Dictamen N° 43308

Texto del dictamen

N° 43.308 Fecha: 30-IX-2003
  
La Tesorería General de la República sostiene que tratándose de los egresos dispuestos por otros organismos y que deben ser financiados con cargo a los recursos fiscales que administra, las Tesorerías respectivas para los efectos de contar con el respaldo necesario de tales gastos, deberían conservar en su poder los originales de los decretos o resoluciones que han autorizado dichos desembolsos, razón por la cual solicita a esta Contraloría General un pronunciamiento sobre la procedencia de devolver aquellos instrumentos a los organismos que los han emitido. Además, consulta si bastaría como antecedente sólo la copia autorizada de esos actos administrativos para los efectos de dar curso a un egreso fiscal.

Agrega que en relación con este aspecto el Servicio de Impuestos Internos mediante Circular N° 9, de 22 de enero de 2003, ha emitido instrucciones en relación con la devolución o imputación de las sumas enteradas en exceso en arcas fiscales, por concepto del pago del impuesto de timbres y estampillas aplicable a los documentos que den cuenta de operaciones hipotecarias de crédito de dinero destinadas a la construcción o adquisición de viviendas, estableciendo que "en el evento de que sea aceptada la imputación o devolución, el Director Regional procederá a comunicar a la Tesorería respectiva este hecho, enviando para tal efecto copia autorizada de la resolución en la cual conste que tales cantidades pueden ser imputadas o devueltas".

Asimismo, señala que el Ministerio de Justicia y el de Bienes Nacionales estiman que los originales de los decretos y resoluciones de esas Secretarías de Estado que dispongan pagos que deba efectuar el Servicio de Tesorerías, deben mantenerse en sus propios archivos, siendo suficiente para las Tesorerías conservar una copia autorizada de tales instrumentos.

Por su parte, el Servicio de Impuestos Internos informando a esta Entidad Fiscalizadora, considera que el egreso de las Tesorerías puede ampararse suficientemente con una copia de la resolución que lo disponga, autorizada con el atestado de un ministro de fe en materia tributaria, en que declare que ese documento es fiel a su original archivado por el órgano emisor. Además ese servicio señala que para los efectos de la fiscalización de esta Contraloría General, debe conservar el original de las resoluciones que disponen la devolución de tributos o que ordenan su imputación, con sus antecedentes.

Agrega que tratándose de las resoluciones de devolución o imputación de los impuestos de que se trata, emitidas por el Servicio de Impuestos Internos, las Tesorerías una vez efectuado el pago, devuelven el expediente respectivo a ese servicio con el original de dichos instrumentos, dejando en su poder una copia de los mismos.

En relación con la materia, cabe señalar que las Tesorerías del Estado no pueden efectuar ningún pago sino en virtud de un decreto o resolución expedido por autoridad competente, en que se exprese la ley o la parte del presupuesto que autorice aquel gasto, acorde con lo establecido en el artículo 89 de la Constitución Política.

Enseguida, es pertinente anotar que, en concordancia con la norma citada, el estatuto orgánico del Servicio de Tesorerías, cuyo texto refundido, coordinado, sistematizado y actualizado fue fijado por el DFL. N° 1, de 1994, del Ministerio de Hacienda, en su artículo 2°, N° 4, contempla entre las funciones de ese servicio, "efectuar el pago de las obligaciones fiscales, y, en general, las de las entidades del Sector Público que las leyes le encomienden".

Como es dable apreciar, el Servicio de Tesorerías para dar cabal cumplimiento al cometido que le encomienda la normativa indicada, se encuentra en el imperativo de verificar que los egresos respectivos se ajusten a la ley debiendo para ese efecto examinar la documentación que sustenta tales desembolsos.

Por otra parte, cabe tener presente que en conformidad con lo estatuido en la Carta Fundamental y en la Ley Orgánica N° 10.336, a esta Contraloría General, entre otras funciones, le corresponde examinar y juzgar las cuentas de las personas o entidades que tengan a su cargo fondos o bienes del Fisco, de las Municipalidades y de los demás organismos y servicios sometidos a su fiscalización o que determinen las leyes.

En este sentido, es dable considerar que este examen tiene por finalidad, por una parte, que la Contraloría General fiscalice la percepción de las rentas del Fisco o de las demás entidades sometidas a su control y la inversión de esos fondos, comprobando, en ambos casos, si se ha dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias que rigen su ingreso y su aplicación o gasto, y por la otra, comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad, acorde con lo dispuesto en el artículo 95 de la citada Ley N° 10.336.

Además, corresponde anotar que con arreglo a lo preceptuado en el artículo 55 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado, los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado, deben contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones y que acredite el cumplimiento de las leyes tributarias, de ejecución presupuestaria y de cualquier otro requisito que exijan los reglamentos o leyes especiales sobre la materia. No obstante, el mismo precepto dispone que en casos calificados podrán aceptarse en subsidio de la documentación original, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario correspondiente.

Como puede advertirse, de la normativa citada se infiere que los servicios públicos, como regla general, para los fines de control, están obligados a mantener en sus respectivos archivos la documentación original que justifique suficientemente sus egresos, incluidos, por cierto, los originales de los actos administrativos que disponen tales desembolsos.

Del mismo modo, es dable apreciar que excepcionalmente, en casos calificados, puede acreditarse un determinado desembolso mediante copia debidamente autentificada por el funcionario competente, situación que debe ser examinada ponderando los elementos concurrentes al caso especifico de que se trate.

En tales condiciones, esta Contraloría General cumple con precisar que en virtud de la preceptiva indicada, los órganos del Estado que dispongan el desembolso de recursos fiscales que deban efectuarse por el Servicio de Tesorerías, se encuentran en la obligación de remitirle la totalidad de los antecedentes que los sustenten, junto a los originales de los decretos o resoluciones respectivos, para los efectos de que dicho servicio, después de verificar la exactitud de los datos contenidos en dichos documentos y de examinar la procedencia de los mismos, dé curso a los egresos respectivos.

Por su parte, las Tesorerías, una vez efectuado el desembolso, junto con dejar debida constancia de tal circunstancia deben hacer devolución de los actos administrativos que dispusieron los respectivos desembolsos, conservando copia autorizada de los mismos y de los demás antecedentes que sean pertinentes, para los efectos de la fiscalización posterior de tales gastos.

Cabe tener presente que este criterio guarda plena armonía con lo manifestado por esta Entidad de Control, en el Dictamen N° 8.868, de 1984, en relación con la documentación que los empleadores han debido presentar en las Tesorerías para el cobro de la asignación de contratación adicional de mano de obra a que se refiere Ley N° 18.229.

Atendido lo anterior, las Secretarías de Estado antes mencionadas y el Servicio de Impuestos Internos deberán ajustarse al procedimiento señalado precedentemente, en lo que concierne a los actos administrativos y los demás antecedentes que le sirven de fundamento, en que se ordenen egresos que deben ser efectuados por el Servicio de Tesorerías.