Dictamen N° 1517

Texto del dictamen

N° 1.517                     Fecha:16-I-2019

La Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en reiterar a las municipalidades del país que el registro y la información de las distintas operaciones que realizan en el cumplimiento de la gestión que les compete desarrollar, deben ajustarse durante el ejercicio año 2019, a la normativa, procedimientos contables e instrucciones vigentes contenidos en los oficios circulares N°s 60.820, de 2005, 36.640, de 2007 y 20.101, de 2016, todos ellos de este Organismo Contralor.

Asimismo, deberán observarse las siguientes instrucciones específicas:

1.- APERTURA DE CUENTAS

 	1.1. DEUDORES Y ACREEDORES PRESUPUESTARIOS

Las entidades edilicias que al inicio del ejercicio contable año 2019 mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios, deberán traspasarlos en su totalidad a las cuentas contables 1151210 Cuentas por Cobrar - Recuperación de Préstamos – Ingresos por Percibir y 2153407 Cuentas por Pagar – Servicio de la Deuda – Deuda Flotante, respectivamente, en armonía con los conceptos establecidos en el clasificador presupuestario para registrar los derechos por percibir (ingresos devengados y no percibidos) y las deudas exigibles (compromisos devengados y no pagados) pendientes al 31 de diciembre del año anterior. Al efecto, corresponde aplicar el procedimiento L-01, que se encuentra incluido en el oficio N° 36.640, de 2007, Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal.

	1.2. INGRESOS POR PERCIBIR Y DEUDA FLOTANTE

Respecto a lo expresado en el punto anterior, cada municipio tendrá la responsabilidad de asegurarse de que los deudores y acreedores presupuestarios originados en los ingresos por percibir y en la deuda flotante, respectivamente, correspondan a ingresos y gastos devengados y que estos cuenten con la documentación de respaldo, considerando los criterios establecidos en el oficio N° 20.101, de 2016 de este Organismo Contralor. 

En el caso de los derechos reconocidos como ingresos por percibir, la municipalidad debe tener en cuenta la normativa que rige al castigo de los créditos incobrables, especialmente lo consignado en el artículo 66 del decreto ley N° 3.063, de 1979, Sobre Rentas Municipales, que faculta a las municipalidades para que una vez agotados los medios de cobro de toda clase de créditos, previa certificación del secretario municipal, mediante decreto alcaldicio emitido con acuerdo del concejo, los declaren incobrables y los castiguen de su contabilidad una vez transcurridos a lo menos cinco años desde que se hicieron exigibles.

Lo anterior, obliga al municipio a efectuar y demostrar en forma periódica y oportuna, esto es, al menos una vez al año, que ha realizado las correspondientes gestiones de cobro de esos derechos acorde a los procedimientos establecidos en la normativa vigente y en caso de formalizarse el castigo, proceder a realizar los ajustes que correspondan, de acuerdo al procedimiento K-09, contenido en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal. 

A su vez, las obligaciones consideradas en la “Deuda Flotante”, la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, contenida en el dictamen N° 47.559, de 2013, ha precisado que configuran un pasivo transitorio o coyuntural y deben saldarse, a más tardar, en el primer trimestre del ejercicio siguiente a aquel en el cual se han constituido, si se considera que las acreencias impagas en análisis, al momento de su generación, necesariamente debieron haber contado con la suficiente disponibilidad presupuestaria, en el ítem correspondiente a la naturaleza del respectivo hecho económico.

Sobre el particular, el municipio deberá analizar en forma periódica la composición de dichas deudas con el propósito de verificar que estas sean efectivas y que no se mantengan por un lapso superior al plazo de su prescripción, ya que ello importaría el vencimiento de las eventuales acciones de cobro por parte de los acreedores y, de acuerdo a la jurisprudencia de este Organismo Contralor, el municipio enfrentado judicialmente al reconocimiento y pago de la obligación, debe oponer la correspondiente excepción de prescripción (aplica dictámenes N°s 28.980, de 2011, 15.812, de 2012, entre otros). 

1.3. RESULTADOS ACUMULADOS

El saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio originado por el cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales al término del ejercicio año 2018, debe ser traspasado a la cuenta 31102 Resultados Acumulados, conforme lo dispone la nota explicativa del procedimiento L-03 Cierre de las Cuentas de Gestión Económica al Término del Ejercicio, incluido en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal. 

Los traspasos contables que se efectúen como consecuencia de lo señalado en los puntos precedentes, se registrarán en el mes de enero del año 2019 como movimiento de variaciones de dicho período. En consecuencia, las citadas cuentas 12192 – 22192 y 31103, deberán quedar saldadas al término de dicho mes. 

2.- USO DE CUENTAS QUE INDICA

Las cuentas correspondientes a los subgrupos 113, 114, 116, 214 y 216, que reflejan variaciones de disponibilidades que transitoria o permanentemente no afectan al presupuesto al momento de generarse, sólo deberán utilizarse cuando la normativa legal, las instrucciones o las autorizaciones específicas emitidas por este Organismo Contralor, así lo determinen, debiendo ser regularizados los saldos provenientes de años anteriores cuando ya no se cumplan las condiciones que originalmente determinaron el tratamiento extrapresupuestario.

3.- INVARIABILIDAD DE SALDOS INICIALES

Los saldos finales determinados al término del ejercicio año 2018, en cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben mantenerse invariables al inicio del ejercicio contable año 2019. Por lo tanto, no procede modificarlos directamente al momento de efectuar la apertura del nuevo ejercicio, salvo previa autorización de este Organismo Contralor.

Sin perjuicio de lo anterior, es menester precisar que los saldos iniciales varían en función de los hechos económicos ocurridos durante el período contable, como resultante de la gestión institucional, o de ajustes por regularizaciones, los que deben anotarse en los comprobantes e incorporarse en los registros contables pertinentes del año en curso. En este contexto, el Sistema de Contabilidad General de la Nación se define como de variaciones de la gestión financiera.

Sobre la materia, también cabe hacer presente que las regularizaciones por efecto de errores u omisiones deben contabilizarse e informarse en el mes en que se verifiquen dichas situaciones, evitando reversar la información de meses anteriores.

4.-INCORPORACIONES DE ACTIVOS EN BIENES DE USO

Este Organismo Contralor, con el propósito de homogeneizar el tratamiento de las operaciones que signifiquen incorporaciones de bienes de uso, ha considerado necesario establecer el monto base a partir del cual los bienes muebles que se adquieran se deberán incorporar como tales, utilizando al efecto, por una parte, el principio de materialidad e importancia relativa establecido en la norma específica de “Adquisición de Bienes de Uso”, del oficio circular N° 60.820, de 2005, en armonía con lo señalado en el artículo 53, letra a), del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, reglamentario de la ley    N° 19.886 de Bases de Contratos Administrativos de Suministros y Prestaciones de Servicios. 

De acuerdo con lo anterior, las adquisiciones de bienes efectuadas a partir del 1 de enero de 2013, han debido reconocerse como Bienes de Uso siempre que su costo de adquisición sea igual o superior a tres Unidades Tributarias Mensuales (3 U.T.M.), por lo que las compras bajo este límite se debieron contabilizar en cuentas de Gastos Patrimoniales, situación que también deberá cumplirse en las adquisiciones que se realicen durante el ejercicio contable año 2019.

No obstante lo anterior, tratándose de aquellas adquisiciones que comprendan un grupo de bienes muebles de la misma especie, esto es, que por su naturaleza y/o destino se encuentren en las categorías de Maquinarias y Equipos, Muebles y Enseres y Herramientas, definidas para la depreciación de los bienes de uso, en el oficio N° 60.820, de 2005, de este origen, se podrá considerar para los efectos de la determinación del costo igual o superior a 3 U.T.M., el valor total de cada adquisición correspondiente al grupo de bienes de que se trate -grupo homogéneo de incorporación-, debiendo incorporarse al control contable como un solo bien. 

Respecto del control físico, éste deberá mantenerse en forma individual por cada uno de los bienes.

Aquellas corporaciones edilicias, que opten por la aplicación de la regla de valuación, registro y control contable antes enunciada, deberán comunicar formalmente tal decisión a esta Contraloría General, División de Análisis Contable, Área de Normas de Servicios Públicos y Municipalidades.

5.- REGISTROS AUXILIARES DE ACTIVOS Y PASIVOS

Los municipios deben cautelar que los registros auxiliares de los subgrupos de activos y pasivos, tales como Cuentas por Cobrar, Existencias, Bienes de Uso Despreciables, Costos de Inversión y Cuentas por Pagar, sean consistentes con los saldos contables respectivos, y cualquier diferencia detectada debe ser regularizada durante el presente ejercicio.

6.- INFORMES QUE DEBEN SER REMITIDOS

6.1.- INFORMES DEL PRESUPUESTO Y SUS MODIFICACIONES

Los municipios deberán preparar los siguientes informes presupuestarios:


INFORME 1: Informe del Presupuesto Inicial (informe anual).

INFORME 2: Informe de Actualización Presupuestaria (informe mensual).

INFORME 3: Informe Analítico Presupuestario de Iniciativas de Inversión 
		Inicial (informe anual).

INFORME 4: Informe Analítico Presupuestario de Iniciativas de Inversión
		Actualizaciones (informe mensual).


DETALLE DE LA INFORMACIÓN QUE DEBEN INCLUIR

Los Informes N°s. 1 y 2, deben estructurarse de acuerdo con las clasificaciones presupuestarias aprobadas por el decreto Nº 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y sus modificaciones, en armonía con la naturaleza de las operaciones propias del Sector Municipal, y desagregados hasta el nivel de subtítulo e ítem, salvo las transferencias de ingresos y gastos, corrientes y de capital, cuyos subtítulos son: 05, 13, 24 y 33, respectivamente, que deben ser presentadas totalmente desagregadas hasta el nivel de subasignación, correspondiente al nivel 4 del Catálogo del Plan de Cuentas contenido en el  Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal.

Estos informes deben ser enviados separadamente por la Gestión Municipal – Ingresos; por los Servicios Incorporados de Educación, Salud y Cementerios y por cada una de las Áreas de Gestión en las que se desagregue o modifique el presupuesto de gastos de la Gestión Municipal, e incluidos en un solo archivo.

Los Informes N°s 3 y 4, deben contener detalladamente los estudios preinversionales básicos y los proyectos de inversión, indicándose en el primero los montos presupuestarios aprobados inicialmente y, en el segundo, las modificaciones que a su respecto se determinen. En ambos casos, deben presentarse a nivel de asignaciones especiales que identifiquen cada una de las iniciativas aprobadas, desagregadas por cada uno de los conceptos de gastos estimados al interior de cada una de éstas, en armonía con las asignaciones establecidas en los respectivos ítems del subtítulo 31 Iniciativas de Inversión en el clasificador presupuestario vigente.

6.2.- INFORMES CONTABLES

Las municipalidades deberán preparar mensualmente los siguientes informes contables:  

INFORME 1: Balance de Comprobación y de Saldos Agregado.

INFORME 2: Balance de Comprobación y de Saldos Desagregado.

INFORME 3: Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución
		Presupuestaria.

INFORME 4: Informe Analítico de Variaciones de la Deuda.

INFORME 5: Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución
		Presupuestaria de Iniciativas de Inversión.

INFORME 6: Libro Diario Municipal.

DETALLE DE LA INFORMACIÓN QUE DEBEN INCLUIR

El Balance de Comprobación y de Saldos Agregado, informe N° 1, debe incluir el movimiento contable consolidado a nivel de cada municipio, el que comprende tanto la Gestión Municipal, como la de los Servicios Incorporados de Educación, Salud y Cementerios, según corresponda.

El Informe N° 2 debe incluir el movimiento contable separado por la Gestión Municipal, y por cada uno de los Servicios Traspasados - Educación, Salud y Cementerios -, desagregados a nivel de Cuenta 1 o 2, según corresponda, del Catálogo de Cuentas vigente para el Sector Municipal y deben ser enviado en un solo archivo. La suma de los movimientos de los Balances Desagregados por cada una de las cuentas debe ser coincidente con lo informado en cada una de ellas en el Balance de Comprobación y de Saldos Agregado. 

Este informe, debe ser remitido por todos los municipios del país, indistintamente si tienen o no Servicios Traspasados. En este último caso, incluirá solo los datos de la Gestión Municipal. 

El Informe N° 3, debe incluir la totalidad de los datos generados en la ejecución de los ingresos y gastos del presupuesto, desagregados al último nivel de detalle, consignado en las cuentas contenidas en el Catálogo del Plan de Cuentas, contenido en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal.

Este informe debe ser enviado separadamente por la Gestión Municipal – Ingresos; por los Servicios Incorporados Educación, Salud y Cementerios, y por cada una de las Áreas de Gestión, y todos incluidos en un solo archivo.

El Informe N° 4, debe incluir los datos del movimiento consolidado institucional de la deuda interna, constituida por los empréstitos internos y los créditos de proveedores, considerando el financiamiento de bienes adquiridos mediante operaciones de leasing y leaseback, entendido como endeudamiento en los conceptos de ingresos del clasificador presupuestario anteriormente mencionado. 

Este informe debe ser remitido por aquellas municipalidades que presenten saldos y/o variaciones en el Balance de Comprobación y de Saldos Agregado del mes, en las cuentas del subgrupo 231 “Deuda Pública Interna” y desagregado en cuentas analíticas que determine el municipio, por cada acreedor. En todos los casos, la información debe ser presentada en moneda de origen y convertida a moneda nacional (pesos) según el tipo de cambio determinado por el Banco Central, al término de cada mes.

El Informe N° 5, debe contener a nivel de débitos y créditos los estudios básicos y proyectos (iniciativas de inversión), debiendo desagregarse cada proyecto aprobado a nivel de asignaciones especiales, en las que debe constar el código y la denominación del estudio básico y/o proyecto respectivo (código INI), los cuales una vez fijados no pueden modificarse.

Este informe debe ser preparado separadamente por la Gestión Municipal y por los Servicios Incorporados de Educación, Salud y Cementerios, que conforman el municipio y deben ser enviados en un solo archivo. 

Ahora bien, la identificación de las asignaciones correspondientes a estudios básicos y proyectos de inversión, deben complementarse con la desagregación contenida en el clasificador presupuestario, en el subtítulo 31 Iniciativas de Inversión, el cual contempla las aperturas en los términos indicados en el anexo A.

Todos los informes contables, además de los movimientos explicitados en los párrafos anteriores, deben incluir las cuentas que mantengan saldo, aun cuando no hayan tenido movimiento en el período.

El Informe N° 6, debe contener los registros contables realizados en el Libro Diario y en los registros auxiliares que cada entidad edilicia debe mantener de acuerdo a la normativa establecida en el oficio N° 60.820, de 2005, de este origen, respecto de las operaciones registradas y realizadas en el mes inmediatamente anterior. Se hace presente que los registros contables deben cumplir con el nivel de integridad que exige la disciplina contable, propiciando el reflejo fiel de los hechos económicos o de otro tipo, que se desea representar, para su correcta lectura, acertada comprensión y su vinculación con los antecedentes y documentación que lo sustentan y lo dotan de fiabilidad, con especial énfasis en los registros de los documentos tributarios que respaldan desembolsos, cuando corresponde.

El informe deberá ser enviado mensualmente en formato “XML”, según la estructura de archivo incluido en el Anexo B.

7.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES

La fecha de presentación de los informes presupuestarios, será la siguiente:

Los Informes de Presupuesto Inicial, y los Analíticos Presupuestarios de Iniciativas de Inversión Inicial (Informes N°s 1 y 3), de todas las entidades a que se ha hecho referencia, deberán enviarse dentro del plazo de cinco (5) días, contados desde la fecha de tramitación del acto administrativo que apruebe las estimaciones de ingresos y gastos para el año 2019 y, tratándose de los Informes de Actualización Presupuestaria (informes N°s 2 y 4), cinco (5) días del mes siguiente a aquél en que se hubieren autorizado dichas modificaciones.

Por su parte, la fecha de presentación de todos los informes contables será dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. 

Con todo, los informes presupuestarios deben ser cargados en el SICOGEN, con anterioridad a la carga de los Informes Contables correspondientes al mismo período.

8.- PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN

El envío de los informes presupuestarios y contables deberá efectuarse en la modalidad de transmisión electrónica, presentados en los formatos de acuerdo con la estructura de archivos incluidos en el anexo B y remitidos a este Organismo a través de la plataforma de captura e información financiera municipal SICOGEN.

La responsabilidad en la veracidad y oportunidad en el envío de la información será del funcionario municipal autorizado para operar en la mencionada plataforma.

Las entidades que no efectúen las gestiones o no cumplan con las obligaciones que se establecen en el presente instructivo podrán ser observadas por este Organismo Contralor, conforme a sus facultades.

Finalmente, es preciso señalar que cada entidad edilicia debe comunicar en forma oportuna a esta Contraloría General de la República vía oficio, cualquier cambio de usuario responsable de operar en esta plataforma, con el propósito de asegurar el envío de la información en la forma y plazos establecidos.

Saluda atentamente a Ud.,


Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República