Dictamen N° 84160

Texto del dictamen

N° 84.160       Fecha: 22-XI-2016

El Instituto de Desarrollo Agropecuario expone la dificultad que representa conservar, incluso por más de diez años, la gran cantidad de documentación relativa a los créditos y subsidios que otorga, como asimismo contable, en general, a fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336.
Lo anterior, teniendo en cuenta, por una parte, la acumulación de ese tipo de documentos que no han sido revisados por este Organismo Contralor, lo que impide destruirlos, y, por otra, la falta de espacio disponible para guardarlos. 
Sobre el particular, cabe recordar que conforme con el artículo 21, inciso primero, de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, este Organismo Contralor hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad que señala; efectuará la revisión de cuentas de todas las personas que administren fondos o bienes de los indicados en el inciso primero de su artículo 7° -recursos públicos, en general-, y podrá exigir informes, declaraciones o datos a cualquier funcionario sujeto a la autoridad de su control.
A su turno, el inciso segundo del mismo precepto legal dispone que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos.
Pues bien, este Organismo Contralor cumple con remitir copia de los dictámenes N°s. 23.766, de 2008; 81.069, de 2013, y 34.050, de 2016, toda vez que, conforme se señalara en el oficio N° 56.331, de 2016, los criterios contenidos en aquellos pronunciamientos resultan aplicables a la situación planteada.
En efecto, por el dictamen N° 34.050, de 2016, se precisa que, en virtud de los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos, previstos en los artículos 3° y 5° de la ley N° 18.575, los órganos de la Administración del Estado pueden aprovechar las ventajas que les ofrece la aplicación de las leyes N°s. 18.845 -que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos- y 19.799 -sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma-, a fin de que la obligación de conservar sus documentos y de remitirlos al Archivo Nacional, en los términos exigidos por el decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, del entonces Ministerio de Educación Pública, sea cumplida propendiendo al uso de sistemas electrónicos y digitales de generación, soporte y almacenamiento de información, en la medida que ello resulte procedente. 
A su vez, en el dictamen N° 23.766 de 2008, se consideró la factibilidad de reemplazar el proceso de microfilm utilizado para copiar y archivar documentación de respaldo o derivada de la gestión que le compete desarrollar a las entidades públicas, por un sistema de tecnología más avanzada, como lo es la digitalización de documentos, en la medida que el método a emplear garantice, en términos equiparables a los documentos originales, la duración, legibilidad y fidelidad de las copias que se obtengan, como también la reproducción de las mismas, conforme al artículo 2° de la anotada ley N° 18.845. 
Igualmente, dado el principio de la equivalencia entre el soporte electrónico y el de papel, previsto en el artículo 1°, inciso segundo, de la ley N° 19.799, por el dictamen N° 81.069, de 2013, se concluyó que las reglas previstas por el ordenamiento en materia de conservación, archivo y eliminación de documentos de la Administración, también resultan aplicables respecto de sus documentos electrónicos. 
Adjunta lo indicado.

Saluda atentamente a Ud.


Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República