Dictamen N° 12088

Texto del dictamen

N° 12.088       Fecha: 19-III-2007

Mediante el documento del rubro, se ha solicitado a esta Contraloría General, un pronunciamiento jurídico sobre el lugar en que deben ser conservados los documentos originales empleados en la rendición financiera de las propuestas adjudicadas con ocasión del Concurso Público "Proyectos de Asociatividad para Organizaciones de Interés Público".

Lo anterior, en atención a que diversas corporaciones y fundaciones de derecho privado adjudicatarias de dichos proyectos han manifestado que el Servicio de Impuestos Internos les estaría solicitando mantener dichos documentos en original en las respectivas sedes, en tanto que el Ministerio Secretaría General de Gobierno, por su parte, estaría solicitando que dicha documentación sea conservada por dicha Secretaría de Estado.

Sobre la materia, resulta del todo conveniente referirse, por una parte, a la relación entre el Ministerio y el Órgano Fiscalizador y, por otra, a la relación entre la Secretaría de Estado y el ente privado receptor de los recursos.

Al efecto, cabe señalar, en lo que respecta a la relación entre el Ministerio Secretaría General de Gobierno y esta Entidad Fiscalizadora, que aquella debe sujetarse estrictamente a los términos establecidos tanto en la Ley Orgánica Constitucional de este Órgano Contralor como a las disposiciones de la Resolución N° 759, de 2003, de esta Contraloría General, que "Fija Normas sobre Procedimiento de Rendición de Cuentas".

De acuerdo con el punto 5.3 de la Resolución en comento, relativo a las transferencias al sector privado, las unidades operativas otorgantes serán responsables de exigir la rendición de cuentas de los fondos entregados a las personas o instituciones del sector privado; proceder a su revisión para determinar la correcta inversión de los fondos concedidos y el cumplimiento de los objetivos pactados; y, mantener a disposición de esta Contraloría General, los antecedentes relativos a la rendición de cuentas de las señaladas transferencias, de lo que se desprende que la inversión de la transferencia por el ente privado será examinada por este Órgano Contralor en la sede de la Unidad Operativa otorgante.

En cuanto a la relación entre ese Ministerio y las corporaciones y fundaciones adjudicatarias de los Proyectos de Asociatividad, la referida Resolución N° 759, de 2003, no es vinculante, en principio, para los entes privados, los que no estarían obligados a rendir cuenta a esta Contraloría de los fondos transferidos, salvo que se encuentren sometidos a las exigencias impuestas por los artículos 25 y 85 de la Ley N° 10.336 u otras disposiciones legales expresas.

Sin perjuicio de ello, se debe tener presente que la jurisprudencia administrativa contenida, entre otros, en los dictámenes N° 7.864, de 1985 y N° 37.067, de 1994, ha señalado que respecto de las subvenciones y aportes previstos en leyes transitorias para finalidades determinadas, compete precisamente a las entidades que los otorgan velar por el cumplimiento de los objetivos a que la ley los destina, ya que las funciones que a ellas se les encomiendan no deben entenderse agotadas con la sola entrega de los recursos a los beneficiarios. Asimismo, el servicio público otorgante, dotado por la ley de facultades amplias para efectuar transferencias, puede exigir al beneficiario, en el acto de aporte, tanto el empleo de los recursos en el cumplimiento de un objetivo determinado como la justificación de los gastos realizados con cargo a dichos fondos

Del mismo modo, se debe tener presente respecto de los recursos públicos que se transfieren a entidades privadas, que la Ley N° 19.862 dispone en su artículo 1 que los órganos y servicios públicos incluidos en la Ley de Presupuestos y los Municipios que efectúen transferencias, tienen la obligación de llevar un registro de las entidades receptoras de dichos fondos; que en su artículo 4 señala la información que debe contener el indicado registro; y, que en su artículo 6 ordena que a las entidades a que se refiere este cuerpo legal sólo se les podrá entregar recursos públicos o conceder franquicias tributarias una vez que se encuentren inscritas en el registro correspondiente.

Por último, corresponde señalar que, de acuerdo con el criterio contenido en el dictamen N° 43.432, de 1998, las corporaciones y fundaciones de derecho privado revisten el carácter de organizaciones no gubernamentales y, que en tal carácter, les son aplicables las instrucciones impartidas por este órgano Contralor en sus Dictámenes N° 10.728, de 1997 y N° 31.644, de 2004, de modo que deben remitir un informe mensual, que permanecerá en dependencias del Servicio Público otorgante, que deberá señalar, a lo menos, el saldo inicial de los fondos disponibles, el monto de los recursos recibidos en el mes, el monto de los egresos realizados y el saldo disponible para el mes siguiente.

Ahora bien, dada la naturaleza de control a posteriori de la rendición de cuentas y, atendido que ésta tiene por finalidad comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad, las cuentas que se presenten deben ser documentadas, debiendo ser la documentación presentada pertinente y auténtica, lo que persigue, por una parte, acreditar la inversión o gasto y, por otra, comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas.

En tales condiciones, y en armonía con el criterio contenido en los dictámenes N° 17.774, de 1994, y N° 5.961, de 1996, entre otros, la rendición de cuentas debe ser efectuada mediante documentación original y, sólo por motivos calificados, dichos originales pueden ser reemplazados por fotocopias autentificadas por un Ministro de Fé o por el funcionario correspondiente, al tenor de lo expuesto en el artículo 55 del Decreto Ley N° 1.263, de 1975.

De este modo, se deberá analizar en cada caso particular si se presentan motivos calificados que justifiquen que los documentos originales sean reemplazados por fotocopias autentificadas, en cuyo caso no se avizoran inconvenientes para que la documentación original sea mantenida en las dependencias de las fundaciones o corporaciones receptoras de los recursos de los Proyectos de Asociatividad.

Finalmente, esta Contraloría General cumple con hacer presente que, en lo sucesivo, se deberá dar cumplimiento a las instrucciones impartidas por este Organismo Fiscalizador en su Oficio N° 24.841, de 1974, y reiteradas por Oficio N° 12.003, de 1990, en el sentido que las consultas que se formulen ante esta Contraloría General deben efectuarse por el Jefe Superior del Servicio y venir acompañadas de un informe jurídico fundado sobre el asunto de que se trate, expedido por la Fiscalía, Departamento Legal o Asesoría Jurídica de la Entidad respectiva. Transcríbase al Área de Administración General y Defensa Nacional.

Saluda atentamente a Ud.,


Noemi Rojas Llanos
Contralor General de la República
Subrogante