Dictamen N° 13226

Texto del dictamen

N° 13.226                                            Fecha: 28-V-2018

El Servicio de Evaluación Ambiental -SEA-solicita a esta Contraloría General un pronunciamiento acerca de la forma de remitir al Archivo Nacional, en cumplimiento del artículo 14 del decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, del ex Ministerio de Educación Pública, los expedientes que conforman el Sistema de Evaluación de Impacto Ambiental -SEIA-, considerando que si bien todos son digitalizados para su publicación en su sitio web, unos están formados únicamente por documentos suscritos electrónicamente, otros sólo por antecedentes emitidos en papel y otros por ambas clases de instrumentos.  
En particular, consulta si es necesario imprimir aquellos documentos que se encuentran originalmente en soporte electrónico o si, por el contrario, éstos pueden ser remitidos en ese mismo formato. 
Sobre el particular, cabe recordar que, acorde con el artículo 2°, letra j), de la ley N° 19.300, la evaluación de impacto ambiental consiste en un procedimiento administrativo a cargo del SEA, destinado a determinar -en base a un estudio o declaración de impacto ambiental- si el impacto ambiental que es susceptible de generar un proyecto o actividad se ajusta a la normativa vigente, el que, agrega el artículo 24, culmina con el acto administrativo terminal denominado resolución de calificación ambiental, que lo aprueba o rechaza ambientalmente.
Tal procedimiento y los actos administrativos que se originen de él, establece el artículo 14 bis de la ley N° 19.300, podrán expresarse a través de medios electrónicos, de acuerdo con las normas de la ley Nº 19.799 y su reglamento.
Conforme con el artículo 21 del decreto supremo N° 40, de 2012, del Ministerio del Medio Ambiente, reglamento del SEIA, la evaluación de impacto ambiental del proyecto o actividad dará origen a un expediente físico o electrónico, que contendrá, en términos generales, y con las excepciones que señala, todos los documentos o piezas que guarden relación directa con aquélla, los que se agregarán foliados, con expresión de la fecha y hora de su recepción o envío, y respetando su orden de ingreso, ocurrencia o egreso, según se trate. El expediente se mantendrá disponible en el sitio web del SEA o en la oficina del Director Regional o del Director Ejecutivo del Servicio, según sea el caso, donde podrá ser consultado.
Cabe considerar que la citada ley N° 19.799 autoriza la suscripción de actos, contratos y documentos por medio de firma electrónica o de firma electrónica avanzada, según corresponda, en los términos que regula en sus Títulos I y II y con las excepciones que allí se indican, tanto por particulares como por los órganos del Estado, instrumentos que serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel, según ordenan los artículos 3° y 7°, respectivamente.
Las normas del aludido Título II de la ley N° 19.799, que regulan el uso de documentos y firma electrónicos por los órganos del Estado, tratándose de la Administración del Estado, son complementadas por el Título Quinto del decreto supremo N° 181, de 2002, del entonces Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, que aprobó el reglamento de dicha ley, cuyo artículo 42 previene que los órganos de la Administración del Estado que utilicen documentos electrónicos deberán contar con un Repositorio o archivo electrónico a los efectos de su archivo una vez que haya finalizado su tramitación, de conformidad con las normas que regulan a su respectiva oficina de partes.
Ahora bien, procede considerar que de conformidad con el artículo 2° del decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, del entonces Ministerio de Educación Pública, luego de su modificación por la ley N°  21.045, que crea, entre otras entidades, el Servicio Nacional del Patrimonio Cultural -el que entró en funcionamiento el 1 de marzo de 2018, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 13 del decreto con fuerza de ley N° 35, de 2017, del Ministerio de Educación-, al Director Nacional de este último organismo público le corresponde la dirección superior, en lo que interesa, del Archivo Nacional. 
El Archivo Nacional, según establece el artículo 29, N° 2, de la citada ley N° 21.045, tiene como misión reunir, organizar, preservar, investigar y difundir el conjunto de documentos, independientemente de su edad, forma o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona, familia o institución en el curso de sus actividades y funciones, así como todos aquellos documentos relevantes para la historia y desarrollo del país.
Para el cumplimiento de tal función, en lo que interesa, el artículo 14, incisos primero, letra a), y segundo, del citado decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, preceptúa que en el mes de marzo de cada año los “Departamentos de Estado” dispondrán el envío al Archivo Nacional de los documentos que hayan cumplido cinco años de antigüedad, expresión que de acuerdo con lo precisado por este Ente Contralor en el dictamen N° 34.050, de 2016, comprende a todos los organismos centralizados y descentralizados que integran la Administración del Estado, entre los cuales, por cierto, se encuentra el servicio público consultante.
Como es posible advertir, los expedientes que se formen en el SEIA se remitirán al Archivo Nacional, para su archivo, cualquiera sea su soporte, cuando hayan cumplido cinco años de antigüedad, sin perjuicio que los de carácter electrónico deban, además, ser archivados en el repertorio electrónico a que se refiere el reglamento de la ley N° 19.799, una vez que haya finalizado su tramitación. 
Por último, debe precisarse que, para los efectos anotados, no se requiere que el SEA altere el soporte original de la documentación electrónica, imprimiéndola en papel, dado que ello no se aviene con los principios de eficiencia e idónea administración de los medios públicos, consagrados en el artículo 5° de la ley N° 18.575. Ello, sin perjuicio de adoptarse las medidas tendientes al resguardo e integridad de tales instrumentos y a salvaguardar la trazabilidad de los procedimientos de que se trata.
Saluda atentamente a Ud.

Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República