Dictamen N° 61079

Texto del dictamen

N° 61.079    Fecha:   14-X-2010
Se ha dirigido a esta Contraloría General don Tulio Mateluna Martínez, ex funcionario de la Municipalidad de San Pedro, solicitando un pronunciamiento que determine el  alcance de los poderes otorgados ante Notario Público, para los efectos de requerir información o documentación a nombre de terceras personas, toda vez que dicho municipio, se ha negado a efectuar la entrega de la misma.

Solicitado el informe a la Municipalidad de San Pedro, ésta lo evacuó mediante el oficio N° 345, de 2010, en el que señala que el requerimiento del recurrente no cumplía con los requisitos previstos en el artículo 22 de la ley N° 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, por cuanto sólo se habían acompañado copias simples de los poderes respectivos.
Sobre el particular, cabe señalar que según el aludido artículo 22, los interesados podrán actuar por medio de apoderados, entendiéndose que éstos tienen todas las facultades necesarias para la consecución del acto administrativo, salvo manifestación expresa en contrario.
Agrega el inciso segundo de la citada disposición legal, que el poder deberá constar en escritura pública o documento privado suscrito ante notario. Se requerirá siempre de escritura pública cuando el acto administrativo de que se trate produzca efectos que exijan esa solemnidad.
Por su parte, el artículo único de la ley N° 19.088, previene, en lo que interesa, que en las actuaciones que se realicen y en las presentaciones que se formulen, entre otros organismos, ante las municipalidades, relacionadas con asuntos de la vivienda, la salud, la educación, la previsión social o el trabajo, sólo será necesario presentar los originales de los documentos que sean requeridos, o copias o fotocopias autorizadas de ellos, y dejar fotocopias simples de los mismos. El funcionario administrativo receptor las cotejará y luego devolverá los documentos a los interesados, entendiéndose que ha efectuado tal cotejo por el solo hecho de estampar en la fotocopia el timbre de recepción, la fecha y su nombre y firma. 
De esta forma, a los requerimientos que se formulen ante los municipios, a nombre o en representación de terceras personas, deberá adjuntarse el respectivo poder, que ha de constar en escritura pública o documento privado suscrito ante notario y sólo se podrá acompañar copia simple de tal instrumento, en el evento de que se trate de las materias a que se ha hecho referencia, y se efectúe el cotejo de conformidad con la preceptiva antes comentada (aplica criterio contenido en los dictámenes NOS 5.011, de 2004, y 2.984, de 2007).
Sin perjuicio de lo anterior, cumple este Organismo Contralor con informar que las solicitudes que se promuevan con el propósito de acceder a la información de los Órganos de la Administración del Estado -entre los que se encuentran las municipalidades, atendido lo dispuesto en el artículo 1°, inciso segundo de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado-, deberán ajustarse a los requisitos y tramitarse de acuerdo con el procedimiento establecido en los artículos 12 y siguientes de la ley de transparencia de la función pública y de acceso a la información de la Administración del Estado, contenida en el artículo primero de la ley N° 20.285, sobre Acceso a la Información Pública.
Finalmente, en lo que atañe a lo mencionado por la Municipalidad de San Pedro en su informe, en orden a que el señor Mateluna Martínez, no puede ingresar a organismo público alguno por carecer del requisito de idoneidad moral para ello, es preciso aclarar que dicha inhabilidad dice relación con uno de los requisitos para incorporarse a un empleo en la Administración del Estado, regido por las leyes NOS 18.834, sobre Estatuto Administrativo, y 18.883, que aprueba el Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, pero en caso alguno ello alude a que aquél no pueda requerir o efectuar presentaciones ante dicha entidad edilicia, sea personalmente o representado, por lo que esta última deberá adoptar las medidas necesarias para evitar situaciones como las acontecidas en la especie.

Ramiro Mendoza Zúñiga
Contralor General de la República