Dictamen N° 41270

Texto del dictamen

N° 41.270	Fecha: 10-IX-2007


La Asociación de Funcionarios de la Central de Abastecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud, ha solicitado un pronunciamiento respecto de la procedencia de utilizar medios electrónicos para realizar el proceso de calificaciones del personal de ese organismo del Estado.

Esa entidad gremial plantea diversas objeciones a la aplicación del sistema de evaluación implementado a través de medios electrónicos por ese servicio público, las cuales dicen relación, en síntesis, con la capacitación de los funcionarios en el nuevo sistema, la ausencia de privacidad del mismo, la imposibilidad de algunos servidores de ser notificados de sus calificaciones y la falta de entrega de copia de sus precalificaciones.

Sobre el particular, el director del mencionado organismo público señala que el sistema cuestionado no sólo establece los factores y subfactores exigidos en el Reglamento Especial de Calificaciones de esa repartición, sino que, además, se inserta en el marco del programa de Mejoramiento de Gestión.

A continuación, indica que, contrariamente a lo sostenido por la organización gremial ocurrente, los funcionarios fueron capacitados en el uso del Sistema de Información de Recursos Humanos, de manera que a través de este procedimiento pueden tomar conocimiento de los actos y resoluciones relativos a sus calificaciones.

Agrega que aquellos que no cuentan con un computador, son notificados en presencia del calificador y, además, que el sistema permite a los interesados acceder e imprimir sus precalificaciones tantas veces como lo estimen conveniente.

Por tal motivo, concluye su informe, "no se han vulnerado ni los derechos de los funcionarios ni se ha afectado la validez del acto administrativo, por cuanto se cumplió con todos los requisitos tanto legales como técnicos para un proceso de calificación justo y transparente".

Sobre el particular, cabe señalar que el proceso de calificación del personal de la mencionada Central de Abastecimiento, se encuentra regulado por la ley N° 18.834, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el D.F.L. N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda y por el decreto N° 352, de 2001, del Ministerio de Salud, que aprueba el Reglamento de Calificaciones de esa institución, cuyas normas se aplican con preferencia respecto de las contempladas en el Reglamento General de Calificaciones, aprobado por decreto N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior.

En este contexto, se debe tener en cuenta que, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 32 de la citada ley N° 18.834, "el sistema de calificación tendrá por objeto evaluar el desempeño y las aptitudes de los funcionarios, atendidas las exigencias y características de su cargo, y servirá de base para la promoción, los estímulos y la eliminación del servicio".

Al respecto, es dable manifestar que el aludido sistema de calificaciones, está constituido por una serie de trámites y actos que se encuentran expresamente determinados en dicho texto legal y en el citado decreto N° 1.825, de 1998, y cuya finalidad es la evaluación de los servidores públicos regidos por ese estatuto administrativo.

En este sentido, resulta procedente señalar que aquél constituye un procedimiento administrativo, conforme a lo dispuesto en el inciso primero del artículo 18 de la N° 19.880, que establece Bases de Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los órganos de la Administración del Estado, de manera que, según lo preceptuado en el inciso tercero de la misma norma legal, él debe constar en un expediente escrito o electrónico.

No obstante lo anterior, cabe hacer presente que determinadas actuaciones de los procedimientos evaluatorios, no podrán ser realizadas a través de medios electrónicos, ya que por mandato expreso de la normativa que los regula, ellas necesariamente deben contar con formalidades que no se pueden llevar a efecto utilizando tales sistemas.

Así por ejemplo, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 9°, 19 y 20 del citado decreto N° 1.825, de 1998, el jefe directo deberá notificar por escrito al funcionario el contenido y circunstancia de las anotaciones de mérito o de demérito, como asimismo los informes de desempeño y la precalificación.

Ahora bien, según lo ordenado en los artículos 48 y 49 la ley N° 18.834, y 31 y 34 del mencionado decreto N° 1.825, de 1998, el Secretario de la Junta Calificadora o el funcionario que ella designe, deberá entregar al interesado copia autorizada del acuerdo respectivo de ese órgano colegiado o del fallo de la apelación, y exigir la firma de aquél o dejar constancia de su negativa a firmar, de lo cual aparece que la notificación de las calificaciones debe efectuarse en forma personal.

En este sentido, es útil agregar que, tal como lo ha precisado esta Contraloría General a través de su oficio N° 36.831 de 2003, entre otros, sólo se cumple con el requisito de notificación, cuando consta de manera fehaciente que el afectado ha podido tomar conocimiento a cabalidad de su evaluación, lo que no ocurre cuando aquélla se efectúa a través de medios que no permiten satisfacer dicha exigencia.

De esta manera, entonces, si bien los procesos evaluatorios pueden ser tramitados a través de medios electrónicos, determinadas actuaciones relacionadas con él, tales como las ya anotadas, no pueden ser realizadas a través de esa tecnología, por cuanto el legislador ha estimado que en esos casos, el fin perseguido por ellas, sólo se logra si se realizan en forma personal.

En este orden de ideas, cabe destacar, en armonía con la jurisprudencia administrativa contenida, entre otros, en el dictamen N° 8.977, de 2002, que la normativa que regula el sistema de calificación de los funcionarios afectos a la citada ley N° 18.834, contempla disposiciones precisas que deben ser respetadas por la autoridad administrativa, de tal suerte que ella no puede apartarse de la indicada regulación, tanto en lo concerniente a los trámites y actos que la configuran, ni en cuanto a la secuencia procesal que vincula a éstos entre sí, ya que, de otro modo, se vulneraría el principio de legalidad contemplado en los artículos 6° y 7° de la Carta Fundamental.

Atendido lo expuesto y teniendo en especial consideración lo prescrito en el articulo 18 de la citada N° 19.880, cumple esta Contraloría General con manifestar que si bien la Central de Abastecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud, puede emplear medios electrónicos en la realización del proceso calificatorio de sus funcionarios, determinadas actuaciones y trámites del mismo que, por expreso mandato de la normativa pertinente, exigen formalidades inconciliables con ellos, como ocurre con las notificaciones ya anotadas, no pueden realizarse a través de dicha vía.