Dictamen N° 34390

Texto del dictamen

N° 34.390      Fecha : 16-V-2014

La Intendencia de la Región de Tarapacá solicita un pronunciamiento que determine los casos en que la rendición de cuentas de las entidades del sector privado receptoras de recursos del “Fondo de Innovación para la Competitividad” (FIC) puede ser respaldada con copias autentificadas por el ministro de fe que corresponda.
En particular, consulta si las autorizaciones otorgadas por esta Entidad de Control mediante los dictámenes N° s. 32.931 y 57.326, ambos de 2013, rigen para todas las rendiciones del sector privado, o sólo las situaciones que en estos se señalan.
Al respecto, tales pronunciamientos establecieron que con motivo de la preceptiva tributaria que impone la obligación de mantener los originales en poder del contribuyente, los receptores de los caudales que en ellos se indican pueden respaldar las rendiciones de cuentas con copias autentificadas por el funcionario competente, de manera que los antecedentes originales permanezcan en su poder.
Requerido de informe, el Servicio de Impuestos Internos manifestó que al tenor del artículo 17 del Código Tributario, los contribuyentes receptores de fondos públicos deben conservar toda la documentación original que respalda sus operaciones y mantenerla a disposición de ese organismo para fiscalizar el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. 
Sobre la materia, la ley N° 20.641, de Presupuestos del Sector Público para el año 2013, en la asignación 05-05-01-33-03-024, “Provisión Programa Fondo de Innovación para la Competitividad” de la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, contempla los haberes por los cuales se consulta, estableciendo, en su glosa 16, en lo pertinente, que estos se destinarán a todo tipo de gastos para el fortalecimiento de las capacidades de los gobiernos regionales y de la institucionalidad pública o privada para el desarrollo regional de la innovación, distribuyéndose al menos un 80% entre tales organismos regionales.
A su turno, el numeral 5.2 de la glosa 02 común a los gobiernos regionales, aplicable a las transferencias con cargo al subtítulo 33, señala que los recursos del FIC serán traspasados por dichos órganos a las instituciones elegibles para la elaboración de estudios e investigaciones según la resolución N° 277, de 2011, de la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, y agrega que dichos montos no se incorporarán a los presupuestos de las entidades receptoras, “sin perjuicio de que éstas deberán rendir cuenta de su utilización a la Contraloría General de la República.”
En este contexto, el artículo único de la antedicha resolución N° 277 clasifica las instituciones receptoras del FIC en agencias ejecutoras, entidades receptoras y corporaciones de desarrollo productivo, categorías que incluyen tanto entidades del sector público como privado.
Pues bien, acorde con lo dispuesto en el artículo 85 de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, las entidades receptoras de los recursos públicos deben rendir cuenta de su inversión conforme a la resolución N° 759, de 2003, de esta Contraloría General, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas.
En relación a la situación que motiva la consulta, el numeral 5.3 de la aludida resolución N° 759 precisa que las transferencias se acreditarán con el comprobante de ingreso de la entidad privada que recibe el aporte, firmado por la persona que la percibe, y que las unidades operativas otorgantes serán responsables de exigir rendición documentada de los montos entregados a las personas o instituciones del sector privado, efectuar su revisión para determinar la correcta inversión de los fondos concedidos y el cumplimiento de los objetivos pactados, y mantener a disposición de esta Entidad Fiscalizadora los antecedentes respectivos. 
De esta manera, tratándose de aportes a privados, la inversión de los recursos por tales entes será examinada por este Órgano Contralor en la sede de la unidad operativa otorgante de los mismos (aplica dictámenes N° s. 32.931 y 82.915, ambos de 2013). 
Seguidamente, en cuanto a los antecedentes constitutivos de la aludida rendición, el artículo 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, previene que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones, añadiendo, su inciso segundo, que no obstante, en casos calificados, podrán aceptarse copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el respectivo funcionario. 
Al tenor de la normativa anteriormente expuesta, mediante los aludidos dictámenes N°s. 32.931 y 57.326, ambos de 2013, esta Contraloría General facultó que las rendiciones de las instituciones del sector privado en las circunstancias que ahí se indican se efectuara con fotocopias autentificadas en reemplazo de los antecedentes tributarios originales, sin que pueda desprenderse que tales autorizaciones constituyan una habilitación genérica aplicable a los demás organismos del sector privado.
Atendido lo expuesto, cabe concluir que la normativa que regula la materia exige que la fundamentación de los gastos se efectúe mediante documentos originales, y sólo podrán ser sustituidos por fotocopias autentificadas cuando concurran circunstancias especiales calificadas por la autoridad en cada situación particular.
Lo anterior se ve confirmado por lo dispuesto en el dictamen N° 79.603, de 2011, mediante el cual esta Entidad de Control señaló que en las rendiciones de cuentas pueden admitirse  antecedentes distintos de los originales cuando se invoque la existencia de condiciones especiales que permitan prescindir de aquellos.
Transcríbase a la División de Auditoría Administrativa, al Servicio de Impuestos Internos y a la Contraloría Regional de Tarapacá.
Saluda atentamente a Ud.,

Ramiro Mendoza Zúñiga
Contralor General de la República