dictamen N° 17529

Texto del dictamen

N° 17.529       Fecha: 04-III-2016

La Federación Nacional de Asociaciones de Funcionarios del Ministerio del Interior y Servicios Afines (FENAMINSA), pide un pronunciamiento acerca de la juridicidad de los convenios de colaboración para el otorgamiento de clave única, suscritos entre las gobernaciones y el Servicio de Registro Civil e Identificación, a fin de paliar el déficit en la atención de los usuarios de esta última repartición, producido a causa de la paralización de actividades que efectuaron sus funcionarios.

La agrupación requirente cuestiona que en esos convenios se haya establecido que personal de las gobernaciones desempeñaría funciones que son propias del Servicio de Registro Civil e Identificación, como también que hayan sido firmados por los gobernadores.

A su vez, se ha reclamado bajo reserva de identidad que en el marco del plan de contingencia elaborado por el Servicio de Registro Civil e Identificación ante la aludida movilización, servidores de otras reparticiones públicas habrían entregado claves únicas sin la concurrencia personal del interesado y sin practicar la correspondiente verificación de su identidad.

Asimismo, se ha puesto en entredicho que a través de la resolución exenta N° 3.770, de 2015, de la dirección nacional del anotado servicio, se haya encomendado a sus directores regionales cumplir el rol de oficiales civiles adjuntos.    

Para la emisión del presente dictamen se han tenido a la vista los informes del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos y del Servicio de Registro Civil e Identificación.

Acerca de los distintos tópicos planteados, este Organismo Contralor cumple con expresar lo siguiente:

I.- Sobre el otorgamiento de clave única en virtud de los convenios de colaboración de que se trata.

Como cuestión previa, es pertinente anotar que según consta de los antecedentes, la “Clave Única” es un sistema de identidad digital que considera, como paso previo, un trámite de enrolamiento que requiere la concurrencia personal del solicitante de la clave a las oficinas del Servicio de Registro Civil e Identificación, en atención a lo dispuesto en los artículos 3° y 4°, N° 4, de la ley N° 19.477.

Esto último, atendido que para el enrolamiento resulta esencial la verificación de la identidad de la persona solicitante, pues aquel le permite obtener la respectiva clave, la cual, a su vez, le posibilitará hacer en línea diversos trámites personales ante los organismos estatales.

Ahora bien, en razón de la paralización de actividades que afectó al mencionado servicio, este celebró diversos convenios de colaboración con el propósito de permitir que durante dicha contingencia la entrega de la clave pudiera realizarse en otras reparticiones públicas.

Precisado lo anterior, cabe ahora referirse a los aspectos que se cuestionan en las presentaciones de la especie.    

a) Acerca de la procedencia de que en los convenios de colaboración se haya establecido que personal de las gobernaciones desempeñara funciones que son propias del Servicio de Registro Civil e identificación.

Del formato de convenio de colaboración acompañado por FENAMINSA, aparece que los acuerdos por los que se consulta tuvieron por objeto que, ante la situación de contingencia que afectó al Servicio de Registro Civil e Identificación, la gobernación respectiva entregara la “Clave Única” a los usuarios que concurran a sus oficinas a tal efecto.

Al tenor de dicho documento, para otorgar la mencionada clave, el funcionario de la gobernación debe exigir al usuario la presentación de su cédula de identidad, como asimismo ha de confirmar en línea la identidad del solicitante, conforme a la información que proporciona el Servicio de Registro Civil e Identificación a través de su sistema.

Además, se establece que la gobernación se obliga a utilizar la información otorgada por el servicio solo para los fines propios del convenio y a velar por el cumplimiento de la ley N° 19.628, sobre protección de la vida privada.

Pues bien, cabe recordar que el dictamen N° 95.365, de 2015, de este Ente de Control -que atendió otras presentaciones relativas a medidas adoptadas ante la paralización en comento-, determinó la procedencia de que personal de otras entidades de la Administración, con el fin de hacer frente a tal contingencia, haya cumplido tareas en el Servicio de Registro Civil e Identificación, pues con ello se buscó hacer efectivos los principios de servicialidad del Estado, continuidad del servicio público, eficiencia, eficacia y coordinación que rigen el actuar de los órganos administrativos.

En efecto, tales medidas apuntaron -al igual que la que se analiza- al restablecimiento de la regularidad y continuidad de las prestaciones que aquel organismo está obligado a otorgar a sus usuarios, las cuales se vieron afectadas a causa de la indicada movilización. 

De esta manera y por las mismas consideraciones, cabe sostener que es factible jurídicamente que en los convenios de colaboración que se cuestionan, se haya estipulado que personal de las gobernaciones provinciales se haría cargo de gestionar la entrega de la clave única a los usuarios que la requirieran, en el ejercicio de una labor de apoyo a la función del Servicio de Registro Civil e Identificación. 

b) En cuanto a la atribución de los gobernadores provinciales para suscribir los convenios de colaboración.

Sobre este punto, cabe señalar que conforme al artículo 116, inciso primero, de la Constitución Política de la República, en cada provincia existirá una gobernación que será un órgano territorialmente desconcentrado del intendente, la cual estará a cargo de un gobernador.

De tal modo, la gobernación es un órgano desconcentrado, es decir, que goza de ciertas facultades decisorias, y cuya autoridad es el gobernador. 

Ahora bien, entre tales potestades se encuentra la prevista en el artículo 30 del decreto con fuerza de ley N° 22, de 1959, del Ministerio de Hacienda -que fijó el texto de la Ley Orgánica del Servicio de Gobierno Interior de la República-, que autoriza a los gobernadores a concertar programas de acción común con otras autoridades de servicios públicos, a fin de impulsar el progreso general del territorio a su cargo y propender al bienestar de su población.

En mérito de lo expuesto y dado que los convenios de colaboración han tenido por objeto que personal que se desempeña en las gobernaciones gestione la entrega de la clave única, lo que se enmarca dentro de la atribución de los gobernadores de concertar programas de acción común para propender al bienestar de la población de la respectiva provincia, cabe concluir que es procedente que dichas autoridades hayan suscrito los acuerdos por los que se consulta.    

En tal sentido, es útil resaltar que solo se trata de una medida de buena administración de las gobernaciones a cargo de dichas autoridades, la cual ha tenido como propósito cautelar los mencionados principios de servicialidad del Estado, de continuidad de la función pública y de coordinación, consagrados en los artículos 1°, inciso cuarto, de la Constitución, y 3° y 5° de la ley N° 18.575.

Se complementa, en lo que concierne al tipo de convenio de colaboración analizado en este pronunciamiento, lo manifestado en el dictamen N° 60.302, de 2014, de esta Contraloría General.    

c) Acerca de la eventual entrega de claves únicas sin la concurrencia personal del interesado y/o sin la acreditación de su identidad.

En cuanto a lo reclamado sobre este asunto, cabe expresar que de la documentación tenida a la vista -entre ella, una copia del convenio de colaboración sin firmar acompañado por FENAMINSA-, aparece que, para la entrega de la referida clave, se exige copulativamente: 1) que el solicitante concurra personalmente al enrolamiento, y 2) que acredite su identidad presentando su cédula correspondiente, información que debe ser verificada por el funcionario en línea con la información que proporciona el Servicio de Registro Civil e Identificación a través de su sistema.

En razón de lo anterior y en atención a que no se han aportado antecedentes que den cuenta de que, en los hechos, el personal a cargo de la diligencia ha omitido exigir alguno de los mencionados requisitos, corresponde desestimar la alegación formulada al respecto. 

II.- Sobre la procedencia de que se haya encomendado a los directores regionales del Servicio de Registro Civil e Identificación desempeñar las funciones de los oficiales civiles adjuntos.

Sobre el particular, es pertinente destacar que de acuerdo con las letras a) y c) del artículo 7° de la aludida ley N° 19.477, al director nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación le corresponde adoptar las medidas necesarias para asegurar el normal funcionamiento y la buena marcha de la entidad que dirige. 

Asimismo, conforme a los literales o) y r) del citado artículo 7°, es atribución de esa autoridad facultar a determinados funcionarios para que autoricen los documentos que otorgan las unidades del servicio, como también designar a los funcionarios que tendrán la calidad de ministros de fe para certificar las actuaciones del servicio.

Pues bien, en atención a las normas recién citadas y ante la paralización de actividades ya mencionada, la dirección nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación dictó su aludida resolución exenta N° 3.770, de 2015, en cuya virtud asignó la función de oficial civil adjunto a los directores regionales, de manera de permitir que ellos pudiesen actuar como ministros de fe en determinadas actuaciones que dicha repartición desarrolla en favor de la comunidad.   

En razón de lo expuesto y en consideración a los principios de derecho público ya enunciados, es inconcuso sostener, en concordancia con el dictamen N° 95.365, de 2015, que esta Contraloría General no tiene reparos que formular respecto de lo decidido por la dirección nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación, en orden a encomendar excepcionalmente a sus directores regionales las labores de los oficiales civiles adjuntos, toda vez que ello ha tenido como propósito hacer frente a la mencionada contingencia que afectó el normal funcionamiento de esa repartición pública, de modo de cautelar la entrega de las prestaciones requeridas por la ciudadanía.

Transcríbase a los interesados, y a los Ministerios del Interior y Seguridad Pública y de Justicia y Derechos Humanos.      

Saluda atentamente a Ud.,


Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República