Dictamen N° 79603

Texto del dictamen

N° 79.603	Fecha: 22-XII-2011


Se ha dirigido a esta Contraloría General doña Lucía Cornejo Salazar, Directora de Control de la Municipalidad de Macul, solicitando un pronunciamiento en el que se indique si se ajusta  a derecho que esa entidad edilicia asuma los gastos de traslado y movilización en que incurran los concejales en el cumplimiento de cometidos municipales, como también que se precisen los requisitos para el otorgamiento de los fondos correspondientes y las medidas pertinentes para obtener, en su caso, la restitución de estos cuando sean rendidos indebidamente.
Requiere asimismo la recurrente que se determine la procedencia de aprobar las rendiciones de cuentas de los concejales que indica del aludido municipio, respecto de los gastos de movilización en que incurrieran con ocasión del III Congreso Nacional de Concejales, el que tuvo lugar en la ciudad de Osorno, entre el 10 y el 14 de agosto de 2010, por cuanto dichas rendiciones consistirían exclusivamente en declaraciones juradas, omitiendo acompañar los comprobantes de pago correspondientes.
En relación con la materia, cabe hacer presente que el inciso final del artículo 88 de la ley N° 18.695 -Orgánica Constitucional de Municipalidades- señala que, con todo, cuando un concejal se encuentre en el desempeño de cometidos en representación de la municipalidad, tendrá derecho a percibir fondos con el objeto de cubrir sus gastos de alimentación y alojamiento. Tales fondos no estarán sujetos a rendición y serán equivalentes al monto del viático que corresponda al alcalde respectivo por iguales conceptos.
A su vez, si bien el aludido precepto no contempla en forma expresa el derecho a reembolso por concepto de traslado, de acuerdo con el criterio sustentado por este Organismo de Control en su reiterada jurisprudencia -contenida, entre otros, en el dictamen N° 17.827, de 2006-, los gastos en pasajes en que incurran los concejales derivados del desplazamiento necesario para actuar válidamente en representación de la entidad edilicia, deben serles reembolsados, a fin de evitar un enriquecimiento sin causa en favor del municipio.
Lo anterior, por cierto, siempre que la municipalidad cuente con los recursos presupuestarios necesarios para esos fines y entendiéndose que estos se dan válidamente en la medida que el concejal actúe en representación del municipio, ya que sólo dicha actividad constituye el cumplimiento de una función pública, excluyendo cualquier otra ajena al interés público municipal, debiendo tratarse, además, de actividades autorizadas  expresamente por el alcalde o, en su caso, por el concejo, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 79, letra ll), de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades (aplica criterio contenido en el dictamen N° 8.442, de 2009, de esta Entidad Fiscalizadora).
En todo caso, dado que los mencionados gastos de desplazamiento no se encuentran expresamente exentos de rendición de cuenta, a diferencia de los fondos entregados para cubrir gastos de alimentación y alojamiento, tal como lo señala la segunda parte del inciso final del artículo 88 de la citada ley N° 18.695, los concejales que incurren en dichos desembolsos permanecen sujetos a la obligación de acreditarlos, presentando la documentación de respaldo pertinente, entre esta, los comprobantes de pago de los servicios utilizados, con el fin de obtener el correspondiente reembolso (aplica criterio contenido los dictámenes N°s. 9.826, de 2009 y 39.517, de 2011). 
Al respecto, es menester tener en cuenta que, por su parte, la resolución N° 759, de 2003, de esta Contraloría General -que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas-, dispone, en su N° 3, que toda rendición de cuentas estará constituida por los comprobantes de ingreso, egreso y traspaso, acompañados de la documentación en que se fundamentan, los que constituyen el reflejo de las transacciones realizadas en el desarrollo de su gestión en dicho período y, consecuentemente, se derivan de sus sistemas de información.
Ahora bien, en lo relativo específicamente a la posibilidad de aceptar declaraciones juradas para respaldar gastos en una rendición de cuenta, cabe hacer presente que estas no son un medio idóneo al efecto, porque no se trata de documentos en los que conste directamente el gasto ni copias de estos (aplica criterio contenido en el dictamen N° 60.652, de 2010).
En relación con lo anterior, el precitado pronunciamiento ha establecido que, tratándose de una imposibilidad de presentar la documentación original por extravío de esta, atribuible a culpa o negligencia del funcionario encargado de presentarla, la falta de la misma no puede suplirse a través de una declaración jurada del cuentadante.
Sin perjuicio de lo expresado, siguiendo el criterio contenido en la referida jurisprudencia administrativa, ante la imposibilidad de presentar los documentos comprobatorios debido a fuerza mayor o por tratarse de servicios por cuyo pago no se entrega comprobante, el afectado podrá recurrir a otras pruebas que permitan constatar presuntivamente los gastos efectuados, como la declaración jurada de aquellas personas bajo cuya responsabilidad se prestaron los servicios que dieron lugar a las expensas que él rinde. 
En consecuencia, en las rendiciones de cuentas puede admitirse la fundamentación de gastos mediante antecedentes probatorios que no sean documentos originales, cuando se configuren circunstancias especiales, en los términos expuestos, lo cual debe ser calificado por la autoridad en cada situación particular.
 De no concurrir tales circunstancias, el municipio deberá rechazar las rendiciones de cuentas que se le presenten, debiendo adoptar las medidas pertinentes tendientes a lograr la restitución de los fondos otorgados y rendidos indebidamente, a través de las vías administrativas y/o jurisdiccionales que al efecto contempla el ordenamiento jurídico. 
Ahora bien, en cuanto a las rendiciones que se acompañan en la especie, cabe manifestar que si bien su aceptación o rechazo corresponde a esa entidad edilicia, es del caso anotar que en las mismas no se invocan circunstancias especiales que permitan prescindir de la documentación original que acredite los gastos en los que habrían incurrido los concejales afectados.



Finalmente, cabe hacer presente que, en lo sucesivo, las consultas que se formulen a este Organismo, deben ser efectuadas por intermedio del Jefe del Servicio o funcionario especialmente facultado para ello y remitirse acompañadas del correspondiente informe jurídico.

Ramiro Mendoza Zúñiga
Contralor General de la República