Dictamen N° 34815

Texto del dictamen

N° 34.815                                         Fecha: 26-IX-2017

Se ha dirigido a esta Contraloría General la Tesorería General de la República, acompañando, en cumplimiento de lo señalado en el dictamen N° 62.205, de 2016, la documentación que individualiza.

Cabe recordar que dicho pronunciamiento atendió una presentación anterior del mismo servicio, en la que éste consultaba acerca de la procedencia de incinerar la documentación albergada en el archivo de esa institución, ubicado en la comuna de Renca, por cuanto la estructura metálica en la que aquélla se encontraba dispuesta colapsó producto del sismo ocurrido el 16 de septiembre de 2015, quedando en condiciones que no permiten el fácil acceso a la misma.

El citado dictamen concluyó que, dado que la entidad recurrente no había acompañado los documentos que según lo expresado en aquella presentación, avalarían la procedencia de la referida medida, no correspondía, mientras no remitiera tal información, pronunciarse acerca de la incineración por la que se consultaba.

Pues bien, dichos antecedentes, que ahora acompaña, son el Informe Técnico de Inspección N° 4, de 2016, de la Tesorería General de la República; la Circular Normativa N° 66, de 2012, del mismo origen, que imparte instrucciones para la calificación de documentación oficial y no oficial en el servicio y la eliminación de los instrumentos no oficiales, y deja sin efecto las circulares que indica, y un inventario de los documentos afectados en la especie.

El primero de los citados documentos señala, en síntesis y en lo que interesa, que como consecuencia del sismo antes aludido, la estructura base -de dos pisos- en la que se almacenaba la mayor parte de los antecedentes, se deformó, desplomándose el segundo piso sobre el primero, de manera que las actuales condiciones físicas y sanitarias del archivo dificultan el acceso a la documentación allí contenida, y ponen en riesgo la salud y seguridad del personal, por lo que recomienda su eliminación.

En tanto, la Circular Normativa N° 66, de 2012, de esa entidad, dispone, en lo que importa, en su punto 3.2.9., que en aquellos casos en que ciertos documentos “quedan inutilizados” por circunstancias tales como inundaciones, terremotos, lluvia, incendios, entre otros, “previo informe del Departamento de Contraloría Interna, el Jefe de Unidad o Tesorería Regional o Provincial respectiva, deberá seguir el procedimiento general para la eliminación de documentos establecido en esta Circular Normativa, intentando identificar lo mejor posible los documentos de que se trata, e indicando la causa del deterioro”.

A su vez, en el inventario de la documentación afectada en la especie, cuya eliminación se solicita, figuran formularios, información de reparos del período 1999 a 2013, ingresos consulares del período 2011 a 2013, cartolas de cuentas corrientes bancarias del período 2012 a 2013, entre otros.

En relación con la materia, cabe señalar que el artículo 21, inciso primero, de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, prescribe, en lo pertinente, que esta Entidad hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad fiscal; efectuará la revisión de cuentas de todas las personas que administran fondos o bienes públicos, y podrá exigir informes, declaraciones o datos a cualquier funcionario sujeto a la autoridad de su control.

Agrega el inciso segundo de esa misma disposición que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos.

Al respecto, la circular N° 28.704, de 1981, de esta Contraloría General, sobre Disposiciones y Recomendaciones referentes a la Eliminación de Documentos, sostiene, en su Título II “Modalidades especiales”, N° 2, párrafo segundo, que “todos aquellos documentos que tengan relación con la contabilidad fiscal, municipal y en general, después de la dictación del D. L. N° 1263, de 1975, gubernamental, o con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contado desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga o haya dispuesto que se guarden por un lapso mayor, o que hayan sido objetados por los órganos de control internos o por esta entidad fiscalizadora, en cuyo caso, deben conservarse hasta el finiquito de la observación o reparo respectivo”.

Por otra parte, cabe recordar que en virtud de los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos, previstos en los artículos 3° y 5° de la ley N° 18.575, los órganos de la Administración del Estado pueden aprovechar las ventajas que les ofrece la aplicación de las leyes N°s. 18.845 -que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos- y 19.799 -sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma-, a fin de que la obligación de conservar sus documentos sea cumplida propendiendo al uso de sistemas electrónicos y digitales de generación, soporte y almacenamiento de información, en la medida que ello resulte procedente (aplica criterio contenido en el dictamen N° 84.160, de 2016).

Ahora bien, con arreglo a lo previsto en el artículo 21 de la ley N° 10.336 y lo sostenido en la circular N° 28.704, de 1981, y en el dictamen N° 81.069, de 2013, los documentos que tengan directa relación con la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos durante un período mínimo de tres años desde su revisión definitiva, sin perjuicio de que se haga necesaria su conservación por un lapso mayor, en conformidad con lo detallado en la citada circular.

En este contexto, y en atención a que, según los antecedentes acompañados en esta oportunidad, entre los documentos afectados en la especie existirían algunos que deben ser aún mantenidos en los términos referidos, en principio, no corresponde que éstos sean incinerados anticipadamente, por cuanto en tal hipótesis no se daría cumplimiento a la exigencia legal de conservación contenida en el citado artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336.

Sin embargo, de concurrir, respecto de esa documentación, circunstancias extraordinarias que impidan cumplir la referida obligación por causas no imputables al servicio, corresponde tener en consideración que nuestro ordenamiento jurídico reconoce el caso fortuito o fuerza mayor como una institución que permite admitir excepciones a reglas de general aplicación y que entiende por tal, según el artículo 45 del Código Civil, “el imprevisto que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto (…)”.

Así, la verificación de un caso fortuito, como lo es un sismo, que implique que determinados documentos se hayan tornado inutilizables o inidentificables o que el acceso a los mismos no sea factible sin mediar grave riesgo para la salud o seguridad de determinadas personas, permite aplicar la figura de excepción aludida para los efectos de liberar a la Administración de la obligación de conservación a la que se refiere el citado artículo 21, determinación que debe ser adoptada por ésta, previa ponderación de la situación de hecho, y autorizada por esta Contraloría General  (aplica criterio contenido en el dictamen N° 24.750, de 2011).

En consecuencia, en mérito de lo expresado en la presentación de la especie y de los antecedentes tenidos a la vista, la Tesorería General de la República puede proceder a la eliminación de aquellos documentos que hayan sido efectivamente afectados en los términos referidos precedentemente.

Finalmente, se hace presente a esa entidad que deberá modificar su Circular Normativa N° 66, de 2012, a fin de adecuarla a lo señalado en este pronunciamiento, e informar acerca de ello a la Unidad de Coordinación Nacional de Seguimiento y Apoyo al Cumplimiento de esta Contraloría General, en el plazo de 20 días hábiles contado desde la recepción del presente oficio.

Saluda atentamente a Ud.,


Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República