Dictamen N° 81904

Texto del dictamen

N° 81.904 Fecha: 23-X-2014
Doña Paula Larraín Larraín, consulta sobre la forma en que debe realizar la rendición de gastos ante el Consejo Nacional de la Cultura y las Artes -CNCA-, en relación con su proyecto “Pasantía de Fomento Lector y Bibliotecas Públicas. Colombia” financiado por esa entidad. Indica que no le fue posible acompañar los respectivos comprobantes, en atención a que no le entregaron boletas por bajos montos y que las declaraciones juradas con que intentó acreditar tales egresos le fueron rechazadas por aquel organismo.
Requerido su informe, el CNCA señala  que en virtud del proyecto singularizado, transfirió a la requirente la suma de $1.980.524, suscribiéndose al efecto un convenio de ejecución, el que fue aprobado mediante su resolución exenta N° 1604, de 2010.
Añade que en la rendición de cuentas presentada por la beneficiaria le rechazó la suma de $ 309.036, la que se descompone en $183.079 para alimentación y $125.957 destinados a imprevistos, ya que no se configuró una situación excepcional que le permitiera acreditar tales desembolsos con declaraciones juradas, las que, en todo caso, debieron emanar del prestador de los servicios y no de la cuentadante, como ocurrió en la especie.
Sobre el particular, el artículo 54 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado, preceptúa que compete a la Contraloría General el examen de las cuentas de los organismos del sector público, de acuerdo con las normas contenidas en su ley orgánica, agregando su artículo 55, que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones, y que, en casos calificados, podrán aceptarse en subsidio, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario correspondiente.
Por su parte el artículo 95, letra b), de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Organismo de Control, establece que tal examen tendrá por objeto comprobar la veracidad y fidelidad de las mismas y la autenticidad de la documentación respectiva, agregando que "se considerará auténtico solo el documento original, salvo que el juez, en el juicio respectivo y por motivos fundados, reconozca este mérito a otro medio de prueba".
A su turno, los numerales 1 y 5.3 de la resolución N° 759, de 2003, de este Ente de Fiscalización, que fija normas de procedimiento sobre rendición de cuentas, prevén que toda persona o entidad que reciba fondos del Fisco o de las municipalidades se encuentra afecta a la obligación de rendir cuenta de los mismos, correspondiéndole a la unidad operativa otorgante exigir el cumplimiento de ese deber en la oportunidad y forma que proceda.
Al tenor de la normativa expuesta y tal como lo ha manifestado la jurisprudencia administrativa de este Ente de Control, contenida, entre otros, en los dictámenes N°s. 52.935, de 2012 y 57.326 de 2013, por regla general, las rendiciones de cuentas deben efectuarse mediante documentos originales, los cuales en casos calificados pueden ser sustituidos por copias debidamente autentificadas por un ministro de fe o por el funcionario competente.
Sin perjuicio de lo anterior, ante la imposibilidad de presentar los documentos de respaldo debido a fuerza mayor o por tratarse de servicios por cuyo pago no se entrega comprobante, la misma jurisprudencia ha señalado que el afectado podrá recurrir a otras pruebas que permitan constatar presuntivamente los gastos efectuados, como la declaración jurada de aquellas personas bajo cuya responsabilidad se otorgaron las prestaciones que dieron lugar a las expensas que él rinde, lo cual debe ser calificado por la autoridad en cada situación particular.
Ahora bien, acorde con lo informado por el CNCA dicho servicio no contó con antecedentes que le permitieran formarse la convicción de que la peticionaria se encontraba en una situación de excepción que justificara la rendición de los recursos indicados por medio de declaraciones juradas, las que, en todo caso, debieron provenir del prestador de los servicios y no de la cuentadante como ocurrió en la especie. 
Por su parte, esta Entidad de Control no posee, en esta oportunidad, otra documentación distinta a la ya ponderada por el CNCA que le permita establecer una conclusión diferente.
En consecuencia, la recurrente deberá adjuntar los documentos originales y auténticos para rendir los gastos objetados, y en caso de incumplimiento, tendrá que proceder al reembolso de los montos rechazados por la autoridad otorgante de los fondos. 
Transcríbase al Consejo Nacional de la Cultura y las Artes y a la División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General. 
Saluda atentamente a Ud.,


Ramiro Mendoza Zúñiga
Contralor General de la República