Dictamen N° 82915

Texto del dictamen

N° 82.915  Fecha: 18-XII-2013

La Vicepresidenta Ejecutiva (S) de la Junta Nacional de Jardines Infantiles -JUNJI-, consulta si con ocasión de las rendiciones de cuentas que deben efectuar las instituciones privadas sin fines de lucro que reciben fondos del subtítulo 24, dicho servicio puede aceptar de manera general y permanente la presentación de fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe que corresponda como respaldo de los recursos invertidos. 
Agrega que tales organismos receptores han manifestado la necesidad de mantener en su poder los documentos originales para efectos tributarios y contables.
Al respecto, la ley N° 20.641, de Presupuestos del Sector Público para el año 2013, tal como lo han hecho las de anualidades anteriores, contempla en la Partida 09, Capítulo 11, Programa 01, Subtítulo 24, Ítem 03, Asignación 170 “Convenios con Municipalidades y otras Instituciones”, los recursos necesarios para la celebración de convenios de transferencia con tales entidades, a fin de que éstas financien todo tipo de gastos asociados a la creación, mantención y administración de jardines infantiles. Su glosa 05 señala que “La transferencia de fondos se regirá por el Decreto Supremo N° 67 de Educación, de 2010 y sus modificaciones”.
El inciso segundo del artículo 20 de este último texto reglamentario establece que “tratándose de transferencias efectuadas al sector privado, corresponderá a la Junta Nacional de Jardines Infantiles mantener a disposición de la Contraloría General de la República los antecedentes relativos a la rendición de cuentas de las señaladas transferencias”.
En relación con lo anterior, el numeral 5.3 de la resolución N° 759, de 2003, de esta Contraloría General, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, precisa que las transferencias se acreditarán con el comprobante de ingreso de la entidad privada que recibe el aporte, firmado por la persona que la percibe, y que las unidades operativas otorgantes serán responsables de exigir rendición documentada de los montos entregados a las personas o instituciones del sector privado, efectuar su revisión para determinar la correcta inversión de los fondos concedidos y el cumplimiento de los objetivos pactados, y mantener a disposición de esta Entidad Fiscalizadora los antecedentes respectivos.
De esta manera, tratándose de aportes a privados, la inversión de los recursos por tales entes será examinada por este Órgano Contralor en la sede de la unidad operativa otorgante de los mismos (aplica dictámenes N°s. 12.088, de 2007 y 32.931, de 2013).
Seguidamente, en cuanto a los antecedentes constitutivos de la aludida rendición, el artículo 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, previene que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones, añadiendo, su inciso segundo, que no obstante, en casos calificados, podrán aceptarse copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el respectivo funcionario.
Al tenor de la normativa anteriormente expuesta y tal como lo ha manifestado la jurisprudencia administrativa de esta Contraloría General, contenida, entre otros, en los dictámenes N°s. 60.652, de 2010, 52.935, de 2012, 32.931 y 57.326, ambos de 2013, por regla general, las rendiciones de cuentas deben efectuarse mediante documentos originales, los cuales en casos calificados pueden ser sustituidos por copias debidamente autentificadas por un ministro de fe o por el funcionario competente.
Lo anterior, es concordante con lo establecido en el punto V.5 de la resolución exenta N°15/159, de 2013, del organismo consultante, que aprueba el manual del programa de transferencia de fondos desde JUNJI a entidades sin fines de lucro que creen, mantengan o administren jardines infantiles, en cuanto dispone que “Respecto de las otras entidades sin fines de lucro, distintas a las municipalidades y entidades estatales que rindan cuenta a JUNJI por transferencia de fondos, deberán hacerlo con documentación original, la que permanecerá en custodia en la Dirección Regional, dispuesta para ser fiscalizada por la Contraloría General de la República”. Agrega su inciso siguiente que “No obstante lo anterior, por motivos calificados, la documentación original podrá ser reemplazada por fotocopias autentificadas por un ministro de fe, debiendo la Dirección Regional analizar en cada caso particular si se presentan motivos calificados que lo justifiquen”.
Ahora bien, el mencionado dictamen N° 32.931 señala que tratándose de traspasos de recursos que las agencias ejecutoras públicas realizan a las entidades del sector privado, no se advierte inconveniente para que los originales de los antecedentes tributarios que integran el expediente respectivo, queden en poder de los beneficiarios de los programas y las cuentas sean respaldadas con fotocopias autentificadas por el funcionario a quien en conformidad con el ordenamiento jurídico, le corresponda actuar como ministro de fe.
En consecuencia, las rendiciones que las entidades privadas receptoras realizan a la JUNJI, deben efectuarse, por regla general, con la documentación original y solo en casos excepcionales, debidamente fundados y calificados, podrá autorizarse que aquellos permanezcan en poder de las receptoras, y las cuentas sean respaldadas con fotocopias autentificadas por el funcionario a quien en conformidad con el ordenamiento jurídico, le corresponda actuar como ministro de fe.
En lo referente a los antecedentes tributarios a que se refiere la consulta, no se advierte inconveniente para que los originales de esos documentos queden en poder de las entidades privadas de que se trata y las cuentas sean respaldadas en la forma antes indicada.
Transcríbase a la División de Auditoría Administrativa.
Saluda atentamente a Ud.,

Ramiro Mendoza Zúñiga
Contralor General de la República