Dictamen N° 4374

Texto del dictamen

N° 4.374                                 Fecha: 12-II-2019

Se ha dirigido a esta Contraloría General el Servicio Nacional para la Prevención y Rehabilitación del Consumo de Drogas y Alcohol -SENDA-, exponiendo su necesidad de eliminar gran parte de los instrumentos de garantía y documentación contable que alberga en sus dependencias, dada la falta de espacio para conservarlos.

Específicamente y en primer término, consulta si los vales vista, depósitos a la vista y pólizas de garantía, tomados por proveedores o contratistas para asegurar el fiel y oportuno cumplimiento de sus obligaciones o para garantizar la seriedad de sus ofertas, que actualmente se encuentran vencidos o caducados, y que no han podido ser devueltos a sus tomadores, deben ser considerados como especies valoradas para efectos de su eliminación, a la luz de lo dispuesto en el artículo 14 de la ley N° 10.336, o si, en cambio, corresponde aplicar a su respecto el criterio contenido en el dictamen N° 4.804, de 2017, relativo a las boletas de garantía.

Sobre el particular, cumple manifestar que el citado artículo 14 de la ley N° 10.336 previene que “El Contralor podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción e incineración de los documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos, incluyendo la designación de delegados para que intervengan en esas actuaciones”.

En tanto, el artículo 21 de la misma ley establece, en su inciso primero, que “La Contraloría hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad fiscal, municipal y de la Beneficencia Pública; efectuará la revisión de cuentas de todas las personas que administren fondos o bienes de los indicados en el inciso 1° del artículo 7°, y podrá exigir informes, declaraciones o datos a cualquier funcionario sujeto a la autoridad de su control”. 

Agrega su inciso segundo que “Los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere de especial interés conservarlos”.

En armonía con los aludidos preceptos legales, el oficio circular N° 28.704, de 1981, establece en su parte II, numeral 1, en lo que interesa, que los bonos, pagarés, letras de cambio, etc., pagados o anulados, deben ser eliminados, con la formalidad anotada en el mencionado artículo 14, después de transcurridos dos años de su examen por este Organismo Contralor.

Ahora bien, cabe hacer presente que en conformidad con lo sostenido, entre otros, en el dictamen N° 75.901, de 2014, los instrumentos de garantía, debido a su carácter accesorio, nominativo y no endosable, son incomerciables, por lo que no pueden ser considerados como especies valoradas, por lo que quedan al margen de las normas sobre eliminación de este tipo de especies previstas en la ley N° 10.336 y lo señalado en relación con la materia en el oficio circular N° 28.704, de 1981.

Habida consideración de lo anterior, cada entidad pública debe fijar los resguardos y medidas para cautelar la conservación de las garantías una vez caducadas, de modo de facilitar las labores de fiscalización propias de esta Entidad de Control, especialmente en lo referido a la causa que generó su caducidad (aplica criterio contenido en el dictamen N° 75.901, de 2014).

Cabe hacer presente que, en la especie, de acuerdo a lo expresado en la presentación en estudio, se han realizado las gestiones tendientes a la devolución de las garantías de que se trata a los contratistas o proveedores que las han tomado, sin que la misma haya podido concretarse, ya sea en razón de la antigüedad de dichos instrumentos o porque simplemente no han sido retirados por sus tomadores.

En este contexto, esta Contraloría General cumple con señalar que corresponde que el Servicio pondere, atendidas las particularidades del caso, devolver las garantías en comento directamente a los bancos emisores (aplica criterio contenido en el dictamen N° 4.804, de 2017).

En segundo término, el SENDA consulta acerca de la procedencia de la eliminación de documentos contables de antigua data “no revisados definitivamente” al tenor del citado artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, en la medida que estos sean digitalizados.

Pues bien, este Organismo de Control se ha referido a situaciones similares a la planteada en su solicitud, a través de diversos dictámenes que constituyen la jurisprudencia administrativa vigente y cuyos criterios resultan aplicables al caso de la especie.

Así, el dictamen N° 34.050, de 2016, precisó que a la luz de los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos, contemplados en los artículos 3° y 5° de la ley N° 18.575, los órganos de la Administración del Estado pueden aprovechar las ventajas que les ofrece la aplicación de las leyes N°s. 18.845 -que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos-, y 19.799 -sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma-, a objeto que la obligación de conservar sus documentos y de remitirlos al Archivo Nacional, en los términos exigidos por el decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, del entonces Ministerio de Educación Pública, sea cumplida propendiendo al uso de sistemas electrónicos y digitales de generación, soporte y almacenamiento de información, en la medida que ello resulte procedente.

Por su parte, el dictamen N° 23.766 de 2008, entre otros, ha considerado la factibilidad de reemplazar el proceso de microfilm utilizado para copiar y archivar documentación de respaldo o derivada de la gestión que le compete desarrollar a las entidades públicas, por un sistema de tecnología más avanzada, como por ejemplo, la digitalización de documentos, en la medida que el método a emplear garantice, en términos equiparables a los documentos originales, la duración, legibilidad y fidelidad de las copias que se obtengan como también la reproducción de las mismas, conforme al artículo 2° de la anotada ley N° 18.845.

Asimismo, teniendo en cuenta el principio de la equivalencia entre el soporte electrónico y el de papel, previsto en el inciso segundo del artículo 1° de la mencionada ley N° 19.799, el dictamen N° 81.069, de 2013, estableció que las reglas previstas por el ordenamiento en materia de conservación, archivo y eliminación de documentos de la Administración, también resultan aplicables respecto de sus documentos electrónicos.

En atención a lo expuesto, se remite fotocopia de los dictámenes N°s. 23.766, de 2008, 81.069, de 2013, y 34.050, de 2016, para su conocimiento y fines pertinentes.

Saluda atentamente a Ud.,


Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República